연수회 계획
연수회 계획에는 시간과 조직적인 관리가 필요하다. 각 연수회의 목표는 참가자들에 대한 학습은 물론 이들이 자신들의 목표를 성취하도록 돕는 것을 포함해야 한다.
연수회 필요성 평가
연수회 필요성 평가는 연수회를 효율적으로 진행하기 위해 RI 권장 일정에 따른 주제들을 어떻게 수정해야 하는지를 확인하는 것도 포함된다. 필요성 평가를 실시할 때에 다음 사항들을 고려하도록 한다:
연수회 목적을 결정
정보 수집 방법을 결정한다. 다음은 정보 수집에 사용되는 일반적인 방법들이다:
- 이전에 개최되었던 회합에 대한 평가. 지난번 연수회 참가자들의 평가를 검토하는 것은 긍정적인 면과 부정적인 면을 파악하여 지속되어야 할 내용과 개선되어야 할 내용을 결정하는데 도움을 준다.
- 설문 조사. 연수회 참가 대상자들도 무기명이나 혹은 기명으로 연수회를 통해 무엇을 기대하는지에 대한 정보를 제공할 수 있다. 더 상세한 것은 필요성 평가 설문 조사를 참조하도록 한다.
- 인터뷰. 인터뷰에 응하는 사람들에게 목적을 알려주고 반응을 조사한다. 응하는 모든 사람들에게 같은 질문을 해야 하며, 답변을 대외비로 한다는 것을 분명히 하도록 한다.
- 포커스 그룹. 예상 참가자들로 그룹(7-10명이 적당함)을 만들어 연수회 필요성에 대해 공개 토론하게 한다. 진행자가 필요하며, 토론 내용을 분석하기 위해 기록을 해야 한다.
데이터를 분석한다. 정보를 수집한 후에 다음과 같은 방법으로 분석한다:
- 반응이나 답변들을 분류하고, 반복되는 주제를 찾는다.
- 반응들을 해석하고 주목해야 할 내용이나 분야를 결정한다.
- 결과를 지구 지도자들과 나누고, 개선되어야 할 부분에 대해 토의한다.
- RI 이사회가 추천한 핵심 정보들을 전달하는 동시에 참가자들의 관심사를 충족시키기 위한 방안을 모색한다.
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일정
RI가 제작한 연수회 리더스 가이드에는 이사회의 권장 주제들에 대한 토의 일정이 포함되어 있다. 연수회를 계획할 때, 필요성 평가를 통해 확인된 내용에 따라, 연수회 일정, 토의 세션 명칭, 시간, 장소, 휴식 시간, 식사 등 필요한 사항들을 수정하도록 한다.
또한, 다음 사항들도 고려하도록 한다:
- 지구 상황. 문제점을 설명할 때 지구와 관련된 예를 들도록 한다. 소그룹 활동이나 패널 토의 등 다양한 포맷으로 토의를 진행한다.
- 참가자들의 필요. 필요성 평가 결과를 활용한다. 토의 시간 조절이나 주제를 추가시켜야 하는지 혹은 다른 주제와 통합해야 하는지를 결정한다.
- 지역 문화. 참가자들의 경험을 풍부하게 하기 위해 표창을 포함시키는 등 현지 관습이나 문화에 맞는 연수 방법을 사용한다.
- 로타리 경험. 참가자들마다 로타리 지식 수준이 다르므로, 서론에 해당하는 자료들을 다룰 때에는 경험있는 로타리안들을 신입회원들과 분류시키고, 그룹 토의 세션에서는 서로 파트너가 되게 한다. 신입회원들에게도 자신들의 견해를 말해 줄 것을 요청한다.
- 클럽 사이즈. 클럽 크기에 따라 클럽 운영 방법은 물론 회원들이 경험하는 것이 다르므로, 클럽 크기에 따라 참가자들을 분류하여 세션을 진행시키는 것도 고려해야 한다.
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연수회 실시와 진행
연수회 시기 및 장소는 연수회의 다른 계획에도 영향을 미친다.
시기. 클럽 및 지구 연수회에 대한 RI 이사회의 권장 시기가 아래 표에 나와 있다.
장소. 개최 장소를 선정할 때에 다음 사항들이 고려되어야 한다:
- 접근 용이. 참가자 대부분에게 편리한 장소 – 주요 도로나 공항, 기차역 인근의 장소를 선택하도록 한다.
- 특별 공간. 특별 행사를 위한 공간이나 시설들이 있는지 확인한다. 특히 차기회장 연수회(PETS)나 지구협의회와 같은 규모가 큰 연수회의 경우 특별 행사를 위한 다음과 같은 공간이나 시설이 필요하다: 강당 혹은 본회의를 위한 넓은 회의장; 분과 토의를 위한 교실; 등록 공간; 클럽 및 지구 프로젝트 전시 장소; 그리고 연계 회합을 위한 장소.
- 서비스. 만찬을 비롯해 식사 제공이 가능한지 그리고 장비(마이크, 스피커, 프로젝트, 스크린 등)가 제공되는지, 그리고 비즈니스 센터 등이 있는지 확인한다.
외부 용역 회사를 고용할 경우 임대료를 부과하는 곳도 있으므로, 장소를 계약하기 전에 손해 방지를 위한 가이드라인(영어)를 참조하여 귀하와 지구를 계약으로부터 보호하는 방안을 강구해야 한다. 또한, 계약하기 전에 알아야 할 사항(영어)도 참고하도록 한다.
예산. 연수회 예산은 예상 수입(등록비, 지구 지원금)과 지출(장소 임대료, 자료 인쇄비, 우편 요금, 식사비 등)에 기초해야 한다. 예상 등록 인원과 지난 연수회에서 지출된 경비 등을 고려하여 예산을 수립하도록 한다. 연수회 관계자들과 협력하여 누가 연수회 예산을 관리할 것인지를 결정한다. 예산 계획 수립을 위해 예산 작업표를 활용하도록 한다.
회의실 셋업. 회의실 좌석 배치도를 참조하여 연수회의 목적과 참가자 수, 프로그램 내용, 그리고 사용할 연수 도구 및 자료 등에 적합하게 회의실을 셋업한다.
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자원
RI는 RI 이사회가 권장하는 연수회에 대해 리더스 가이드와 참가자 매뉴얼을 제작한다. 이외에 보충 자료를 제작하는 지구들도 있다. 보충 자료 제작은 시간과 경비가 소요되므로 이에 대한 계획도 미리 세워야 한다.
참가자를 위한 유인물/자료. 언제 유인물을 배포해야 하는지는 유인물의 종류, 참가자들이 검토해야 하는 시간, 그리고 우송에 따른 우편 요금 등에 따라 결정된다:
- 연수회 개최 전에 배포하는 이유는 많은 정보를 전달해야 하거나, 참가자들이 사전에 해당 정보에 대한 지식을 갖고 연수회에 참가해야 하기 때문이다. 자료들을 우편이나 e-메일로 우송하거나 지구 웹 사이트에 올려도 된다. USB 드라이브에 저장하여 제공할 수도 있다.
- 사례 연구나 그룹 활동 등과 같은 워크숍을 위한 자료나 참가자 모두가 반드시 받아보아야 할 자료들은 연수회에서 배포해야 한다.
- 연수회 개최 후에 배포해야 하는 자료에는 연수회를 통해 생성된 정보나 연수회에서 다루지 못한 정보들이 포함되어야 한다.
도구 및 장비. 마이크나 LCD 프로젝트, 스크린, 컴퓨터 등과 같은 연수 도구와 장비들은 대부분 연수회 개최 장소에서 임대할 수 있다. 개최 장소에서 임대할 수 있는 장비를 체크하기 위해 연수회 계획을 위한 캘린더를 만들어 참조하도록 한다.
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평가
연수회 성공 여부는 평가에 나타난 정보를 통해 판단할 수 있다. 참가자, 계획 참가자, 그리고 토의 진행자 등으로부터도 피드백을 받도록 한다.
연수회 평가서를 개발할 때에 다음 질문들을 고려하도록 한다:
- 객관성. 참가자들이 연수회에서의 경험에 대해 어떻게 생각하고 있는가? 이들이 어떤 지식을 취득하였는가? 이들의 행동에 어떤 변화가 있는가? 연수회가 소속 클럽/지구에 어떤 도움을 주는가?
- 시간 및 회수 . 연수회 진행 중 여러 차례 평가를 실시할 것인가? 아니면 연수회가 끝날 무렵이나 차후(예를 들면 6개월 후)에 실시할 것인가?
- 방법. 설문 조사, 테스트 혹은 포커스 그룹 중에 어떤 방법을 사용할 것인가? 평가서를 돌릴 것인가 아니면 온라인으로 할 것인가?
RI가 제작하는 모든 리더스 가이드에는 해당 연수회의 평가서 샘플이 포함되어 있으므로, 이를 지구 사정 즉 개최 장소나 연수회 일정에 맞게 수정하여 사용하면 된다. 평가 후 결과를 수집, 분석한 후, 연수회 개최를 책임진 회원들과 내년도 연수회를 개최할 회원들과 공유하도록 한다.
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