Che cosa sono le fiere dei progetti?
Le fiere dei progetti sono eventi regionali organizzate ogni anno dai distretti Rotary di tutto il mondo per incoraggiare l'amicizia internazionale e la collaborazione negli sforzi delle azioni di pubblico interesse mondiale (APIM/WCS). Esse offrono l'occasione per i Rotary club dei distretti ospitanti di mettere in mostra i loro progetti, e per i visitatori internazionali di incontrare di persona i coordinatori dei progetti per trovare un'iniziativa che rispecchia gli obiettivi del proprio club. I partecipanti si riuniscono per due-tre giorni per condividere i loro interessi o preoccupazioni, discutere alcune idee e stringere rapporti di collaborazione.
Perché organizzare una fiera dei progetti?
Organizzare una fiera dei progetti è un ottimo modo per incontrare Rotariani da ogni parte del mondo, promuovere le attività di servizio di club e distretti e ristabilire i contatti con i partner internazionali. Invitare i Rotariani a vedere le mostre permette di intrattenere discussioni in persona che possono portare ad amicizie che durano una vita ed accrescere la possibilità che i progetti ottengano il sostegno.
Come organizzare una fiera?
La pianificazione di una fiera dei progetti richiede un notevole impegno da parte degli organizzatori. Assicuratevi di avere abbastanza tempo per coordinare un evento di successo divertente per tutti.
Pianificazione di una fiera
- Creare un comitato organizzatore composto da Rotariani provenienti dai club del Paese ospitante. Il comitato deve essere permanente e lavorare indipendentemente da altre attività di club e distretto.
- Programmare la fiera in una data conveniente, tenendo conto di festività ed eventi e osservanze ufficiali del Rotary.
- Lasciare abbastanza tempo tra l'invito e l'evento della fiera in modo da permettere ai partecipanti internazionali di fare i loro piani di viaggio.
Sviluppo di un programma
- Creare un programma caratterizzato dalla semplicità, che preveda abbastanza tempo per permettere ai Rotariani di incontrarsi e discutere i loro progetti.
- Adottare la lingua dei partecipanti alla fiera.
- Concedere tempo e spazio sufficienti per consentire ai club di mettere in mostra i loro progetti e incontrare potenziali partner.
- Pianificare una sessione generale all'inizio di ogni giorno che offra una panoramica dell'ordine del giorno ed un'opportunità per fare gli annunci. Potreste inoltre includere un relatore di spicco.
- Organizzare tavole rotonde in cui i partecipanti possono condividere le loro esperienze coi progetti. Gli argomenti possono includere acqua e strutture igienico-sanitarie, microcredito, domande per sovvenzioni della Fondazione Rotary, o valutazione dei progetti.
- Organizzare visite locali per consentire ai partecipanti di vedere i progetti in prima persona.
- Programmare attività di affiatamento pomeridiane e serali quali banchetti, manifestazioni culturali, eventi di ospitalità e cene. Lasciate almeno una serata libera per consentire ai partecipanti di esplorare il posto da soli.
- Offrire tour opzionali a cui i partecipanti possono partecipare dopo la fiera. Se possibile, cercate di organizzare l'accompagnamento dei Rotariani durante le escursioni.
Perché partecipare ad una fiera dei progetti?
Se il vostro club è interessato a sostenere un'iniziativa di azione di pubblico interesse mondiale (APIM/WCS), la fiera è un ottimo posto per conoscere i progetti e incominciare a creare nuovi rapporti. Voi avrete la possibilità di fare visita ai Rotariani che metteranno in mostra i loro progetti.
Prima della fiera
- Consultare il proprio club prima di partire per determinare le risorse a disposizione per il sostegno di un progetto APIM/WCS.
- Studiare la cultura, storia e problematiche umanitarie del Paese ospitante. Prendere in considerazione eventuali ostacoli di natura linguistica.
- Preparare una lista di domande da fare ai Rotariani durante la visita ai loro stand per determinare se il loro progetto è il migliore abbinamento per il proprio club. Il club ha lavorato in passato con un partner internazionale? Il progetto ha bisogno di beni donati? Quali sono le leggi e i regolamenti del Paese ospitante per quanto riguarda le donazioni in natura? Il club ha lavorato in passato ad un progetto finanziato con una sovvenzione della Fondazione Rotary? In caso affermativo, descrivete la vostra esperienza e indicate se altri partner saranno coinvolti, quali un club Interact o Rotaract oppure un Gruppo rotariano comunitario.
Alla fiera dei progetti
- Parlare con i Rotariani per conoscere meglio il loro Paese, comunità e progetti d'azione. Se possibile, organizzate una visita alle sedi del progetto durante la fiera o subito dopo. Se il vostro club è interessato a partecipare ad un'attività di maggiori proporzioni ma non ha mai collaborato in passato col club in questione, considerate un progetto di minori dimensioni da svolgere insieme e, una volta implementato con successo tale progetto, i vostri club possono passare ad un progetto più grande.
- Evitate di accettare subito l'impegno di sostegno. Potreste essere particolarmente presi dall'entusiasmo per un progetto, ma ricordate che dovrete presentare la proposta di impegno al vostro club prima di poter procedere.
Per maggiori informazioni, inviate un'e-mail allo staff del RI.