Regras para o engajamento de associados

Seis dicas para nutrir o propósito e a paixão que impulsionam o Rotary 

Por Paul Engleman

Em um discurso feito aos governadores entrantes em janeiro, antes da Assembleia Internacional, a então presidente eleita do RI Jennifer Jones contou a história de um rotariano que estava na organização há 30 anos, mas só entendeu completamente o que o Rotary era depois de participar de um projeto que doava casacos a crianças em sua comunidade. "Imagine", disse Jones, "ele participou de mais de 1.500 reuniões de clube antes de finalmente entender o Rotary."

A culpa, sugeriu Jones, não foi inteiramente dele. "Devemos engajar nossos associados, perguntar o que eles querem da sua experiência e dar-lhes responsabilidades significativas", explicou ela. "É o que oferecemos: participação em serviços humanitários, crescimento pessoal, desenvolvimento de habilidades de liderança e amizades duradouras que criem propósito e paixão. Estas são as nossas responsabilidades. Se não servirmos aos nossos associados, nós não serviremos às nossas comunidades. E se não oferecermos conforto e cuidados aos nossos associados, talvez eles nunca realmente entendam o poder do Rotary."

Tendo em mente as palavras de Jennifer, falamos com três clubes para saber qual o segredo do seu sucesso. No final das contas, o segredo é exatamente o que ela sugeriu. Aqui estão seis dicas para cuidar dos seus associados:

1. Descubra as paixões e interesses dos associados

   Nancy Prochaska é presidente do Rotary Club de North Cobb County, EUA, que em pouco mais de seis anos passou de 33 associados para mais de 70. Ela atribui grande parte deste sucesso ao processo de orientação estruturado: o clube entrevista os associados em potencial, descobre os projetos e causas pelos quais eles são apaixonados e atribui funções com base nesses interesses.

   Victoria Ewert não se conectou com nenhum dos Rotary Clubs que visitou perto de sua casa em Edmonton, Canadá. Ninguém perguntou sobre seus interesses ou a contatou para saber se ela tinha alguma pergunta. Então, por sugestão de uma amiga, ela ajudou a fundar o Rotary Club de Edmonton Southeast. Após 14 anos, Victoria aperfeiçoou seu esquema de recrutamento. "As pessoas querem se envolver em algo importante para elas", explica ela. "Eu pergunto sobre sua vida e família, e em que tipo de serviço estão interessadas". Com essas informações, o clube assegura que os projetos locais engajem todos os associados.

   Sarah Lynn Groves, a presidente do Rotary Club de Colville, EUA, diz que se sentiu um pouco intimidada pelos procedimentos e linguagem do Rotary quando ela se associou, há cinco anos. "Desde então, desenvolvemos alguns programas para engajar e cuidar de nossos associados", diz ela. Por meio do programa Rotary Rookies, novos associados são emparceirados com um mentor que fornece orientação durante o primeiro ano de sua associação. Os novos associados ouvem sobre diferentes aspectos do clube e, após completarem as etapas de uma lista de verificação, são indicados a uma comissão ou projeto de que queiram participar.

2. Seja flexível

   Aproveite a flexibilidade que o Rotary oferece em relação às normas de comparecimento e à estrutura do clube. O clube de Colville faz reuniões semanais na hora do almoço, mas também realiza mensalmente projetos humanitários e eventos sociais, geralmente de manhã ou à noite. "Muitos associados, especialmente os mais jovens, têm uma vida muito ocupada e não podem comparecer toda semana, mas eles querem fazer o bem", diz Sarah. "Eu acho que o formato híbrido é o caminho a seguir, pois precisamos ser inclusivos para a geração mais jovem."

   O clube de North Cobb County registra o nome dos associados que comparecem à reunião semanal, diz Nancy. "Mas, nós também permitimos que o associado participe de um projeto humanitário em vez de comparecer a uma reunião", o que garante que os associados permaneçam engajados. E o comparecimento é outra forma de proporcionar conforto e cuidado. "Se uma pessoa estiver ausente, podemos contatá-la para saber se está tudo bem", explica Nancy.

3. Use tecnologia

   Mesmo quando os casos de covid-19 diminuíram e as reuniões presenciais foram reiniciadas, os clubes de Colville, Edmonton Southeast e North Cobb County continuaram oferecendo opções de participação virtual. "Embora alguns associados não estejam muito familiarizados com a tecnologia", diz Nancy, "temos outros associados que podem ajudá-los". Victoria observa que a opção virtual abre oportunidades para uma seleção mais ampla de palestrantes. "Podemos falar de coisas maiores, melhores e mais interessantes", acrescenta Sarah. E os clubes que utilizam a tecnologia são mais atraentes para associados potenciais mais jovens. "Os jovens esperam receber informação de forma objetiva, rápida e específica", diz Nancy. "Caso contrário, eles se desinteressam."

   Além de ter um site atraente e atualizado regularmente, também é imprescindível ter presença ativa em pelo menos uma plataforma de mídia social. Muitos associados dos clubes de Edmonton Southeast e North Cobb County usam o WhatsApp, que permite o compartilhamento de mensagens com um grupo instantaneamente. "Se eu precisar, posso pedir ajuda para um projeto", explica Nancy, "e conseguir voluntários rapidamente."

4. Incentive o treinamento rotário

   Durante seu ano como presidente eleita de clube, Nancy participou de sessões do Instituto de Liderança Rotária para aprender sobre logística e procedimentos. "Aqueles que participam de sessões de treinamento realmente brilham", conta ela, razão pela qual encorajou os organizadores do instituto a realizar sessões de treinamento mais próximas à localização do seu clube para que um número maior de associados pudesse participar. Victoria acrescenta: "Eu recomendo que o distrito garanta que os presidentes e secretários entrantes sejam bem treinados para poderem se comunicar eficazmente com todos os associados do clube. Isso faz eles sentirem que são importantes."

   "Quando me tornei presidente da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo, o presidente do clube apoiou meu envio ao Instituto zonal para treinamento", diz Sarah. "Foi uma experiência rotária que mudou a minha vida, e um investimento que me ajudou a desenvolver nossos programas."

5. Fortaleça a imagem pública do clube realizando projetos comunitários

   O clube de North Cobb County mantém um alto nível de visibilidade pública, fazendo parcerias com organizações locais e frequentemente realizando uma variedade de projetos, desde a distribuição de alimentos até o apoio aos profissionais de saúde durante a pandemia. O clube de Colville chama a atenção do público através do seu programa anual Tree of Sharing. Em parceria com agências locais, o clube monta árvores de Natal em vários pontos de venda da cidade com etiquetas que especificam presentes solicitados por pessoas necessitadas. O clube de Edmonton Southeast está especialmente orgulhoso da sua iniciativa anual do Dia de Ação de Graças, que fornece refeições para até 1.000 pessoas. "Nosso clube ficou famoso porque eu sempre faço questão de convidar a mídia para o projeto", diz Victoria. "Aonde quer que eu vá, as pessoas me reconhecem dizendo: 'Essa é a mulher do projeto do Dia da Ação de Graças'".

6. Não se esqueça das amizades

   Quando Sarah mudou para Colville, em 2015, ela queria conhecer pessoas e aprender mais sobre a comunidade. Ao ingressar no Rotary, ela fez justamente isso. "Eu permaneço no Rotary por causa do trabalho que fazemos", diz ela, "mas, eu entrei por causa do companheirismo."

   Nancy concorda. "No ano passado, tivemos 50 eventos humanitários e 15 sociais", conta ela. O clube incentiva os associados a convidarem seus familiares e amigos para participar. Segundo ela, o segredo do sucesso é que o evento precisa ser divertido.