Accendi la passione del tuo club.

I soci dicono di prosperare con obiettivi chiari e specifici e con la continuità che essi forniscono

A cura di Arnold R. Grahl

Un arcobaleno di colori illumina le schede di valutazione che Hilda Addah mostra ai soci del Rotary Club Accra-South in Ghana. L'attività è un esercizio mensile per far sapere ai soci come il club sta raggiungendo i suoi obiettivi.

Il colore rosso sulle schede di valutazione fatte in casa indica che un obiettivo è in ritardo rispetto alla tabella di marcia, mentre il giallo riflette i progressi fatti e il verde indica un passo avanti rispetto alla tabella di marcia. Il sistema è in vigore da circa cinque anni e Addah, presidente del club, afferma che sta aiutando a rivelare le lacune nei risultati e a promuovere il miglioramento. I membri della commissione sono motivati a mantenere i loro obiettivi fuori dal rosso.

Molti club di successo hanno una cosa in comune: la definizione degli obiettivi. Quando i dirigenti di club pianificano il futuro, danno al loro club una direzione e uno scopo. Stabilire obiettivi in aree quali la crescita dell'effettivo, i progetti di service e l'esperienza di club motiva i soci e li ispira a lavorare insieme con uno scopo comune.

Rotary Club Central lo rende semplice. I dirigenti del club Accra-Sud hanno impostato e monitorato i loro obiettivi con questo strumento online per la definizione degli obiettivi dei club Rotary e Rotaract. “Rotary Club Central è uno strumento molto semplice e facile da usare”, ha dichiarato Addah. “Mi aiuta come leader a seguire e monitorare i progressi”.

Mentre i dirigenti di club possono usare Rotary Club Central per stabilire gli obiettivi e registrare i risultati, i soci possono usarlo per vedere i progressi del club. I nuovi dirigenti di club possono utilizzare gli obiettivi precedenti per prendere decisioni informate sul futuro del club e fissare obiettivi fino a tre anni. Possono modificare gli obiettivi in base alle necessità, pianificando sempre con tre anni di anticipo.

La pianificazione per più anni è importante per garantire la continuità e facilitare il passaggio nella leadership.

“Alcune cose che emergono dalla pianificazione strategica non si possono fare in un breve periodo di tempo”, ha dichiarato Tony Winter, segretario e past presidente del Rotary Club di Batavia, Illinois. “Abbiamo anche deliberatamente voluto che alcuni obiettivi si estendessero più a lungo per coprire diverse squadre di leadership e instillare coerenza nel nostro club”.

Per iniziare a definire gli obiettivi in Rotary Club Central, i dirigenti di club possono utilizzare la situazione attuale del club come base di partenza e il piano strategico come guida per i prossimi tre anni. I club dovrebbero assicurarsi che i dirigenti entranti abbiano un account per Il mio Rotary e segnalare il loro ruolo in Il mio Rotary per assicurarsi che abbiano accesso allo strumento online.

Il club di Batavia ha imparato che la comunicazione non è mai troppa. Nel 2021 ha deciso di utilizzare la Verifica dello stato di salute del club per avviare il processo di definizione degli obiettivi. Il club ha cercato il contributo di circa dodici nuovi soci che si erano uniti al club durante la pandemia COVID-19 ed è stato entusiasta quando la maggior parte di loro ha partecipato a una sessione di 'visionatura', ha dichiarato Winter. Il club ha utilizzato il feedback per stabilire gli obiettivi, creare una strategia e sviluppare un piano d'azione.

“Le informazioni che abbiamo ottenuto da quella sessione sono state fondamentali per dirci, insieme aalla verifica dello stato di salute, cosa dovevamo iniziare a fare, cosa dovevamo continuare a fare e cosa dovevamo cambiare”, dice Winter. “Era qualcosa che non avevamo mai fatto prima. È stato un grande passo avanti e ci ha dato forse una dozzina di elementi su cui lavorare nei tre anni successivi”.

Secondo Winter, quantificare gli obiettivi e riferire regolarmente ai soci i progressi compiuti può accendere l'entusiasmo in un club. “C'è una grande differenza tra il dire: quest'anno facciamo alcuni eventi sociali e quest'anno faremo sei eventi sociali”, dice Winter. “Una volta che si stabilisce un numero, diventa responsabilità di qualcuno realizzarlo. Se non lo si quantifica, è solo una dichiarazione”.

Il presidente del club Margaret Perreault ha istituito quest'anno un'assemblea trimestrale per informare i soci sui progressi del club, a complemento degli aggiornamenti contenuti nella newsletter del club.

“L'eccesso di comunicazione è una strategia sana per un club”, afferma Perreault.

Il club di Batavia utilizza anche il sondaggio sulla soddisfazione dei soci del Rotary almeno una volta all'anno per perfezionare gli obiettivi e identificare nuove esigenze.

“È una sfida continua. Le persone evolvono, le cose evolvono”, ha dichiarato Winter. “Bisogna essere sempre all'avanguardia. Bisogna comunicare costantemente al club. È l'unico modo per pianificare”.

— febbraio 2025