온라인 자격 인증 절차 준비
각 지구는 샌디에이고에서 개최되는 미래 비전 파일럿 연수회에 참석한 후, 온라인 자격 인증 절차를 완료하여야 한다 .
온라인 자격 인증 절차는 2010년 미래 비전 파일럿 연수회 이후에 시작할 수 있다. 따라서 본 세션은 인증 절차에 필요한 정보를 지구들에게 미리 제공함으로써 지구들이 필요한 준비를 갖추도록 하려는 것이다. 온라인 자격 인증 절차를 완료하려면 로타리 온라인 업무 를 통해 필요한 정보를 제출해야 한다.
준비를 위해 지구 지도부는 우선적으로 지구총재, 차기총재, 지구 로타리재단 위원회(DRFC) 위원장과 더불어 자격 인증 절차를 관리할 인력을 확보해야 한다. 이에는 지구 재단 보조금 소위원회 구성, 은행 계좌를 위한 서명자 선정, 연례 재정 평가를 위한 감사위원회 구성이나 독립된 평가 기관의 선정 등이 포함된다. 지구가 온라인 인증 절차를 시작하기 전에 이러한 인력을 확보해 놓으면 절차는 매우 쉽고 간단하게 완료될 수 있다.
온라인 인증절차는 2009-10 및 2010-11 지구총재, 2010-11 DRFC 위원장이 작성하는 4개 부분으로 되어 있다. 이 중 아무나 인증 절차를 시작할 수 있지만, 세 사람 모두 로그인하고 필요한 정보를 제출해야 지구가 인증을 받을 수 있다. 일단 한 사람이 시작을 하면 로타리 온라인 업무에는 인증 상태가 "계류 중(pending)"이라고 나타난다.
다음 단계는 인증에 필요한 정보를 정확히 파악하는 데 도움이 된다:
1 단계: 이해 각서(MOU)
2 단계: 수취인 정보
3 단계: 연례 재정 평가 방법
4 단계: 확인 및 동의
1단계: 이해 각서(MOU)
이 단계에서는 MOU 를 읽고 이해한다. MOU는 미래 비전 파일럿 지구의 자격 요건과 보조금 사용 및 관리 등을 명시한 법적 문서로서 파일럿 지구와 로타리재단 간의 합의서이다.
이 단계를 완료하려면 각 임원은
1.
로타리 온라인 업무 에 로그인하고 MOU를 숙독한다.
2. MOU 조건에 동의한다는 부분에 클릭한다.
주의사항
- 온라인 자격 인증을 마치기 전에 MOU에 명시된 모든 요건을 시행할 필요는 없다. 그러나 각 부문마다 지구의 적절한 관리와 통제를 위해 무엇을 요구하는지 이해하여야 한다.
- 지구 지도자들은 기금을 관리하고 소속클럽이 자격을 갖추도록 지원함에 있어 MOU를 참조한다.
-
이해 각서 실행 가이드 는 요구되는 재정관리와 스튜어드십의 실천을 위한 가이드를 제공한다.
2단계: 수취인 정보
이 단계에서는 지구가 로타리재단 보조금 관리를 위해 설치한 은행 계좌의 수취인 정보가 요구된다. 이 정보는 보조금의 엄격한 감독과, 장차 지구가 스폰서할 보조금의 지급을 원활하게 하기 위해 필요하다. 계좌 요건에 대한 자세한 정보는 MOU 3항에 나와 있다.
이 단계를 완료하려면
1. 지구총재나 차기총재, 혹은 DRFC 위원장 중 한 사람이 로타리 온라인 업무 에 로그인하여 은행 계좌 서명자로 2인을 지명한다.
2. 각 서명자는 로타리 온라인 업무에 로그인하여
- 계좌 정보를 입력한다.
- 계좌 정보를 확인하고 계좌 서명자로서 책임을 수락한다.
주의사항
- 2인의 서명자는 모두 해당 지구에 소속된 모범적인 로타리안으로 모든 수표 사용과 인출 시에 서명하여야 한다.
- 계좌는 무이자거나 낮은 이자라야 한다.
- 보조금은 뮤츄얼 펀드, CD 예금, 채권, 주식 등을 포함하여 어떠한 형태로든지 투자될 수 없다.
- 로타리재단은 인증 과정에서 제시된 은행 계좌를 통해 모든 보조금을 지급한다. 지구는 또한 이 계좌를 통해 지구가 스폰서하는 글로벌 보조금을 관리해야 한다.
3단계: 연례 재정 평가 방법
이 단계에서 지구는 재정 관리 계획과 그 시행에 대한 연례 평가 방법을 선택하여야 한다. 재정 관리 계획과 연례 평가 방법에 대한 설명은 MOU 4항에 나와 있다.
이 단계를 완료하려면
지구총재나 차기총재, DRFC 위원장 중 한 사람이 로타리 온라인 업무에 로그인하여 다음 중 한 방법을 선택한다.
- 감사위원회: 위원으로 봉사할 3명의 지구 로타리안을 입력한다.
- 독립적인 평가 기관: 재정상태를 평가할 개인이나 단체의 이름과 연락정보를 입력한다.
지구 로타리재단 감사위원회는
- 재정에 관한 지식을 갖추고, 각각 다른 클럽에 소속된 최소한 3인의 모범적인 로타리안으로 구성된다.
- 2010-11년도 지구총재에 의하여 임명되며, 지구대회에서 클럽들의 승인을 받아야 한다.
- 미래 비전 파일럿 프로그램이 실시되는 3년 동안 활동한다.
- 위원 중 최소한 한 명은 회계 및 감사에 대한 전문적인 지식과 경험이 있는 회원이어야 한다
- 다음 사항 해당자는 위원으로 임명될 수 없다: 모든 보조금 프로젝트 위원회 및 지구 로타리재단 보조금 소위원회 위원; DRFC 위원장; 차기총재; 직전총재 혹은 지구총재; 지구 배당 위원회(해당되는 경우) 위원; 또한 프로젝트 연락관 및 보조금 수령자(예정자 포함).
- 이해 상충 규정에 해당되지 않아야 한다.
독립적인 재정 평가는
- 재정적인 지식을 갖고 있으며, 현재 조사 중인 기금, 스폰서 클럽 및 지구와 아무런 관련이 없는 개인이나 단체에 의해 이루어져야 한다.
4단계: 확인과 동의
이 단계에서는 상기에 제시된 정보에 대한 지구총재, 차기총재, 그리고 DRFC 위원장의 확인 및 동의가 요구된다. 앞으로 은행 계좌, 서명자, 연례 재정 평가 방법을 변경할 경우 3인 모두의 재확인이 요구되므로 임원들은 이 단계에서 제출된 정보가 정확한지 다시 한 번 확인한다.
이 단계를 완료하려면
1. 1, 2, 3 단계는 이미 완료된 상태라야 한다.
2. 지구총재, 차기총재, 그리고 DRFC 위원장은 상기에 제공된 모든 정보가 정확한지 확인한다.
3. 지구총재, 차기총재, 그리고 DRFC 위원장은 성명 옆의 확인 버튼을 클릭하여 자격 인증 조건의 준수에 동의하여야 한다.
인증 정보를 제출하기 전에
- MOU을 읽고 동의한다.
- 요구되는 은행 계좌 정보가 모두 입력되었는지 확인한다.
- 계좌 서명자에 대한 정보가 정확한지 확인한다.
- 감사위원회나 독립적인 평가단체의 정보가 정확한지 확인한다.
3인의 임원들이 이 부분을 완료, 제출하면 로타리재단은 이를 검토하게 된다. 로타리 온라인 업무 에 나타나는 해당 지구의 인증 상태는 "계류 중(pending)" 혹은 "검토 중(under review)"이 된다.
인증 정보를 재단에 제출한 후에
3인의 임원이 4단계를 완성하여 제출하면 재단은 이를 검토하게 된다. 모든 항목이 정확하게 작성되었으면 해당 지구는 자격 인증을 받게 된다. 정보의 제출이 자동적으로 자격 인증을 보장하는 것은 아니지만, 담당 직원들은 해당 지구와 최대한 협조하여 빠른 시일 내에 자격 인증을 받도록 할 것이다.
자격이 인증되면 해당 지구의 상태는 로타리 온라인 업무 에 "자격인증(qualified)"으로 나타난다. 그러면 해당 지구는 2010년 4월부터 로타리재단 지구 보조금과 글로벌 보조금을 신청할 자격을 갖추게 되는 것이다. 아울러 지구는 MOU를 실행하여 그 자격을 유지해야 할 책임을 지게 된다. MOU 실행 가이드 는 지구가 인증 자격을 유지하기 위해 취해야 할 조치들을 단계별로 소개한다.
끝으로 자격 인증을 받은 지구는 새로운 보조금 모델에 참여를 원하는 소속 클럽들이 자격을 갖추도록 지원할 책임이 있다. 지구 보조금 소위원회는 소속 클럽들의 자격 인증 절차를 감독할 책임을 진다. 로타리재단은 지구에 소속 클럽들의 자격 인증을 돕는 자원들을 제공할 예정이다.
추가 자료가 2010 국제협의회 이전에 배부된다.