Perspektiven für den Club
Mitglieder suchen klare Ziele und Kontinuität für den Erfolg
Ein Regenbogen von Farben erhellt die Bewertungskarten, die Hilda Addah den Mitgliedern des Rotary Clubs Accra-South in Ghana zeigt. Die Aktivität ist eine monatliche Übung, um die Mitglieder darüber zu informieren, wie weit der Club mit seinen Zielen ist. Rot auf den selbstgemachten Bewertungskarten bedeutet, dass ein Ziel hinter dem Zeitplan zurückliegt, während Gelb den Fortschritt auf dem richtigen Weg anzeigt und Grün bedeutet, dass der Club dem Zeitplan voraus ist. Das System gibt es seit etwa fünf Jahren, und Addah, die Clubpräsidentin, sagt, dass es hilft, Leistungslücken aufzudecken und Verbesserungen voranzutreiben. Die Ausschussmitglieder sind motiviert, ihre Ziele nicht zu verfehlen.
Viele erfolgreiche Clubs haben eines gemeinsam: Sie setzen sich Ziele. Wenn Clubs ihre Zukunft planen, geben sie eine Richtung vor. Die Festlegung von Zielen in Bereichen wie Mitgliederwachstum, Dienstprojekte und Cluberfahrungen motiviert die Mitglieder und spornt sie an, für ein gemeinsames Ziel zu arbeiten.
Rotary Club Central macht es einfach. Der Clubvorstand von Accra-South verfolgt Ziele mit diesem Online-Zielsetzungsinstrument für Rotary und Rotaract Clubs. „Rotary Club Central ist ein sehr einfaches und benutzerfreundliches Tool“, sagt Addah. „Es hilft mir als Amtsträgerin, den Fortschritt zu verfolgen und nachzuverfolgen.“
Clubs können sich mithilfe von Rotary Club Central Ziele setzen, Erreichtes dokumentieren und Fortschritte verfolgen. Neue Clubamtsträger/innen können leicht auf früheren Zielen aufbauen, um fundierte Entscheidungen über die Zukunft des Clubs zu treffen und Ziele für bis zu drei Jahre festzulegen. Sie können die Ziele nach Bedarf anpassen, wobei sie immer drei Jahre im Voraus planen. Die Planung für mehrere Jahre ist wichtig, um Kontinuität zu gewährleisten und Übergänge in der Führung zu erleichtern.
„Einige Dinge, die sich aus der strategischen Planung ergeben, können nicht in einem kurzen Zeitraum umgesetzt werden“, sagt Tony Winter, Sekretär und ehemaliger Präsident des Rotary Clubs Batavia, Illinois. „Wir wollten auch, dass sich einige Ziele über einen längeren Zeitraum erstrecken, um verschiedene Führungsteams zu unterstützen und unserem Club Konsistenz zu geben.“ Um mit der Festlegung von Zielen in Rotary Club Central zu beginnen, können Clubführungskräfte die aktuelle Situation des Clubs als Ausgangsbasis und den Strategieplan als Leitfaden für die nächsten drei Jahre verwenden. Clubs sollten sicherstellen, dass neue Führungskräfte ein Konto bei Mein Rotary haben und ihre Rolle in Mein Rotary angeben, um sicherzustellen, dass sie Zugang zum Online-Tool haben.
Der Batavia-Club hat gelernt, dass es so etwas wie zu viel Kommunikation nicht gibt. Im Jahr 2021 beschloss er, die Rotary-Publikation Gesundheits-Check für Ihren Club zu nutzen, um den Zielsetzungsprozess in Gang zu bringen. Der Club holte sich Anregungen von dem Dutzend neuer Mitglieder, die während der COVID-19-Pandemie eingetreten waren, und war begeistert, als die meisten von ihnen an einer Perspektivdebatte teilnahmen, so Winter. Der Club nutzte das Feedback, um Ziele zu setzen, eine Strategie zu entwickeln und einen Aktionsplan aufzustellen. „Die Informationen, die wir in dieser Sitzung erhalten haben, waren für uns von entscheidender Bedeutung, da sie uns in Kombination mit dem Gesundheitscheck sagten, was wir tun müssen, was wir beibehalten müssen und was wir ändern müssen“, sagt Winter. „Das war etwas, was wir vorher noch nie gemacht hatten. Es war ein großer Schritt nach vorn und gab uns etwa ein Dutzend Punkte, an denen wir in den nächsten drei Jahren arbeiten konnten.“
Die Quantifizierung von Zielen und die regelmäßige Berichterstattung über die Fortschritte an die Mitglieder können den Fortschritt in einem Club befeuern, sagt Winter. „Es ist ein großer Unterschied, ob man sagt, dieses Jahr wollen wir ein paar gesellschaftliche Veranstaltungen durchführen, oder ob man sagt, dieses Jahr werden wir sechs soziale Aktionen durchführen“, sagt er. „Sobald man eine Zahl festlegt, ist jemand dafür verantwortlich, dass diese Veranstaltungen durchgeführt werden. Wenn man es nicht beziffert, ist es nur eine Aussage.“
Clubpräsidentin Margaret Perreault hat in diesem Jahr eine Quartalsversammlung eingeführt, um die Mitglieder vierteljährlich über die Fortschritte des Clubs zu informieren und die Nachrichtenspalte im Club-Newsletter zu ergänzen. „Überkommunikation ist eine gesunde Strategie für meinen Club“, sagt Perreault. Der Club in Batavia nutzt außerdem mindestens einmal im Jahr die Rotary-Umfrage zur Mitgliederzufriedenheit, um seine Ziele zu präzisieren und neue Bedürfnisse zu ermitteln. „Es ist eine ständige Herausforderung. Menschen entwickeln sich, Dinge entwickeln sich“, sagt Winter. „Man muss den Dingen immer einen Schritt voraus sein. Man muss ständig mit dem Club kommunizieren. Nur so kann man optimal planen.“
Um die langfristige Planung zu unterstützen, ernennen die RI-Directors Regionalteams, die maßgeschneiderte, auf den Aktionsplan von Rotary abgestimmte Pläne für ihre Regionen koordinieren. Die Distrikte geben den Plan ihrer Region an die Präsidenten elect weitergeben, damit diese ihn bei ihrer Zielsetzung berücksichtigen können.
Beginnen auch Sie die Planung der Zukunft Ihres Clubs mit Rotary Club Central.
— Februar 2025