実施するプロジェクトを選んだら、次は計画に移ります。プロジェクトの計画をしっかりと行うことで、より効果的にリソースを管理し、起こりうる問題に備え、プロジェクトの成果について検討することができます。

奉仕プロジェクト委員会

ほとんどのクラブにとって、プロジェクトの計画の第一歩は、クラブ・リーダーシップ・プランで推奨されている5つの常任委員会の1つである奉仕プロジェクト委員会を設置することです。奉仕プロジェクト委員会の責務には、クラブの奉仕プロジェクトを終始監督し、クラブ会員の意欲を高め、新たな奉仕の機会を見つけることなどがあります。 

プロジェクトの目標と活動計画を立てる 

プロジェクトの目標は、プロジェクトの準備を整え、その規模を定め、プロジェクトの成果を評価する上で重要です。目標を設定後、その目標に基づいた簡単な活動計画を立てましょう。プロジェクトの活動計画はシンプルなものとし、プロジェクトの目的を達成するために必要なそれぞれの仕事についてわかりやすくまとめた予定表を作るとよいでしょう。詳しくは、「活動する地域社会」（PDF）をご覧ください。

予算を組む

予算を詳しく設定し、現実的な財政面の予測を立てることによって、プロジェクト実施中の予期せぬ出費を減らすことができます。従って、活動計画に予算を組み入れ、計画全般にわたり見通しを立てることが必要です。予算をしっかり立てておくことによって、クラブは、プロジェクトのリソースを効率良く管理できるだけでなく、地域社会からの支援を活用したり、リソースの乱用を防ぐことができます。旅行経費の予算を立てる際には、ロータリーとユナイテッド航空が、人道的プロジェクトのための旅行に対するマイルの特典を提供していることにも留意しましょう。詳細はこちら。

予算については、資金に関するセクション、または「活動する地域社会」（PDF）をご参照ください。

プロジェクトの責任と保護

奉仕プロジェクト実施中、または関連する行事で事故が起こった場合に、クラブはどのように対応しますか。クラブには、緊急事態に対処するための対策がありますか。また、法的に保護されていますか。奉仕プロジェクトを計画する際に、これらの問題について慎重に考え、事故や緊急時に、クラブやプロジェクトの参加者を保護するための対策を検討しましょう。

米国内のロータリー・クラブおよび地区の一般損害保険プログラムは、活動中のクラブと地区に保険を提供しています。詳細についてはこちらをご覧ください。