Une ressource personnalisée pour les subventions mondiales
Besoin d'aide pour une subvention ? Le responsable Fondation de votre district a la réponse.
Le pacifiste Geoffrey Taremwa, ancien gouverneur du district 9214 (Tanzanie et une partie de l'Ouganda), a plus de 20 ans d'expérience dans la mise en œuvre de subventions dans le cadre de son travail pour une agence de développement à l'étranger. Lors de ses visites d'actions de Rotary clubs, il a remarqué un problème.
« Les clubs recevaient leur argent mais finissaient par faire quelque chose d'autre qu'ils jugeaient bon, explique-t-il. En fin de compte, il s'agit d'un problème de gestion car ce n'est pas ce qui était prévu dans la demande de subvention.
« Le plus gros problème que nous avons rencontré était un manque de connaissances, ajoute-t-il. De nombreux Rotariens ne savent pas comment remplir un dossier de demande de subvention mondiale. »
Consulter le responsable Fondation de votre district
Les responsables Fondation de district peuvent combler cette lacune. Ces conseillers aident les clubs en leur expliquant les critères d'éligibilité et les procédures, en établissant des relations avec des districts du monde entier en tant que partenaires potentiels, en assurant le financement et en créant des liens avec des mentors qui peuvent les aider à monter des dossiers de subvention et à rédiger les rapports. En travaillant avec le responsable Fondation de leur district, les clubs peuvent bénéficier d'une meilleure aisance en matière de subventions mondiales et, finalement, aider plus efficacement et durablement des collectivités.
Geoffrey, aujourd'hui responsable Fondation de district, travaille à la rationalisation du processus de subvention dans son district, mettant en œuvre les changements qu'il avait lancés en tant que gouverneur en 2022/2023. Le nouveau processus regroupe les clubs pour les demandes de subvention, les activités et les formations. La formation est assurée par le responsable Fondation sortant et l'équipe Subventions du district plutôt que par les dirigeants entrants. Les responsables Soutien aux subventions (nouveau rôle) encadrent des clubs pour leurs demandes de subventions, s'assurant que les fonds sont utilisés de manière conforme et que les rapports sont soumis dans les délais impartis.
Le nouveau processus fonctionne. « Nous recevons davantage de demandes de subventions mondiales, déclare-t-il. En outre, de nombreux clubs ont invité nos équipes à se rendre sur place et à dispenser une formation au niveau du club. Nos équipes Gestion des fonds sont plus mobilisées qu'auparavant. »
« La collecte de fonds devient également plus facile, ajoute-t-il. Nous avons dit aux membres : “C'est votre argent. Contribuez, et votre argent sera prêt à être utilisé. Si vous ne contribuez pas, il n’y aura pas d’argent“. »
Envisagez la création d'une commission d'examen
Le district 3292 au Népal et au Bhoutan a modifié sa procédure de subvention pour résoudre un problème particulier : au sein des clubs impliqués dans des actions financées par des subventions mondiales, de nombreux membres manquaient d'informations essentielles sur la subvention.
M.K. Jha, ancien responsable Fondation du district au Népal, se souvient d'un exemple où deux présidents de Rotary club, l'un du Népal et l'autre de l'Inde, s'étaient rencontrés lors d'une conférence et avaient décidé de monter ensemble une action financée par une subvention mondiale. Une fois la subvention approuvée, le Rotarien népalais est parti et personne d'autre dans son club n'était au courant de la subvention.
Pour éviter ce genre de problème, le district a créé une commission d'examen, comprenant le responsable Fondation de district, chargée d'étudier toutes les demandes de subvention. Pour être éligibles, les clubs doivent effectuer une évaluation de la collectivité et remplir un formulaire d'autorisation et un formulaire de demande de Fonds spécifique de district. Les actions doivent avoir été sélectionnées par la commission Actions du club et approuvées par la commission Fondation (qui détermine les financements) et le comité de direction du club. Le club doit ensuite organiser une assemblée pour discuter de l'action avec tous ses membres.
La commission d'examen du district étudie les procès-verbaux des réunions du club et vérifie les données de l'évaluation de la collectivité. Si tout est en ordre, l'équipe aide le club à poursuivre la procédure de demande et de rapport.
« En procédant de la sorte, chaque membre est informé de ce qui se passe, explique M. Jha, aujourd'hui adjoint au coordinateur régional de la Fondation. Si les membres savent ce qui est réalisé dans la collectivité, cela facilite la rédaction des rapports et permet d'éviter de nombreux problèmes. »
Ressources supplémentaires
Entre la gestion des demandes de subvention, la supervision des efforts de collecte de fonds et la gestion des fonds de subvention de district, les responsables Fondation de district ont beaucoup à faire. Le Rotary International a créé de nombreuses ressources, y compris des cours en ligne et des guides téléchargeables, pour les aider à comprendre et à relayer l'information sur le processus de demande de subvention. Ces ressources aident les responsables à travailler avec les clubs pour monter des actions ayant un impact encore plus important.
Les correspondants Subventions du Rotary International sont également disponibles pour aider les districts dans leurs démarches. Ils peuvent fournir des conseils sur l'éligibilité des actions, résoudre des problèmes courants et proposer des astuces pour optimiser leurs chances d’obtenir des fonds. Les clubs sont vivement encouragés à contacter leur correspondant régional dès les premières phases de la planification de leur action.
Cet article est tiré du numéro d'avril 2025 du magazine Rotary.