Gestion et rapports
Les administrateurs de la Fondation sont conscients que les fonds reçus des Rotariens du monde entier sont des contributions volontaires résultant de leur travail et de leur soutien. Les administrateurs, en tant que garants de ces fonds, mettent donc l'accent sur l'importance d'une bonne gestion financière dans le cadre de toute activité associée à l'un des programmes de la Fondation, et notamment, dans le cadre des subventions, sur la préparation et la remise de rapports complets.
Rapports
Les administrateurs demandent qu’un rapport soit soumis à la Fondation tous les douze mois, durant la subvention et dans les deux mois suivant la conclusion de l’action. Le rapport devra être rédigé sur le formulaire de la Fondation spécifique au type de subvention. Télécharger le formulaire de rapport.
Les subventions de contrepartie, de district simplifiée, 3-H et pour Volontaires ne seront pas en règle en matière d'envoi de rapport si :
- le dernier rapport a été accepté ou le dernier paiement a eu lieu il y a plus de douze mois.
- le dernier rapport soumis était incomplet
Les clubs et districts qui ne soumettent pas leurs rapports en temps et en heure peuvent être déclarés inéligibles pour toute future subvention. Si aucun rapport n'est reçu et accepté par la Fondation dans les 15 mois suivant le déblocage de fonds ou depuis qu'un rapport intermédiaire acceptable n'ait été soumis et accepté, les clubs et districts parrains recevront une série de lettres d'avertissement pour les alerter des mesures qui seront prises à leur égard si la situation n'est pas corrigée.
Les administrateurs de la Fondation, souhaitant s'assurer que les fonds de subvention font l'objet d'une gestion rigoureuse, ont établi les mesures suivantes :
- le nom des parrains de toute subvention pour laquelle 21 mois se sont écoulés depuis le déblocage des fonds ou depuis qu'un rapport acceptable a été soumis, apparaitra sur la liste des clubs en retard dans l'envoi de rapports publiée sur le site du Rotary
- les parrains de toute subvention pour laquelle 30 mois se sont écoulés depuis le déblocage des fonds ou depuis qu'un rapport acceptable a été soumis pourront, sur décision des administrateurs du R.I., être radiés.
Le personnel de la Fondation travaille en étroite collaboration avec les parrains des subventions dont les rapports sont significativement en retard pour les aider à régulariser la situation. Cependant, il est essentiel que les parrains répondent immédiatement aux lettres d'avertissement et travaillent avec leurs partenaires pour soumettre un rapport complet à la Fondation.
Liste des clubs en retard dans l’envoi de rapports
Tout club qui n’a pas soumis de rapport dans les 21 derniers mois est donc considéré comme un partenaire peu fiable et inclus dans la Liste des clubs en retard dans l’envoi de rapports.
Cette liste est mise à jour tous les trimestres. Pour ne plus y figurer, un club doit soumettre des rapports acceptables (intermédiaire ou final) pour toute subvention en retard. Les dirigeants de club et de district peuvent contacter le personnel des subventions humanitaires ou le Centre d'appel de la Fondation pour obtenir une liste des subventions pour lesquelles un rapport est dû. Sur réception et étude des rapports par la Fondation, le club est rayé de la liste lors de la mise à jour à suivante.
Analyse mondiale des rapports
Cette initiative, lancée en avril 2006, vise à accroître le nombre de rapports soumis par les clubs et les districts pour atteindre un taux de conformité minimum de 70 %. L'analyse mondiale est effectuée deux fois par an pour mesurer le taux de rapports envoyés par les clubs et districts dans le cadre des subventions humanitaires. Tout district obtenant moins de 70 % lors de deux analyses consécutives peut être suspendu de toute participation aux programmes humanitaires. Les analyses semestrielles sont compilées environ un mois avant les réunions des administrateurs de la Fondation d'avril et d'octobre.
Analyse mondiale des rapports d'avril 2009
L'analyse semestrielle d’avril 2009 a révélé que 174 districts avaient atteint un taux de conformité de 100 %. La Fondation Rotary félicite et encourage ces districts à poursuivre leurs efforts. Consulter la liste des districts en conformité.
L'analyse semestrielle a également révélé que huit districts n’avaient pas atteint 70 % de conformité au cours des deux dernières analyses semestrielles et avait plus d'une subvention qui n'était pas en règle au cours de chaque analyse. Les administrateurs ont donc décidé de suspendre ces districts de toute participation aux programmes humanitaires à compter du 15 mai 2009. Les suspensions resteront en vigueur jusqu’à ce que le taux général de conformité du district concerné soit d’au moins 90 % et, pour les subventions parrainées par le district, de 100 %. Consulter la liste des districts suspendus
Pour plus d'information sur l'analyse mondiale des rapports, consulter Réponses à vos questions.