Regole del coinvolgimento

6 consigli per favorire lo scopo e la passione che alimentano il Rotary

A cura di Paul Engleman

In un discorso di gennaio ai governatori eletti prima dell'Assemblea Internazionale, Jennifer Jones, allora Presidente eletto del RI, raccontò la storia di un Rotariano trentennale che capì pienamente cosa fosse il Rotary solo dopo aver partecipato a un progetto che riguardava la consegna di cappotti ai bambini della sua comunità. "Immaginate", dichiarà Jones, "più di 1.500 riunioni di club prima di capire finalmente il Rotary".

La colpa, ha suggerito Jones, non è tutta sua. "Dobbiamo coinvolgere i nostri soci", ha insistito. Chiedere ai soci cosa vogliono dall'esperienza di club e dare loro responsabilità significative. "È la nostra offerta di servizio pratico, crescita personale, sviluppo delle doti di leadership e amicizie per tutta la vita che crea scopo e passione. Queste sono le nostre responsabilità. Se non serviamo i nostri soci, non serviamo le nostre comunità. E se non forniamo conforto e cura ai nostri soci, essi non potranno mai comprendere veramente il potere del Rotary".

Con le osservazioni di Jones in mente, abbiamo visitato tre club per conoscere i segreti del loro successo. È emerso che la chiave è esattamente quella delineata da Jones. Ecco sei consigli per prendersi cura dei soci:

1. Abbinare le passioni personali dei soci

   Nancy Prochaska è presidente del Rotary Club di North Cobb County, Georgia, che in poco più di sei anni è passato da 33 soci a più di 70. Prochaska attribuisce gran parte del successo del club al suo processo strutturato per portare nuovi soci a bordo: il club intervista i potenziali soci, scopre quali sono i progetti e le cause che li appassionano e assegna loro i ruoli che corrispondono ai loro interessi.

   Victoria Ewert non è entrata in sintonia con nessuno dei Rotary club che ha visitato vicino a casa sua a Edmonton, Alberta. Nessuno ha chiesto informazioni sui suoi interessi o ha cercato di capire se avesse delle domande. Così, su suggerimento di un amico, ha aiutato a fondare il Rotary Club di Edmonton Southeast. Dopo 14 anni, Ewert ha perfezionato la sua proposta di reclutamento. "Le persone vogliono qualcosa che venga dal cuore", consiglia. "Chiedo loro della loro vita, della loro famiglia e del tipo di service a cui sono interessati". Con queste informazioni, il club si assicura che i progetti locali coinvolgano tutti i soci.

   Sarah Lynn Groves, presidente della commissione per l'effettivo del Rotary Club di Colville, Washington, ricorda di essersi sentita un po' intimidita dalle procedure e dal gergo del Rotary quando è entrata nel club cinque anni fa. "Da allora, abbiamo sviluppato alcuni programmi per coinvolgere e prenderci cura dei nostri soci", ha dichiarato. Nel programma Esordienti del Rotary, i nuovi soci vengono abbinati a un mentore che li aiuta a superare il primo anno. Accumulando punti mentre lavorano su una lista di controllo, i nuovi soci incontrano diversi aspetti del club e alla fine vengono guidati verso una commissione o un consiglio direttivo per un progetto che li interessa.

2. Essere flessibili

   Approfittate delle regole rilassate del Rotary per quanto riguarda la partecipazione e la struttura del club. Il club di Colville tiene riunioni settimanali a pranzo, ma organizza anche progetti di service mensili ed eventi sociali, di solito al mattino o alla sera. "Per alcuni di noi, soprattutto per i soci più giovani, la vita è troppo impegnativa per venire ogni settimana, ma vogliamo comunque fare del bene", ha dichiarato Groves. "Penso che un ibrido sia la strada da percorrere. Questo fa parte dell'inclusione di una generazione più giovane".

   Il club della contea di North Cobb si riunisce ogni settimana al mattino, dice Prochaska. "Ma permettiamo anche la partecipazione a un progetto di service che sostituisce la partecipazione a una riunione", il che assicura che i soci rimangano impegnati. La partecipazione è un altro modo per fornire conforto e cura. "Se qualcuno è assente, possiamo controllare che stia bene", spiega Prochaska.

3. Adottare la tecnologia

   Anche se le riunioni di persona sono riprese quando le preoccupazioni per il COVID-19 sono diminuite, i club Colville, Edmonton Southeast e North Cobb County hanno continuato a offrire opzioni di videochiamata. "Abbiamo soci che hanno problemi tecnologici", dice Prochaska, "ma abbiamo anche soci che possono assisterli". Ewert osserva che l'opzione virtuale offre l'opportunità di una più ampia selezione di relatori. "Possiamo avere argomenti più grandi, migliori e più interessanti di cui parlare", aggiunge Groves. E i club che utilizzano la tecnologia hanno una maggiore attrattiva per i potenziali soci più giovani. "I giovani si aspettano che le informazioni arrivino in modo chiaro e veloce e in un modo specifico", dice Prochaska. "Se non le ricevono, si sentono spiazzati".

   Oltre ad avere un sito web del club attraente e regolarmente aggiornato, è necessario avere una presenza attiva su almeno una piattaforma di social media. Molti soci dei club Edmonton Southeast e North Cobb County sono anche su WhatsApp, una piattaforma che consente di condividere istantaneamente i messaggi con un gruppo. "Se ho bisogno di più aiuto per un progetto", spiega Prochaska, "posso spargere la voce e trovare rapidamente dei volontari".

4. Incoraggiare la formazione

   Durante il suo anno da presidente eletto del club, Prochaska ha partecipato alle sessioni del Rotary Leadership Institute per imparare la logistica e le procedure. "Chi partecipa alle sessioni di formazione è davvero brillante", ha imparato, ed è per questo che ha incoraggiato gli organizzatori dell'Istituto a tenere le sessioni di formazione più vicino alla sede del suo club, in modo che più soci possano parteciparvi. Ewert aggiunge: "Dico sempre al distretto di assicurarsi che i presidenti e i segretari di club entranti siano ben formati, in modo che possano comunicare con tutti i soci del loro club. Li fa sentire importanti".

   "Quando ho assunto l'incarico di presidente della commissione per l'effettivo, il presidente del nostro club mi ha sostenuta per mandarmi all'Istituto di zona per la formazione", ha detto Groves. "Per me è stata un'esperienza rotariana che mi ha cambiato la vita. È stato un investimento su di me per poter sviluppare i nostri programmi".

5. Ravvivare l'immagine pubblica del club realizzando progetti per la comunità

   Il club di North Cobb County mantiene un alto livello di visibilità pubblica collaborando con organizzazioni locali e organizzando progetti di service frequenti e variegati, dalla distribuzione di cibo al sostegno agli operatori sanitari durante la pandemia. Il club di Colville attira l'attenzione del pubblico con il suo programma annuale "Albero della condivisione". In collaborazione con le agenzie locali, il club allestisce alberi di Natale in numerosi punti vendita della città con cartellini che specificano le richieste di regali da parte di persone bisognose. Il club Edmonton Southeast è particolarmente orgoglioso della cena del Ringraziamento, che ogni anno fornisce pasti a 1.000 persone che ne hanno bisogno. (Il nostro club è diventato famoso per questo, perché mi assicuro sempre di invitare i media", dice Ewert. Ovunque vada, la gente dice: "È la signora del Ringraziamento!".

6. Non dimenticare l'Amicizia

   Groves ricorda che quando si è trasferita a Colville nel 2015, voleva incontrare persone e conoscere meglio la comunità. L'affiliazione al Rotary ha risposto a questa esigenza. "Rimango nel Rotary per il lavoro che facciamo", ha detto, "ma ho iniziato per l'affiatamento".

   Prochaska è d'accordo. "Nell'ultimo anno abbiamo organizzato 50 diversi eventi di service e 15 eventi sociali", ha dichiarato, e il club incoraggia i soci a invitare le loro famiglie e gli amici a partecipare. "Il nostro ingrediente segreto è il divertimento!".