オンラインによる参加資格認定手続きの計画
サンディエゴで実施される未来の夢試験段階に関する研修の後、試験地区は、参加資格を満たすためにオンラインで参加資格認定手続きを完了しなければなりません。
オンラインによる参加資格認定手続きは、2010年1月に行われる研修後に開始されます。以下に、地区が事前に計画を進められるように、資格認定手続きにおいて地区が実施しなければならないことが説明されています。 地区が、オンラインの認定手続きを完了し、資格を満たすには、 「会員アクセス」 を通じて必要情報を提出しなければなりません。この「会員アクセス」のページは、地区が試験段階の申請を提出する際に使ったページと同じです。
長期計画立案の一環として、地区は、地区ガバナー、地区ガバナー・エレクト、地区ロータリー財団委員長とともに地区の資格管理を担当する人を選ぶ必要があります。これには、地区ロータリー財団補助金小委員会のほか、 補助金用口座の署名者や、 監査委員会または独立財務評価を行う会計事務所を任命することが含まれます。地区がオンラインの資格認定手続きを開始する前に、これらの担当者を選んでおくことが重要です。地区が、このような準備をしておくことで、オンラインでの手続きを迅速かつ簡単に行うことができます。
オンラインの資格手続きは、2009-10年度地区ガバナーと2010-11年度地区ガバナー、ならびに2010-11年度地区ロータリー財団委員長が行う4つのステップから成ります。 手続きは、これらの役員のうちの誰が開始してもかまいませんが、各自が「会員アクセス」にログインし、地区の資格認定に必要な情報をそれぞれ入力する必要があります。役員の一人が手続きを開始したら、地区の参加資格身分は「pending（保留）」として「会員アクセス」に反映されます。
次のステップは、オンラインの資格認定手続きに必要な情報について説明しています。
ステップ1: 覚書（MOU）
ステップ2: 受取人情報書式
ステップ3: 年次財務評価に関する情報
ステップ4: 承認と同意
ステップ1: 覚書（MOU）
地区は、 覚書 を読み、これに同意する必要があります。覚書は、参加資格条件のほかに、地区が参加資格を維持し、補助金を適切に管理するために実施すべき事柄が詳しく記載された規約文書です。
このステップを完了するために各役員は、
1.
「会員アクセス」 にログインし、覚書を読む必要があります。
2. 覚書に記載されている条件に同意しなければなりません。
留意点
- 必要情報を提出する前に、覚書に記載されている全要件を地区が満たしている必要はありませんが、試験段階中に適切に要件を実行できるようにするために、覚書の各部分について理解しておく必要があります。
- 補助金の管理と地区内のクラブの資格認定手続きにおいて、地区指導者は覚書を参照するべきです。
- 覚書に関する指針 には、財務と資金管理の対策に関する指針、ならびにその他の必須事項が説明されています。
ステップ2: 受取人情報書式
地区は、ロータリー財団の補助金のみを管理するために設けられらた銀行口座の受取人の情報を提出しなければなりません。この情報は、補助金を適切に管理し、地区が今後提唱する補助金の支払いを効率よく行うために、資格手続きにおいて必要となります。 銀行口座に関する要件は、 覚書 の3番目のセクションに詳しく記載されています。
このステップを完了するには
1. 地区ガバナー、地区ガバナー・エレクト、地区ロータリー財団委員長のいずれかが、 「会員アクセス」 にログインし、口座の署名人として二名のロータリアンを任命しなければなりません。
2. その後、署名人はそれぞれ「会員アクセス」にログインし、
- 地区の銀行口座の情報を入力します。
- 銀行口座の情報が正しいことを保証し、また口座の署名人としての責務を果たすことを承諾します。
留意点
- 口座の署名人は、二人とも瑕疵なき地区内のロータリアンであり、すべての預金や引き出しの際に署名をする必要があります。
- 銀行口座は、低金利、または無金利の口座とするべきです。
- 補助金資金は、投資信託、定期預金、債券、株など（ただしこれに限らない）の投資用の口座に入金してはなりません。
- 資格認定手続きにおいて地区が指定した銀行口座は、財団が支払うすべての地区補助金の口座となります。地区はまた、地区が提唱するグローバル補助金の管理においても、この口座を使用するべきです。
ステップ3: 年次財務評価に関する情報
地区は、地区の財務管理計画を毎年見直し、実施していくために地区が選んだ財務監督システムについて情報を提供する必要があります。財務管理計画と年次財務評価の要件については、 覚書 の4番目のセクションに詳しく説明されています。
このステップを完了するには
地区ガバナー、地区ガバナー・エレクト、あるいは地区ロータリー財団委員長のいずれかが、「会員アクセス」にログインし、地区が使用する財務監督システムの種類を選ぶ必要があります。
- 監査委員会：地区内の3名のロータリアンを任命します。
- 第三者による財務評価：評価を実施するために契約を結んだ会計事務所または個人の名前と連絡先を提供します。
地区ロータリー財団監査委員会
- 財務に詳しい3名のロータリアンから成ります。これらのロータリアンは、それぞれ地区内の異なるクラブに所属する正会員で、財団とRIに対し瑕疵なき会員でなければなりません。
- 地区ガバナー・エレクトによって任命され、地区大会で地区から承認されなければなりません。
- 試験段階中、3年間の任期を務めます。
- 委員の少なくとも1名が会計あるいは監査の専門職の経歴を持っていなければなりません。
- 次の人物は委員を務めることはできません。補助金プロジェクト委員会委員あるいは地区ロータリー財団補助金小委員会の委員、地区ロータリー財団委員長、地区ガバナー・エレクト、直前地区ガバナー、地区ガバナー、地区配分委員会（存在する場合）の委員、委員としての任期中にプロジェクトの連絡担当者を務めるロータリアンならびに 補助金資金を受領するロータリアン。
- 利害の対立があってはなりません。
第三者による財務評価
- 調査の対象となる資金と一切直接的なつながりを持たず、財務に詳しい独立した個人または団体によって実施される必要があります。
ステップ4: 承認と同意
地区ガバナー、地区ガバナー・エレクト、地区ロータリー財団委員長は、提出する情報が正確であることを証明する必要があります。銀行口座、口座の署名人、年次財務評価の情報を訂正・修正する場合には、この3人の役員全員が再び証明しなければならないため、最初に情報がすべて正しいことを慎重に確認しておくことが大切です。
このステップを完了するには
1. オンラインの資格認定手続きのステップ1、2、3が既に完了している必要があります。
2. 地区ガバナー、地区ガバナー・エレクト、地区ロータリー財団委員長は、情報が漏れなく入力され、またこれらの情報が正確であることを確認しなければなりません。
3. 地区ガバナー、地区ガバナー・エレクト、地区ロータリー財団委員長は、それぞれの名前の横にある承諾のボタンをクリックし、資格条件に承諾し同意する必要があります。
資格に関する情報を提出する前に
- 覚書を読み、これに同意します。
- 必要な銀行口座の情報がすべて入力されていることを確認します。
- 銀行口座の署名人の情報が正しいことを確認します。
- 監査委員会または第三者による財務評価の情報が正しいことを確認します。
3人の役員全員がこのステップを完了すると、地区の資格に関する情報が職員の審査のために財団に提出され、 「会員アクセス」 において資格身分が「pending（保留）」から「under review（審査中）」に変わります。
財団に資格条件に関する情報を提出した後
3人の役員全員がステップ4を完了し、オンラインで資格条件に関する情報を提出した後、財団がそれらの情報の審査を行います。情報に漏れがなく、すべての情報が適切である場合、地区は資格条件を満たした地区として認められます。情報を提出するだけで自動的に資格条件が満たされるわけではない点にご留意ください。提出された情報に何らかの問題がある場合は、資格が満たされるよう、地区は、担当職員の援助の下、問題の解決に取り組みます。
資格条件が満たされたら、 「会員アクセス」 において地区の資格身分が「under review（審査中）」から「qualified（認定済み）」に変わり、地区は、2010年4月以降、新地区補助金とグローバル補助金を申請できるようになります。 また地区は、覚書を実行することによって、参加資格を維持していかなければなりません。 覚書に関する指針 には、地区が参加資格を維持していくために実行しなければならないステップが詳しく説明されています。
参加資格条件を満たした地区は、新補助金モデルへの参加を希望する地区内クラブの資格手続きを行う必要があります。地区補助金小委員会が、地区内クラブの資格認定手続きを監督する責務を担います。財団は、クラブの資格認定手続きにおいて地区に支援を提供します
このほかの情報が、2010年国際協議会の前に提供される予定となっています。