Pilota Visione Futura della Fondazione Rotary
Pianificazione per il processo di qualificazione online
D opo aver partecipato al corso di formazione sulla fase pilota della Visione futura a San Diego, il distretto deve completare il processo di qualificazione online per ottenere lo status di qualificazione.
L'accesso al processo di qualificazione online non sarà disponibile prima del corso di formazione di gennaio 2010. Questa pagina fornirà ai distretti le informazioni sui requisiti durante il processo in modo che i distretti possano iniziare a pianificare in anticipo. Per completare il processo di qualificazione online e ottenere lo status di qualificazione, il distretto deve presentare le sue informazioni per la qualificazione online tramite l' Area soci . Questo è lo stesso sito usato dai distretti per inviare le loro domande per partecipare alla fase pilota.
Come parte del loro processo di pianificazione strategica, i dirigenti del distretto dovrebbero identificare chi -- insieme al governatore distrettuale, governatore eletto e presidente della commissione distrettuale della Fondazione Rotary (DRFC) -- aiuteranno a gestire la qualificazione del distretto. Oltre alla selezione di una sottommmissione distrettuale per le sovvenzioni della Fondazione Rotary, si sceglieranno i firmatari per il conto bancario distrettuale per i fondi delle sovvenzioni e si selezionerà una commissione di revisione o un'entità per eseguire una valutazione finanziaria indipendente. È importante che il distretto identifichi questi individui prima di dare inizio al processo di qualificazione online. Se un distretto ha rispettato i requisiti di qualificazione, il processo online sarà semplice e veloce.
Il processo online contiene quattro parti che devono essere completate dai governatori distrettuali 2009-10 e 2010-11 e dal presidente DRFC 2010-11. Il processo di qualificazione online può essere iniziato da uno di questi dirigenti; tuttavia, tutti e tre devono fare il login individuale e inviare le informazioni prima che il distretto possa diventare qualificato. Non appena uno dei dirigenti ha dato inizio a questo processo, lo status di qualificazione del distretto che compare nell'Area soci mostrerà “in pendenza.”
Le seguenti parti aiuteranno a chiarire esattamente quali informazioni sono necessarie per la qualificazione online:
Parte 1: Memorandum d'intesa (MOU)
Parte 2: Modulo per i pagamenti
Parte 3: Valutazione finanziaria annuale
Parte 4: Autorizzazione e accettazione
Parte 1: Memorandum d'intesa (MOU)
In questa parte il distretto deve leggere e accettare il MOU , che è il documento legale che delinea i termini della qualificazione e i provvedimenti che il distretto deve implementare per mantenere lo status di qualificazione e per garantire l'appropriata gestione finanziaria dei fondi delle sovvenzioni.
Per completare questa parte, ciascun dirigente deve
1. effettuare il login all'
Area soci e leggere il MOU
2. cliccare sull'apposito pulsante per accettare i termini del MOU
Da ricordare
- Non è necessario implementare tutti i requisiti del MOU prima di effettuare la domanda per la qualificazione; tuttavia, è necessario capire che cosa implica ciascuna area per assicurarsi che il distretto sarà capace di implementare appropriatamente i controlli durante la fase pilota.
- Ci si aspetta che i dirigenti del distretto facciano riferimento al MOU per la gestione delle sovvenzioni e durante la qualificazione dei loro club membri.
- La Guida per implementare il Memorandum d'intesa presenta le direttive per implementare tutte le misure finanziarie e di buona amministrazione insieme ad una lista di azioni da intraprendere
Parte 2: Modulo per i pagamenti
Questa parte richiede al distretto di inviare i dati relativi al beneficiario per il conto bancario del distretto aperto con il solo fine di gestire i fondi delle sovvenzioni della Fondazione Rotary. Questi dati sono richiesti durante il processo di qualificazione online per assicurare l'appropriata superviaione dei fondi e per snellire il processo di pagamento delle future sovvenzioni sponsorizzate dal distretto. I dettagli esatti sui requisiti del conto si trovano alla sezione 3 del MOU .
Per completare questa parte
1. Il governatore distrettuale, il governatore eletto e il presidente DRFC devono effettuare il login nell' Area soci e designare due Rotariani come firmatari del conto.
2. Ciascun firmatario deve poi fare il nell'Area soci e
- immettere i dati del conto bancario del distretto.
- certificare che i dati del conto bancario immessi siano corretti e accettare le loro responsabilità di firmatari.
Da ricordare
- Entrambi i firmatari devono essere Rotariani attivi che fanno parte del distretto e occorrono entrambe le loro firme sugli assegni e sulle cedole per il prelevamento.
- Il conto bancario deve essere a basso interesse o non fruttifero.
- I fondi non possono essere depositati in conti d'investmento inclusi, ma non solo, fondi comuni d'investimento, certificati di deposito, buoni e titoli azionari.
- Il conto bancario presentato durante la qualificazione sarà il conto che la Fondazione userà per il versamento delle sovvenzioni. Il distretto dovrebbe usare questo conto anche per gestire le sovvenzioni globali sponsorizzate dal distretto.
Parte 3: Informazioni sulla valutazione finanziaria annuale
Questa parte richiede al distretto di fornire le informazioni sulla sua scelta di sistema di verifica finanziaria in modo da permettere la revisione annuale del piano di gestione finanziaria del distretto e la sua implementazione. I dettagli di tale paino e i requisiti della valutazione finanziaria annuale si trovano alla sezione 4 del MOU .
Per completare questa parte
Il governatore distrettuale, il governatore eletto e il presidente DRFC devono effettuare il login nell' Area soci e selezionare il sistema di verifica che il distretto intende usare.
- Commissione di revisione: Identificare tre Rotariani del distretto che faranno parte della commissione
- Valutazione finanziaria indipendente: Identificare il nome e il recapito dell'azienda o commercialista da assumere per effettuare la revisione contabile.
La commissione di revisione distrettuale della Fondazione Rotary deve
- essere composta da rappresentanti esperti in materia finanziaria provenienti da tre diversi club i quali sianoRotariani attivi e di buona reputazione
- essere nominata dal governatore eletto e approvata dal distretto in occasione del congresso distrettuale
- ricoprire l'incarico triennale durante la fase pilota
- avere almeno un socio con esperienza professionale di contabilità e revisione contabile
- non includere membri di una commissione per i progetti delle sovvenzioni o di una sottocommissione distrettuale per le sovvenzion della Fondazione Rotary; il presidente DRFC; il governatore eletto, il past governatore distrettuale uscente o il governatore distrettuale; qualsiasi membro della commissione distrettuale per l'allocazione di fondi, se esiste; i Rotariani che sono o pensano di far parte della lista di contatti per i progetti delle sovvenzioni; i membri di una commissione per le sovvenzioni; o un beneficiario dei fondi durante il periodo dell'incarico della commissione di revisione
- essere privo di conflitti d'interesse
Una valutazione finanziaria indipendente deve
- essere eseguita da una persona indipendente ed esperta in materia finanziaria o da un'entità che non ha collegamenti diretti con i fondi sotto esame
Parte 4: Autorizzazione e accettazione
Questa parte richiede che governatore distrettuale, il governatore eletto e il presidente DRFC diano la loro autorizzazione e accettino le informazioni inviate. I dirigenti devono rivedere attentamente tutte le informazioni presentate per evitare errori. Qualsiasi futura modifica del conto bancario, dei firmatari o delle informazioni sulla valutazione finanziaria annuale richiederà una nuova autorizzazione da parte di tutti e tre i dirigenti.
Per completare questa parte
1. Le parti 1, 2 e 3 del processo di qualificazione online devono essere già completate.
2. Il governatore distrettuale, il governatore eletto e il presidente DRFC devono verificare che tutte le informazioni fornite siano complete e corrette.
3. Il governatore distrettuale, il governatore eletto e il presidente DRFC devono autorizzare e accettare i termini della qualificazione cliccando sul pulsante di certificazione che si trova accanto al loro nome.
Prima di presentare le informazioni sulla qualificazione
- Leggere e accettare il MOU.
- Verificare che siano stati immessi tutti i dati per il conto bancario.
- Verificare che i nomi dei firmatari del conto bancario siano corretti.
- Verificare che la commissione di revisione o le informazioni della valutazione finanziaria indipendente siano corretti.
Una volta che tutti e tre i dirigenti abbiano completato questa parte, le informazioni sulla qualificazione del distretto saranno inviate allo staff della Fondazione per essere revisionate e lo status di qualificazione nell' Area soci cambierà da “in pendenza” a “sotto revisione”.
Dopo l'invio delle informazioni sulla qualificazione alla Fondazione
Una volta che tutti e tre i dirigenti abbiano completato la parte 4 ed abbiano invaito le informazioni online, la Fondazione effettuerà la revisione delle informazioni inviate e concederà lo status di qualificazione se queste sono complete e accettabili. L'invio delle informazioni non si traduce in una qualificazione automatica; tuttavia, lo staff collaborerà con i distretti per affrontare tempestivamente qualsiasi problema che potrebbe ritardare l'ottenimento della qualificazione.
Una volta ottenuta la qualificazione, lo status del distretto nell' Area soci cambierà da “sotto revisione” a “qualificato”. A questo punto il distretto è idoneo per fare al domanda per le sovvenzioni distrettuali e globali della Fondazione Rotary a partire dall'aprile 2010. Inoltre, il distretto è responsabile per la conservazione dello status di qualificazione attraverso l'attuazione del MOU. La Guida per implementare il MOU delinea le fasi che il distretto deve passare per conservare la qualificazione.
Infine, una volta qualificato, il distretto è responsabile per la definizione di un processo di qualificazione per i club che fanno parte del suo territorio che desiderano partecipare al nuovo modello di sovvenzioni. La sottocommissione distrettuale delle sovvenzioni ha il compito di sovrintendere al processo di qualificazione dei club membri. La Fondazione fornirà le risorse per aiutare i distretti a sviluppare tale processo di qualificazione per i club.
Ulteriori risorse saranno disponibili prima dell'Assemblea Internazionale 2010.