Planejamento de encontros de treinamento
O planejamento de um encontro de treinamento requer tempo e gerenciamento adequados. Os encontros devem envolver os participantes para que eles aprendam e alcancem suas metas.
Identificação de necessidades
A identificação de necessidades determina a programação do encontro. Quando identificar necessidades:
Determine seu objetivo.
Escolha um método de coleta de informações. Entre alguns métodos comumente usados estão:
- Avaliação de encontros passados. As avaliações de participantes de outros encontros podem ajudá-lo a decidir o que deve ser mantido ou modificado.
- Questionários. Futuros participantes podem fornecer informações anonimamente ou com dados para contato. Veja um exemplo de questionário de identificação de necessidades.
- Entrevistas. No início da entrevista, diga seu objetivo e assegure ao entrevistado de que suas respostas serão confidenciais. Faça as mesmas perguntas a todos.
- Grupos de discussão. Faça uma discussão sobre as necessidades de treinamento entre participantes potenciais (de preferência 7 a 10 pessoas). As discussões devem ser moderadas e gravadas para análise dos resultados.
Analise os dados. Quando tiver coletado as informações:
- Divida as respostas em categorias buscando um tema recorrente
- Interprete as respostas e decida as áreas que pedem maior atenção
- Compartilhe os resultados com os líderes distritais para discutir mudanças necessárias
- Acesse os interesses e preocupações dos participantes enquanto transmite as informações recomendadas pelo conselho diretor do RI
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Programação
Os guias para líderes do RI contêm sugestões de programação para encontros de treinamento que cobrem os tópicos recomendados pelo conselho diretor do RI. Quando planejar um encontro, modifique a agenda de acordo com a identificação de necessidades, adaptando quando preciso os títulos das sessões, horários, locais, intervalos e refeições.
Avalie também o seguinte:
- Seu distrito. Inclua exemplos específicos do distrito para ilustrar os argumentos. Use formatos diversos, inclusive atividades em grupo e painéis de discussão.
- Necessidades dos participantes. Use os resultados da identificação de necessidades para fazer sua programação. Determine se precisa ajustar a quantidade de tempo disponível, combinar ou adicionar tópicos.
- Hábitos culturais. Inclua métodos de treinamento culturalmente adequados para enriquecer a experiência dos participantes.
- Experiência rotária. Os participantes normalmente têm níveis diversos de conhecimento rotário. Separe os rotarianos mais experientes dos novatos quando estiver lidando com materiais introdutórios ou forme parcerias entre veteranos e novatos durante os grupos de discussão. Reserve tempo para perguntas.
- Tamanho do clube. O tamanho de um clube afeta sua maneira de funcionar e a percepção que os associados têm do Rotary, portanto leve o tamanho do clube em consideração quando formar grupos.
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Logística
A escolha da melhor época e local para realização do encontro influencia seu planejamento.
Época. Veja abaixo as épocas recomendadas pelo conselho diretor do RI para realização dos encontros de treinamento de clubes e distritos.
Local. Leve em consideração as seguintes opções e serviços quando escolher o local em que o encontro será realizado.
- Facilidade de acesso. Escolha um lugar que seja conveniente para a maior parte dos participantes -- de preferência um lugar próximo de uma rua importante, aeroporto ou estação de trem.
- Instalações. Certifique-se de que o local de realização do encontro dispõe de auditório para sessões plenárias, salas pequenas para grupos de discussão e lugar para inscrições e exposições. Isto é muito importante no caso de encontros de grande porte como seminários de treinamento de presidentes eleitos e a assembleia distrital.
- Serviços. Descubra se os seguintes serviços estarão disponíveis: catering para refeições e lanches, equipamentos (microfones, projetores, telões) e um centro para negócios.
Alguns centros de convenções cobram uma taxa a quem contratar serviços de fornecedores independentes. Antes de se comprometer com um local, leia as diretrizes de seguro (somente em inglês) e o que você deve saber antes de assinar um contrato (somente em inglês).
Orçamento. Orçamentos de encontros devem ser baseados na renda estimada (taxa de inscrição, subsídio distrital) e gastos (aluguel do local, impressão de materiais, remessa de artigos e refeições). Use a renda proveniente de inscrições e os gastos de encontros semelhantes anteriores para fazer seu orçamento. Trabalhe com o organizador do evento para determinar quem será responsável pelo orçamento. A folha de cálculos orçamentários pode ajudá-lo.
Arrumação da sala. Use a planilha de preparação das salas para que a arrumação reflita as metas do encontro, número de participantes, conteúdo do programa e dos visuais, e materiais de auxílio.
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Recursos
O RI produz guias para líderes e manuais de participantes para os encontros de treinamento recomendados pelo conselho diretor do RI. Os distritos muitas vezes produzem materiais locais para complementar os fornecidos pelo RI. A produção de materiais suplementares pode ser cara e demorada, portanto os distritos que optarem por eles devem se programar de acordo.
Materiais para os participantes. O momento de entregar os materiais deve ser escolhido de acordo com o tipo de material, o tempo necessário para examiná-lo e seu orçamento para despesas com remessa.
Distribuir materiais
- Antes do evento funciona bem quando há muita informação e você quer que os participantes já cheguem ao encontro com algum conhecimento. Os materiais podem ser enviados pelo correio ou e-mail, ser colocados em um website ou em um pen drive.
- Durante o evento funciona bem quando se trata de materiais específicos para as atividades realizadas, como estudos de casos ou exercícios em grupo.
- Depois do evento funciona bem para materiais produzidos durante o encontro e faz com que o aprendizado continue depois do treinamento.
Instrumentos e equipamentos. Muitos itens necessários para o treinamento podem ser alugados no próprio local do evento como microfones, projetores, telões e computadores. Examine o calendário de planejamento para se certificar de que você tem tudo que pode precisar.
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Avaliação
As informações reunidas com as avaliações vão ajudá-lo a avaliar o sucesso do treinamento. Participantes, planejadores e facilitadores podem oferecer informações importantes.
Quando preparar uma avaliação, leve em consideração o seguinte:
- Objetivo. Você quer saber o que os participantes acharam da experiência? Que tipo de conhecimento eles adquiriram? Se o comportamento deles mudou? Se o treinamento ajudou seu clube ou distrito?
- Ocasião. Você pretende realizar a avaliação várias vezes durante o encontro, no final dele ou seis meses depois?
- Método. Você vai usar um questionário, testes ou grupos de discussão? As avaliações serão eletrônicas ou impressas?
Todos os guias para líderes do RI incluem exemplos de formulários de avaliação para participantes e líderes de treinamento. Adapte-os de acordo com o local e programação do seu encontro. Colete os resultados, analise e transmita-os aos responsáveis pelo encontro e aos que o realizarão no futuro.
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