Dynamisez votre club
Des membres s'épanouissent grâce à des objectifs clairs et précis et à la continuité qu'ils leur procurent
Un arc-en-ciel de couleurs met en évidence les résultats que Hilda Addah présente aux membres du Rotary club d'Accra-South au Ghana. Cette activité mensuelle permet de savoir où en est le club dans ses progrès vers ses objectifs.
La couleur rouge sur les tableaux signifie qu'un objectif est en retard, tandis que la couleur jaune indique que les progrès sont en bonne voie et la couleur verte qu'ils sont en avance sur le calendrier. Le système a été mis en place il y a environ cinq ans et Hilda, la présidente du club, estime que cela permet de mettre en évidence les écarts de performance et de favoriser les améliorations. Les membres de commission sont motivés pour maintenir leurs objectifs hors du rouge.
De nombreux clubs performants ont un point commun : ils se fixent des objectifs. Lorsque les dirigeants d'un club planifient l'avenir, ils donnent à leur club une orientation et un but. Fixer des objectifs pour la croissance de l'effectif, les actions et l'expérience de club motive les membres et leur permet de travailler ensemble dans un but commun.
Rotary Club Central simplifie les choses. Les dirigeants du club d'Accra-South définissent et suivent leurs objectifs grâce à cet outil en ligne destiné aux clubs Rotary et Rotaract. « Rotary Club Central est un outil très simple et convivial, explique Hilda. Il m'aide en tant que dirigeante à suivre les progrès réalisés. »
Les dirigeants de club peuvent utiliser Rotary Club Central pour fixer des objectifs et signaler leurs progrès, tandis que les membres peuvent s'en servir pour suivre les progrès du club. Les nouveaux dirigeants de club peuvent utiliser des objectifs précédents pour prendre des décisions éclairées sur l'avenir du club et fixer des objectifs sur trois ans. Ils peuvent les ajuster si nécessaire, en planifiant toujours trois ans à l'avance.
Il est important de planifier sur plusieurs années afin d'assurer la continuité et de faciliter les transitions de leadership.
« Certaines choses issues de la planification stratégique ne peuvent pas être réalisées en peu de temps, explique Tony Winter, secrétaire et ancien président du Rotary club de Batavia (États-Unis). Nous avons aussi fait en sorte que certains objectifs s'étendent sur une plus longue période afin de couvrir les différentes équipes de dirigeants et d'instiller de la cohérence dans notre club. »
Pour commencer à fixer des objectifs dans Rotary Club Central, les dirigeants de club peuvent utiliser la situation actuelle du club comme base de référence et son plan stratégique comme guide pour les trois prochaines années. Les clubs doivent s'assurer que les dirigeants entrants ont un compte Mon Rotary où ils signalent leurs rôles afin de s'assurer qu'ils ont accès à l'outil en ligne.
Le club de Batavia a compris qu'il n'y a jamais trop de communication. Il a décidé en 2021 d'utiliser le Bilan de santé du club pour définir ses objectifs. Le club a demandé l'avis des nouveaux membres qui l'avaient rejoint pendant la pandémie de COVID-19 et a été ravi que la plupart d'entre eux participent à une discussion sur l'avenir du club, explique Tony. Le club a exploité les commentaires pour fixer des objectifs, créer une stratégie et élaborer un plan d'action.
« Les informations que nous avons obtenues lors de cette discussion ont été essentielles pour nous indiquer, en combinaison avec le bilan de santé, ce que nous devions commencer à faire, ce que nous devions continuer à faire et ce que nous devions changer, déclare Tony. C'est quelque chose que nous n'avions jamais fait auparavant. C'était un grand pas en avant et cela nous a donné une douzaine d'éléments sur lesquels travailler au cours des trois prochaines années ».
Selon Tony, le fait de quantifier les objectifs et d'informer régulièrement les membres des progrès accomplis peut mettre le feu aux poudres. Il y a une grande différence entre dire « cette année, organisons quelques sorties » et « cette année, nous allons organiser six sorties ». « Une fois que l'on a fixé un chiffre, cela responsabilise. Si vous ne le quantifiez pas, ce n'est qu'une vague déclaration ».
La présidente du club, Margaret Perreault, a institué cette année une assemblée trimestrielle pour informer les membres des progrès réalisés par le club, en complément des mises à jour publiées dans le bulletin d'information du club.
« Une communication intensive est une stratégie saine pour un club », affirme Margaret.
Le club de Batavia utilise également l'enquête de satisfaction des membres du Rotary au moins une fois par an pour affiner ses objectifs et identifier de nouveaux besoins.
« C'est un défi permanent. Les gens évoluent, les choses changent, explique Tony. Il faut être proactif et constamment communiquer au sein du le club. C'est la seule façon de planifier ».
Pour soutenir la planification à long terme, les administrateurs du Rotary nommeront des responsables régionaux chargés de coordonner des plans personnalisés pour leur région, en phase avec le plan d'action du Rotary. Les dirigeants de district communiqueront le plan de leur région aux présidents élus afin qu'ils l'utilisent pour fixer leurs objectifs.
Commencez à planifier l'avenir de votre club sur Rotary Club Central.
— Février 2025