Seminari web (webinar)
I webinar (seminari web) consentono agli utenti in sedi diverse di riunirsi usando l'Internet. I webinar fanno risparmiare tempo e risorse. Gli istruttori possono usarli per presentare nuove informazioni, per fare indagini tra i partecipanti e per modificare documenti in tempo reale. I partecipanti possono fare domande, scambiarsi idee e chiacchierare.
I webinar vanno da riunioni di piccole dimensioni, altamente interattive a presentazioni su gande scala con molti partecipanti.
Quando usare un webinar
Per usare efficacemente un webinar per formare i partecipanti, considerare le seguenti domande:
- Dovete avere un faccia a faccia con i partecipanti?
- I partecipanti sono disponibili a viaggiare?
- I partecipanti sono interessati ad un webinar?
- L'assistenza visuale e le funzioni interattive del seminario web migliorano il contenuto della formazione?
- Tutti i partecipanti hanno gli strumenti necessari (computer, telefono o altoparlante/microfono e un collegamento Internet affidabile)?
- Dovrete pianificare diverse sessioni per accomodare le zone con vari fusi orari?
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Preparazione
Anche se conoscete bene il materiale, più fate pratica, più sarete a vostro agio nel condurre l'evento di formazione. Consigliamo sempre di anticipare le sfide che potrebbero presentarsi durante il seminario web. Tenete presente i seguenti consigli:
- Assicurarsi di definire chiaramente gli obiettivi del seminario web.
- Concedere tempo sufficiente per pianificare e fare delle prove.
- Conoscere approfonditamente il materiale e presentare in modo naturale. Evitare di leggere parola per parola.
- Far pratica ad alta voce nelle stesse condizioni dell'evento di formazione. Ottenere il feedback per migliorare la presentazione.
- Selezionare una sede silenziosa e priva di distrazioni. Il rumore eccessivo potrebbe distrarre i partecipanti.
- Promuovere l'evento in vari modi (e-mail, reti sociali e pubblicità).
- Determinare se inviare ai partecipanti le copie del supporto visivo o i punti da discutere prima dell'attività di formazione.
- Programmare discussioni con moderatore se il pubblico è abbastanza ridotto, in modo da tenere interessanti i partecipanti.
- Preparare un sondaggio per la fine del seminario web.
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Pubblico
Conducendo una valutazione dei bisogni con molto anticipo, potrete avere un'idea della conoscenza ed esperienza dei partecipanti, e sarete in grado di personalizzare il contenuto del seminario.
- Inviare inviti almeno un mese prima ed un promemoria una settimana prima del seminario web. Includere le istruzioni per il login.
- Suddividere il contenuto in segmenti, offrendo opportunità di interazione ogni 5-10 minuti, consentendo ai partecipanti di rimanere concentrati ed interessati.
- Variare le opportunità di interazione offrendo discussioni di gruppo, sondaggi, e periodi di domanda e risposta.
- Chiarire le direttive e l'etichetta dell'interazione online (ad esempio, non scrivere tutto in stampatello, fare attenzione al prossimo, e mettere in pausa il telefono su "muto" quando non si sta parlando).
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Supporto audio-visivo
Il materiale di supporto audio-visivo va mantenuto semplice e professionale. Ci sono vari tipi di software per webinar che consentono di importare presentazioni su PowerPoint da usare per il seminario, consentendo ai partecipanti di vedere il desktop del vostro computer.
Usare i seguenti consigli per massimizzare il supporto audio-visivo durante un webinar:
- Sviluppare prima il copione audio, quindi creare il supporto visivo per il copione.
- Fornire foto o video dal vivo dei relatori.
- Fornire supporto visivo ai partecipanti prima e/o dopo il webinar come riferimento.
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Presentazione
Presentare con un webinar è come fare una presentazione in persona. L'importante è stabilire un rapporto positivo con i partecipanti e creare un ambiente invitante. Considerare i seguenti consigli:
- Provare ad usare l'applicazione per il webinar mentre parlate. Prentete familiarità con entrambe le parti del seminario.
- In caso di condivisione del desktop, chiudere tutti i programmi che non non sono in uso.
- Incoraggiare i partecipanti ad usare il pulsante muto per minimizzare i rumori di sottofondo.
- Conoscere le informazioni demografiche sui partecipanti, e preparare un evento su misura.
- Determinare se sarà necessaria assistenza linguistica.
Ulteriori suggerimenti per la presentazione.
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Valutazione e Rapporto
Attraverso la valutazione, gli istruttori riescono a scoprire come migliorare il contenuto della formazione e le proprie conoscenze. Sviluppare un questionario online o condurre un gruppo di studio per seminari web per ottenere il feedback. Includere domande:
- Sull'esperienza del seminario web, inclusa la facilità di partecipazione, la parte audio, il livello di interazione e la durata
- Sul valore del contenuto e quanto questo abbia consentito di raggiungere gli obiettivi di formazione
- Sui suggerimenti per argomenti e relatori futuri
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