Un recurso personal para las subvenciones globales
¿Necesitas ayuda con una subvención? El presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria tiene la respuesta.
Peace Geoffrey Taremwa tiene más de 20 años de experiencia en la implementación de subvenciones por haber trabajado para una agencia de desarrollo en el extranjero. Así que durante algunas de sus visitas a los proyectos puestos en práctica por clubes rotarios, advirtió un problema.
«Los clubes recibían su dinero pero acababan haciendo otras cosas que les parecían bien», afirma Taremwa, exgobernador del Distrito 9214 (Tanzania y parte de Uganda). «Al final, esto se convierte en un problema de custodia de fondos, porque esas actividades no eran las que se planteaban en la solicitud de subvención.
«Nuestro mayor problema fue la falta de conocimientos», añade. «Muchos rotarios no cuentan con conocimientos suficientes sobre cómo completar una solicitud de subvención global».
Consulta al presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria
Los presidentes de los comités distritales de La Fundación Rotaria pueden solucionar este problema. Estos asesores ayudan a los clubes explicando los requisitos el procedimiento que debe seguirse para obtener subvenciones, estableciendo relaciones con distritos de todo el mundo como socios potenciales de los proyectos, consiguiendo fondos y forjando conexiones con mentores que pueden ayudar con las solicitudes y los informes de las subvenciones. Al colaborar con el presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria, los clubes pueden tener una experiencia más fluida con las subvenciones globales y, en última instancia, apoyar a más comunidades de manera más eficaz y sostenible.
Taremwa, ahora presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria, trabaja para agilizar el proceso de las subvenciones en su distrito, implementando los cambios que puso en marcha como gobernador en el año 2022-2023. El nuevo proceso agrupa a los clubes para que trabajen juntos en las solicitudes de subvenciones, actividades y eventos de capacitación. El presidente saliente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria y el equipo de subvenciones del distrito imparten la formación en lugar de los líderes entrantes. Y los funcionarios de apoyo a las subvenciones (un nuevo cargo) asesoran a los grupos de clubes en todas sus solicitudes de subvención, asegurándose de que el dinero se gasta según lo previsto y de que los informes se presentan a tiempo.
El nuevo proceso está funcionando. «Tenemos muchas más solicitudes de subvenciones globales», afirma Taremwa. «Y muchos clubes han invitado a nuestros equipos para llevar a cabo actividades de capacitación a nivel de club. Nuestros equipos de custodia de fondos están más ocupados que antes.
También cada vez es más fácil captar fondos», señala. «Les dijimos a los socios que este es su dinero. Contribuyan y su dinero estará disponible. Si no contribuyen, su dinero no estará disponible ahí».
Considera la posibilidad de establecer un comité de revisión
El Distrito 3292 (Nepal y Bután) modificó su proceso para abordar un problema diferente: En los clubes que participan en proyectos de subvenciones globales, muchos socios carecían de información esencial sobre la subvención.
M.K. Jha, expresidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria en Nepal, recuerda un ejemplo de cuando dos presidentes de clubes rotarios, de Nepal y la India, se reunieron en una conferencia y decidieron solicitar juntos una subvención global. Pero después de que esta fuera aprobada, el rotario nepalí abandonó el club y nadie más en este sabía nada sobre la subvención.
Para evitar problemas como este, el distrito creó un Comité de Revisión, que incluye al presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria, para examinar todas las solicitudes de subvención. Para ser considerados, los clubes deben llevar a cabo una evaluación de las necesidades de la comunidad y completar tanto un formulario de autorización como un formulario de solicitud de fondos con cargo al Fondo Distrital Designado. Los proyectos deben haber sido seleccionados por el Comité de Proyectos de Servicio del club y aprobados tanto por el Comité de La Fundación Rotaria (que identifica la financiación) como por directiva. A continuación, el club debe celebrar una asamblea para tratar sobre el proyecto con todos sus socios.
El Comité Distrital de Revisión examina minuciosamente las actas de las reuniones del club y verifica los datos contenidos en la evaluación de las necesidades de la comunidad. Si todo parece correcto, el equipo ayuda al club con el resto del proceso de solicitud y presentación de informes.
«De este modo, todos y cada uno de los socios están al corriente de lo que ocurre», afirma Jha, ahora asistente de coordinador regional de La Fundación Rotaria. «Si los socios saben lo que se está haciendo en la comunidad se facilita el proceso de presentación de informes y se evitan muchos problemas».
Recursos adicionales
Los presidentes de los comités distritales de La Fundación Rotaria tienen mucho trabajo: administrar las solicitudes de subvenciones, supervisar las actividades de captación de fondos y administrar los fondos de las subvenciones distritales. Rotary International ha creado numerosos recursos, incluidos cursos de aprendizaje en línea y guías descargables, para ayudar a los presidentes de los comités distritales de La Fundación Rotaria a comprender y transmitir información sobre el proceso de solicitud de subvenciones. Estos recursos ayudan a los líderes que desempeñan este cargo a colaborar con los clubes para desarrollar proyectos de mayor impacto.
Los funcionarios regionales de subvenciones de RI también están disponibles para ayudar a los distritos con sus procesos de subvenciones. Estos miembros del personal de Rotary pueden proporcionar orientación sobre la elegibilidad de los proyectos, abordar problemas comunes y ofrecer consejos para el éxito. Se recomienda encarecidamente a los clubes que se pongan en contacto con los funcionarios regionales de subvenciones en las primeras etapas de la planificación del proyecto.
Este artículo fue publicado originalmente en el número de abril de 2025 de la revista Rotary.