Enciende la chispa en tu club
Los socios prosperan al contar con objetivos claros y específicos y con la continuidad que éstos proporcionan
Un arco iris ilumina las tarjetas de puntuación que Hilda Addah muestra a los socios del Club Rotario de Accra-South, en Ghana. La actividad es un ejercicio mensual para que los socios sepan cómo progresa el club hacia el cumplimiento de sus objetivos.
El rojo en las tarjetas hechas a mano significa el retraso hacia el cumplimiento de un objetivo, mientras que el amarillo refleja un avance por buen camino y el verde indica un ritmo superior al previsto. Hace cinco años que el club adoptó este sistema, y Addah, la presidenta del club, afirma que ayuda a revelar disparidades de rendimiento y a impulsar mejoras. Los miembros del Comité están motivados para mantener sus objetivos lejos del color rojo.
Muchos clubes exitosos tienen algo en común: el establecimiento de objetivos. Cuando los líderes de club planifican el futuro, dotan al club de dirección y propósito. Establecer objetivos en áreas como el crecimiento de la membresía, los proyectos de servicio y la experiencia en el club motiva a los socios y les inspira a trabajar juntos para lograr un propósito común.
Rotary Club Central facilita esta tarea. Los líderes del club de Accra-South fijan sus objetivos y dan seguimiento a los mismos en esta herramienta en línea para clubes rotarios y Rotaract. «Rotary Club Central es una herramienta muy sencilla y fácil de usar», afirma Addah. «Me ayuda como líder a hacer un seguimiento del progreso alcanzado».
Si bien los líderes de club pueden usar Rotary Club Central para establecer metas y registrar logros, los socios pueden usarlo para ver el progreso alcanzado por el club hacia la consecución de sus objetivos. Los nuevos líderes de club pueden utilizar objetivos anteriores para tomar decisiones informadas sobre el futuro del club y establecer objetivos para hasta tres años. Ellos pueden ajustar los objetivos según sea necesario, siempre planificando con tres años de antelación.
La planificación para varios años es importante para garantizar la continuidad y facilitar la transición en el liderazgo.
«Algunas cosas que surgen de la planificación estratégica, no se pueden llevar a cabo en un corto período de tiempo», dice Tony Winter, secretario y expresidente del Club Rotario de Batavia, Illinois (EE. UU.). «También queríamos deliberadamente que algunos objetivos se alargaran más para abarcar diferentes equipos de liderazgo e inculcar la consistencia en el club».
Para comenzar a fijar objetivos en Rotary Club Central, los líderes de club pueden utilizar la situación actual del club como base de referencia y su plan estratégico como guía para los próximos tres años. Los clubes deben cerciorarse de que los líderes entrantes tengan una cuenta en Mi Rotary e informen sobre su cargo en Mi Rotary para garantizar su acceso a la herramienta en línea.
El club de Batavia aprendió que no existe la comunicación en exceso. En 2021 decidió utilizar la encuesta sobre la salud del club para iniciar el proceso de establecimiento de objetivos. El club solicitó la opinión de la docena de nuevos socios que se habían afiliado durante la pandemia de COVID-19 y quedó encantado cuando la mayoría de ellos participó en una sesión de visión de futuro, afirma Winter. El club utilizó la información recibida para fijar objetivos, crear una estrategia y elaborar un plan de acción.
«La información que obtuvimos de esa sesión fue vital para, en combinación con la encuesta sobre la salud del club, saber lo que debíamos empezar a hacer, lo que debíamos seguir haciendo y lo que debíamos cambiar», afirma Winter. «Era algo que nunca habíamos hecho antes. Fue un gran paso adelante y nos dio tal vez una docena de temas en los que trabajar en los próximos tres años».
Cuantificar los objetivos e informar periódicamente de los avances a los socios puede encender la chispa dentro del club, menciona Winter. «Hay una gran diferencia entre decir: este año vamos a realizar algunos eventos sociales, y este año vamos a realizar seis eventos sociales», asegura. «Una vez que se decide el número de eventos, se convierte en responsabilidad de alguien conseguirlo. Cuando no lo cuantificas, es solo un enunciado».
La presidenta del club, Margaret Perreault, instituyó este año una asamblea trimestral para informar a los socios sobre el progreso alcanzado por el club, como complemento de la información actualizada incluida en el boletín del club.
«Utilizar muchas comunicaciones es una estrategia saludable para un club», afirma Perreault.
El club de Batavia también utiliza la encuesta sobre la satisfacción de los socios de Rotary al menos una vez al año para afinar objetivos e identificar nuevas necesidades.
«Es un reto continuo. Las personas evolucionan, las cosas evolucionan», dice Winter. «Hay que adelantarse a los sucesos. «Hay que comunicarse constantemente con el club. Es la única forma de planificar».
A fin de apoyar la planificación a largo plazo, los directores de RI designarán a los líderes de los equipos regionales encargados de coordinar los planes personalizados para sus regiones, en consonancia con el Plan de Acción de Rotary. Los líderes de distrito compartirán el plan de su región con los presidentes electos para que lo utilicen en el establecimiento de sus objetivos.
Comienza a planificar el futuro de tu club en Rotary Club Central.
— February 2025