Pasen y vean

En el juego de la membresía de Rotary, todos ganan

Por Geoffrey Johnson Ilustrado por Rocco Baviera

Cuando se trata de encontrar nuevos socios para su Club Rotario de Minnesota, Tom Gump no solo hace lo que dice, sino que lo hace a toda carrera: la carrera del pavo. Gump es un expresidente del Club Rotario de Edina/Morningside, para el que aumentar la membresía es una prioridad. En realidad, ese es el cuarto punto de una lista de 10 consejos para atraer y conservar socios, preparada (y practicada) por el club. Es debido al consejo Número 10 que Gump terminó vestido en un traje de pavo. Más detalles en breve.

Los consejos funcionan: Durante el período de 2016- 2017, en que Gump fue presidente del club, Edina/Morningside incorporó 31 socios. Once de ellos eran mujeres y 10 de ellos eran menores de 40 años. Con 94 socios, el club “pasó de ser clasificado como un club de tamaño mediano a ser uno de los clubes grandes del Distrito 5950”, dice Gump, quien será el gobernador de distrito en 2020-2021. “En nuestro distrito, había 13 clubes más grandes que el nuestro y ahora hay solo cuatro”.

Los consejos han resultado tan eficaces que Gump ha llevado el show de Edina/Morningside de gira, usando una presentación en PowerPoint para enseñar a otros clubes las maneras específicas en que pueden aumentar su membresía. “Me han dicho que soy un buen vendedor”, dice Gump (quien, que conste, es abogado de bienes raíces y constructor). “Pero, para mí, conseguir nuevos socios rotarios no es en realidad un asunto de ventas. Se trata de hacer coincidir a los socios potenciales con lo que ese socio o esa socia busca en un club”.

Así que, si quieres agregar socios a tu club, considera tomar como ejemplo el manual de estrategias de Edina/Morningside. Lee los 10 consejos del club, además de las cinco sugerencias de otros rotarios y clubes rotarios para aumentar la membresía.

Crea una lista de todo lo bueno que tiene tu club

Escribe una lista de tus socios estelares, las ventajas del lugar donde se realizan tus reuniones, cuántos socios tienes, los tipos de proyectos y eventos que organizas, etc. Esa lista puede servir como una plantilla cuando envíes un mensaje electrónico o una carta a un socio potencial. Asegúrate de hacer los cambios necesarios en la correspondencia para que mencione los intereses específicos y los deseos del socio potencial. Por ejemplo, si alguien está interesado en el trabajo internacional, tu mensaje electrónico o carta debe concentrarse en ese tema.

Prepara una lista de socios potenciales

No importa si es una lista en papel o si la guardas en la computadora. De cualquier manera, te hará pensar en las personas que podrían ser adecuadas para tu club. Conversa sobre la lista en las reuniones de la directiva; no solo acerca del concepto de atraer a nuevos socios, sino también de los nombres específicos, quién se comunicará con ellos y cuándo. Y no pases por alto a aquellos candidatos obvios, como los cónyuges de los socios, los padres anfitriones del programa de Intercambio de Jóvenes (quienes ya saborearon una muestra de lo que Rotary significa) y hasta los antiguos socios. “Recientemente, dos socios fundadores volvieron a afiliarse”, dice Gump. “A veces la gente debe irse por alguna razón y, más adelante, tiene más tiempo y solo hay que pedirle que regrese”.

Conoce los puntos fuertes de tu club

Si te enfocas en la audiencia correcta, la mayoría de las cosas son puntos fuertes. Si te reúnes durante la mañana, probablemente eres adecuado para alguien que trabaja de 9 a 5. Si te reúnes al mediodía, entonces es más probable que coincidas con los jubilados o los padres de niños en edad escolar. “No todos los clubes son correctos para cada socio potencial”, nos dice Gump. “Si alguien no coincide con tu formato, recomiéndale otro club”. Ten en cuenta que el objetivo no es solamente hacer crecer a tu club, sino también estimular la capacidad de Rotary para lograr un cambio en las comunidades de todo el mundo. Y, con algo de suerte, algún día ese otro club, a su vez, te enviará un socio potencial. Gump menciona a un socio que se afilió a su club el año pasado, luego de una recomendación del Club Rotario de Edina, en el que típicamente se reúnen al mediodía. “Para él, las reuniones matutinas funcionaban mejor que las del mediodía”, dice Gump. “Ya se ha convertido en un socio del Círculo Paul Harris, dirige nuestro comité de degustación de cerveza y dirigió nuestra celebración del Centenario de La Fundación Rotaria”.

Haz que el crecimiento de la membresía sea la máxima prioridad de tu club...

y cerciórate de que cada socio entienda eso. “Siempre les digo a los presidentes y presidentes electos que la mejor manera de hacer más fácil su año de presidencia es atraer más socios”, dice Gump. Los nuevos socios traen nueva energía al club, explica, y esto significa más gente para servir en los comités, trabajar en proyectos y eventos, y recaudar dinero para La Fundación.

Recurre a rotarios jóvenes para renovar la perspectiva

¿Quieres algunas sugerencias para atraer socios más jóvenes? Mira lo que está sucediendo en el Club Rotario de Roc City en Rochester, Nueva York. “Somos la próxima generación de Rotary”, proclama su sitio web. “Nos han entregado la antorcha. Ahora es nuestro turno”.

Constituido en febrero (y como club provisional desde junio de 2016), el Club Rotario de Roc City se concentra en atraer a recientes egresados de la universidad y a profesionales jóvenes mediante cuotas bajas (USD 120 anualmente) y reuniones infrecuentes. “Nos reunimos una vez por mes y tenemos una concurrencia sólida en cada reunión”, dice Kristina Chartrand, cofundadora del club con Kelsey Christiansen, su amiga de mucho tiempo (se conocieron en 2005, como interactarias, cuando estaban en la escuela secundaria). “Queremos gente innovadora y activa, que esté ocupada y prosperando en su vida cotidiana. Atraemos a jóvenes que quieren involucrarse, pero que desean flexibilidad”.

Al momento de publicarse esta nota, el club tenía 24 socios, en edades de 21 a 33 años, además de más de 20 “Amigos de Roc City”. Los socios se consiguen por el boca a boca y las redes sociales; también ayuda que el club se reúne durante la happy hour en un bar local. “Mucha gente nos ve, ve lo que hacemos y se para a conversar”, dice Chartrand. El club programa proyectos de servicio con tres meses de antelación para que los socios puedan planificar con tiempo y, periódicamente, programa presentaciones para su serie Adulting 101 (los temas han incluido “Cómo pagar las deudas” y “Cómo comprar una casa”). “Queremos que sea algo que los socios del club esperen ansiosos cada mes”… y durante muchos años.

Acude a voluntarios locales

En el otoño de 2014, el Club Rotario de Evanston, Illinois, celebró su “Heads Up, Evanston!” inaugural, un evento que incluye partes iguales de divulgación en la comunidad, programas de juegos y, como lo llamó un socio, “citas rápidas de la organización”.

 “Alentamos a los participantes a conectarse entre sí durante y después de la reunión, y a encontrar maneras de colaborar y asociarse de acuerdo a lo que han escuchado unos de otros”, explica Paul Larson, expresidente del club. “Posteriormente, para facilitar la comunicación, enviamos a todos los participantes un documento PDF con la información de contacto de todos”.

Los participantes de este juego de citas orientado al servicio son organizaciones locales sin fines de lucro; alrededor de 25 por sesión anual. Los representantes de cada organización tienen exactamente dos minutos para, como dice Larson, “pasar un comercial o un anuncio noticioso sobre ellos mismos”. El tiempo límite se hace cumplir rigurosamente, aunque con humor. Si habla demasiado, el presentador es interrumpido con una “canción cursi de los años setenta”, dice Larson. “Esto lo hace divertido ya que la gente se esfuerza por terminar antes de que comiencen las temidas notas de una vieja canción de los Bee Gees o que el tema de Rocky le avise que se agotó el tiempo”. Si termina su “comercial” en 90 segundos o menos, suena la campana de Rotary y esto significa que el presentador es invitado otra vez a un almuerzo gratis con el club y tiene otra oportunidad de hablar. La reunión “Heads Up” incluye un almuerzo de precio razonable (“que las organizaciones gustosamente pagan”, dice Larson) y socialización después de la reunión, alrededor de mesas cargadas de materiales promocionales.

 “Aunque el evento definitivamente tiene el potencial para desarrollar la membresía a largo plazo, lo usamos estratégicamente como un suplemento de los esfuerzos más directos para conseguir socios”, dice Larson. Pero agrega que también es una manera en que el club brinda “un servicio a la comunidad: es una forma de ofrecer un valor inigualable como foro para líderes”. Y, como el club también presenta su propio “comercial”, nos dice que además es una oportunidad para “despertar conciencia sobre lo que Rotary es y sobre lo que hacemos”. Suena como una conexión amorosa. 

Adonde vayas, habla sobre Rotary...

en el trabajo, en encuentros familiares, en reuniones del vecindario, en fiestas. Te sorprenderá ver lo fácil que es una vez que lo practicas. “Al recibir muchos ‘no’, pude fortalecer la confianza en mí mismo, ya que no resultó tan doloroso como me había imaginado”, dice Gump. “Las personas estaban contentas y preguntaban, aun cuando tuvieran que declinar”. Y recuerda: Nunca es un mal momento para invitar a un socio potencial a una reunión. “La gente dice que es un mal momento, por ejemplo, cuando es la época de las fiestas”, dice Gump. “Nuestro club consiguió y calificó a tres nuevos socios durante esa época”. Tampoco hay un mal lugar para hablar sobre Rotary: Gump consiguió un nuevo socio que conoció en el restaurante Chipotle. “Nunca sabes dónde conocerás al próximo socio”, nos dice. “Y, si quieres socios más jóvenes, pasa tiempo donde ellos pasan su tiempo”.

Prepara una lista de responsabilidades de los socios del club

Es importante involucrarse con socios potenciales con anticipación. Ellos querrán saber cómo pueden formar parte del club y qué oportunidades hay para brindar sus servicios. Esta lista debe también incluir información sobre cuotas, pautas para la asistencia y otras expectativas del club (y debe enfatizar los muchos beneficios que conlleva el ser socio de Rotary).

Entiende que no hay una línea de llegada

Aunque tu club tenga el tamaño óptimo, ese no es motivo para dejar de conseguir socios. Siempre hay alguna razón por la que la gente se va. De los 31 socios que se afiliaron al Club Rotario de Edina/Morningside en 2016-2017, con el tiempo se fueron ocho: tres fueron transferidos por el trabajo, uno tuvo problemas familiares y dos tuvieron conflictos laborales. Solo dos personas simplemente dejaron de participar. Entre quienes permanecieron, 10 son ahora muy activos en funciones de liderazgo y dos están “encaminados hacia la presidencia”. Y, además, el club agregó 11 socios entre julio de 2017 y abril de 2018. “Como club, se crece o se muere”, dice Gump. 

Enfatiza el servicio

Luego de asistir a un evento de Rotary con su madre, Fiona Bassett decidió que su pueblo en el norte de Gales necesitaba otro club rotario (para complementar los tres que ya tenía). 

Para atraer nuevos socios, el Club Rotario de Wrexham Glyndwr (Wrexham es el pueblo; Owain Glyndŵr fue un legendario líder galés) pone más énfasis en los proyectos que en las reuniones. 

“Pensamos que, al tener una comida y reuniones semanales, se desalienta a algunas personas que prefieren no afiliarse”, dice Bassett. “Como club, creemos que el dinero que gastaríamos todas las semanas en comida podría usarse para algo mejor”.

Se alienta a los socios a asistir a una reunión por mes, en la que el ambiente es informal y los padres pueden traer a sus hijos si no tienen quien los cuide. 

Al saber de tecnología, el club se apoya mucho en las redes sociales para promoverse a sí mismo, promover sus proyectos y promover a Rotary: una publicación registró 42 000 visitas en 24 horas. Este club colabora estrechamente con otros clubes del distrito (el Club Rotario de Wrexham Yale ayudó a Glyndwr a levantarse) y se apoya en eventos de gran energía para promover su perfil.

“Organizamos un evento familiar divertido que ya entra en su tercer año”, dice Bassett. “Atrae entre 3000 y 4000 personas, y todo está identificado de manera que no quepa duda de quién lo organiza”.

En el último diciembre, el evento anual del club Christmas Lights Switch On atrajo cerca de 10 000 personas gracias a la ayuda de celebridades locales, locutores de radio y el concejo municipal para su promoción. “Todo el mundo en Wrexham sabe quiénes somos”, dice Bassett. “Conseguimos seis nuevos socios con nuestro primer evento de Navidad y tres más el año pasado” (y el club recaudó dinero para el programa Pongamos Fin a la Polio y otras campañas benéficas).

Celebra cuando consigues un nuevo socio

“Tienes que hacer que los socios potenciales se sientan queridos”, dice Gump. “Nuestro club prepara un póster de esas personas una vez que se votó por ellas, y lo colocamos en el frente del salón en nuestra siguiente reunión. Esto les encanta. Algunos preguntan si pueden llevarse el póster a su casa. Uno quería enviárselo a su madre por correo”. Mientras celebramos la llegada de nuevos socios, no debemos olvidar que los clubes también se mantienen fuertes al conservar a los socios actuales. Si te aseguras de que tengan una buena experiencia y que conozcan todo el valor de su membresía, los socios actuales del club estarán orgullosos de traer un invitado a una reunión. A su vez, esos invitados desearán afiliarse a un club atractivo y acogedor.

Sé persistente

A veces llevará más de uno o dos pedidos para lograr que alguien asista a una reunión. Sigue insistiendo. “A mi compañero de ejercicio le llevó dos años convencerme de venir a una reunión”, dice Gump, quien se afilió al club en 2013, luego de asistir a solo una reunión.

Sé vibrante

Si el ropaje fino de ave de corral de Gump indica algo, es que este es un consejo que él toma muy en serio: al demonio con la dignidad. “La semana anterior al Día de Acción de Gracias, me comuniqué con todos los de mi lista de reclutamiento y les dije que me vestiría de pavo para la próxima reunión; que vinieran y vieran”, nos dice. “Algunos pocos aceptaron mi propuesta, y algunos de ellos vinieron. Se trata de hacer que las reuniones y los eventos del club sean divertidos y vibrantes. Otras cosas sencillas que hemos hecho es armar centros estrafalarios para decorar las mesas de nuestras reuniones. Esto hace que la gente converse. Por ejemplo, para Pascua pusimos canastas como centros de mesa con huevos de plástico, y dentro de los huevos había confites M&M azules y dorados con el logotipo de Rotary. Para el Día de San Patricio, preparamos tréboles con las fotos de los socios; lo mismo hicimos para Navidad, pero usamos árboles de papel de aluminio. Mi club es tan acogedor que a veces solo es necesario conseguir que un socio potencial asista a la primera reunión para que se afilie. Globos, pósteres, serpentinas… todo ayuda. Realmente, funciona”.

Acepta la diversidad

En febrero, Rotary dio la bienvenida al primer club LGBTQ, el Club Rotario de San Francisco Castro. La iniciativa para formar el club vino de arriba hacia abajo, luego que líderes rotarios locales reconocieran que los socios de la comunidad LGBTQ no estaban suficientemente representados en el Distrito 5150, que abarca San Francisco y otras ciudades del norte de California.

 “Recibimos toneladas de apoyo de nuestro distrito”, dice Lisa De Zordo, presidenta fundadora del club. “Fue invaluable”. Especialmente, destacó a dos exgobernadores de distrito: Eric Schmautz (“quien sembró la semilla”) y Leah Lambrecht, y elogió a su club anterior, el Club Rotario de South San Francisco. “Fue nuestro club patrocinador y ellos fueron nuestros voceros”, dice De Zordo.

Desde la perspectiva de De Zordo, la formación del nuevo club reconoció lo que ya era una realidad: muchos socios habían participado anteriormente en eventos y proyectos de Rotary. “Nunca permitimos que el hecho de no estar constituidos como club se interpusiera en el camino de nuestro servicio”, dice De Zordo. Ahora el club colabora con Larkin Street Youth Services y otras organizaciones locales para ayudar a jóvenes de alto riesgo, a ancianos abandonados y a personas sin techo.

De Zordo piensa que es esencial que Rotary acepte la diversidad si desea crecer. “Rotary tiene una oportunidad real en este momento”, dice. “Tenemos que ser acogedores y positivos hacia todos. Si nos interesa llevar paz a todo el mundo, la paz debe comenzar con nosotros mismos”.

Ese proceso está bien encaminado en Australia. Según Steven Aquilina, expresidente del Club Rotario de Southbank (en Melbourne), Australia tiene una red rotaria de LGBTQ bien establecida. Y, en junio, Monica Mulholland finalizó su período como la primera presidenta transgénero del Club Rotario de Queenstown (Nueva Zelandia). Durante su presidencia, el club organizó una “noche de información” de LGBTQ; en una carta, el entonces presidente de RI, Ian H.S. Riseley, respaldó el evento y alentó a otros clubes a darles la bienvenida a aquellos de diversas procedencias. 

 “En el centro de todo esto está el hecho de que somos rotarios, quienes además somos LGBTQ”, dice De Zordo. “El enfoque siempre se pone en Rotary”.

 Recíbelos en la puerta

En abril, en su ceremonia de ingreso a la Sociedad Arch Klumph, Rustico “Chito” Recto Jr. explicó cómo, casi en contra de su voluntad, se afilió a Rotary en 1980 cuando tenía 26 años. “Un amigo íntimo se había afiliado recientemente”, explicó Recto, “y asistió a la Convención de Rotary en Chicago en el año en que Rotary celebraba su aniversario número 75. Al regresar a Filipinas, estaba tan entusiasmado con Rotary, que prácticamente me forzó a asistir a una reunión”.

Inicialmente, como confesó Recto después de la ceremonia, no compartió el entusiasmo de su amigo, quien, por no ser fácil de desalentar, lo recogió un día para ir a almorzar. Sin que Recto lo supiera, su destino era una reunión de Rotary. “Me sorprendió un poco”, dice hoy, pero luego de ser presentado en la organización, quedó enganchado: “Me convertí en socio y, desde ese momento, nada me pudo detener”.

Recto pasó a asumir un número de puestos de liderazgo, incluso como presidente del Club Rotario de Lipa South y como gobernador del Distrito 3820 (Filipinas). Además de sus generosas contribuciones a La Fundación Rotaria, Recto y su esposa, Lydia Miral, han sido anfitriones del programa de Intercambio de Jóvenes, se unieron a la lucha contra la polio y brindaron ayuda a los residentes de Mindanao después del tifón Haiyan de 2013, entre otros esfuerzos... y todo porque un amigo persistente “convenció” a Recto para que asistiera a su primera reunión de Rotary.