Former des Rotariens
L es Rotariens participent à une formation pour apprendre les responsabilités inhérentes à leurs nouvelles fonctions ou approfondir un sujet particulier, le tout dans un esprit convivial. Pour que cette expérience soit bénéfique, il est important de connaître les caractéristiques d’une formation destinée aux adultes. Les sujets suivants aideront les modérateurs à animer leurs séances.
La formation des adultes
Pour créer une séance de formation adaptée et efficace, il est indispensable de comprendre ce qui caractérise l’apprenant adulte :
- Réaliste. Il désire acquérir des connaissances qu’il utilisera immédiatement.
- Esprit pratique. Il apprend grâce à la pratique.
- Expérience. Il est plus à même de juger de l’efficacité des méthodes proposées.
- Unique. Il n’a pas la même expérience et les mêmes intérêts que les autres participants.
- Emploi du temps chargé. Il a besoin de comprendre les avantages de la formation.
Optimiser l’apprentissage. Ces conseils vous permettront d’augmenter la rétention d’information :
- Captiver l’auditoire. Les adultes désirent recevoir des informations qui les intéressent.
- Reformuler. Cette technique augmente la rétention de l’information à long terme.
- Prendre des exemples concrets. Montrer aux participants qu’ils peuvent utiliser leurs connaissances dans la vie de tous les jours.
- Varier les activités pour mettre en pratique ce qu’ils ont appris et les faire travailler en groupe. Des activités interactives permettront d’insister sur les concepts clés.
- Utiliser l’espace. Encouragez les participants à se lever et se déplacer dans la salle. Cela aura pour effet de les stimuler.
Meilleures pratiques. L’apprentissage repose sur la perception qu'ont les participants de la compétence, de la crédibilité et de l'enthousiasme du modérateur. Il est donc essentiel de créer un climat propice.
- Accueillir les participants à la porte . Être souriant et les regarder dans les yeux.
- Fournir des instructions avant le début de la séance sur la prise de parole et l’utilisation des téléphones portables.
- Dire aux participants qu’ils peuvent choisir ne pas participer à une activité.
- Récapituler les points clés avant de passer au sujet suivant.
- Bien maîtriser son sujet. Ne pas trop lire ses notes.
- Utiliser une pendule pour ne par regarder sa montre trop souvent.
À éviter
- Usage excessif d’interjections telles que heu ou hum, donc, voilà. Cela peut distraire les participants et réduire votre autorité.
- Gestes excessifs. L’utilisation de gestes pour souligner des points de discussion peut être efficace, mais trop de gestes peuvent distraire les participants. Evitez de vous appuyer au mur ou au pupitre, de réajuster trop souvent vos lunettes, de toucher sans cesse vos bijoux ou vos cheveux, ou de jouer avec votre stylo.
- Fautes d’orthographes sur les documents ou les diapositives. Elles réduiront considérablement votre crédibilité.
- Débit de parole trop rapide. La prise de notes sera plus difficile tout particulièrement pour ceux qui parlent une langue différente de la personne qui s’exprime.
- Tourner le dos aux participants. Montrez les éléments d’une aide visuelle en vous tournant à 45 degrés.
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Facilitation
Dans le cadre de discussions encadrées, les participants devront répondre à des questions qui font appel à leurs connaissances et leur expérience. Le modérateur doit rester flexible, ouvert à la discussion, et poser des questions pour contrôler le contenu et le rythme de la séance.
Rôle du modérateur. Il est neutre. Il guide et supervise la discussion. Un bon modérateur :
- Encourage la participation et s’assure que tous les opinions sont respectées.
- Maintient le groupe concentré et à l'heure
- Doit pouvoir considérer tous les points de vue
- Neutralise les comportements négatifs
- Projette une image positive
- Sait poser les bonnes questions pour faire ressortir les points critiques
Poser des questions. Les questions ouvertes appellent une réponse autre que « oui » ou « non ». Elles permettent d’encourager la participation. Les questions fermées seront utilisées pour clarifier un point ou vérifier le niveau de compréhension des participants.
Les techniques suivantes pourront être utilisées :
- Inscrire les questions sur le paperboard ou sur une diapositive.
- Redirigez une question d’un participant vers le reste du groupe. (Ex. C’est une bonne question. Quelqu’un a-t-il la réponse ?).
- Demander à la personne venant de poser une question d'y répondre. Puis demander au reste du groupe de commenter.
À certaines occasions, vous allez devoir répondre vous-même aux questions pour gagner du temps ou éviter la dissémination de mauvaises informations.
Diriger la discussion. Les affirmations et les questions suivantes peuvent être utilisées pour recentrer une discussion, augmenter la participation ou contrôler le rythme de la séance.
- Pour encourager les participants à faire part de leurs expériences : « Quelqu’un peut-il nous dire si cette stratégie à déjà fonctionné ? »
- Pour soulever un nouveau point : « En se basant sur votre expérience, quels aspects de ce problème nécessitent une discussion approfondie ? » ou bien « Avant de continuer, couvrons d’autre aspects de ce sujet ».
- Si des participants émettent des opinions différentes : « Puisque nous ne sommes pas en mesure de nous mettre d’accord, avançons au point suivant. » ou bien « Une discussion ultérieure sur ce sujet serait peut-être utile. »
- Pour ne pas interrompre une discussion : « Nous en parlerons à la fin » ou bien « Nous couvrirons ce sujet plus tard. Bon, on continue. »
- Pour clore une discussion « Puis-je avoir deux ou trois commentaires avant que nous finissions ? » ou « Puisque la séance doit s’achever dans cinq minutes, quelqu’un a-t-il un dernier commentaire à faire ? »
Les guides de l’instructeur du R.I. fournissent des exemples de questions qui encourageront la participation.
Les participants difficiles. Impliquer les participants difficiles à la discussion est souvent une bonne manière de résoudre le problème (qui dans la plupart des cas n’est pas intentionnel). Les méthodes suivantes pourront vous être utilisées pour neutraliser un comportement gênant tout en traitant la personne visée avec respect.
- Le participant qui monopolise la discussion. Dites-lui que ses commentaires ont de la valeur, mais que vous aimeriez entendre ceux des autres participants.
- Le participant silencieux. Certains participants peuvent être timides. Si vous remarquez qu’ils prennent des notes et vous regardent, il est préférable de les laisser tranquilles ou de passer à une activité en petits groupes qui les mettra plus à l’aise.
- Le participant qui répond hors-sujet. Si des participants ont mal compris le sujet ou ne prêtent pas assez attention, dites : « Je ne vois pas le lien avec notre discussion. Pouvez-vous élaborer ? »
- Le participant qui remet en question les compétences du modérateur Quelquefois, des participants sont des experts sur le sujet et souhaite être reconnus comme tels. Demandez-leur d’apporter un commentaire ou de vous aider.
Communication non verbale. Les messages non verbaux sont essentiels au processus d’apprentissage et varient selon les cultures.
- Qualités et caractéristiques de la voix. Le ton, les inflexions et le volume de la voix ont un impact. La voix traduira l’enthousiasme, la nervosité et le désengagement.
- Expression faciale. Les expressions du visage de quelqu’un trahissent souvent son désaccord, son incompréhension ou sa volonté de parler.
- Gestes. L’utilisation de gestes pour souligner des points de discussion peut être efficace, mais trop de gestes peuvent distraire les participants. Un hochement de tète pourra indiquer au participant que vous l’écoutez, ou que vous êtes d’accord avec lui.
- Silence. Se tenir debout sans parler devant le groupe est un bon moyen d’indiquer qu’il est temps de commencer. Se taire après avoir posé une question permet aux participants de préparer mentalement une réponse.
- Regard. Avec le regard, l’instructeur peut arriver à contrôler qui parle. Le regard de l’instructeur influence la perception qu’aura de lui l’auditoire.
- Mouvements et utilisation de l’espace. Se rapprocher d’une personne peut être perçu comme un signe d’intérêt. S’éloigner peut vouloir dire que vous désirez entendre au autre participant. Certaines cultures imposent une certaine distance physique entre deux personnes. Soyez attentifs à ne pas mettre mal à l’aise un participant en vous tenant trop prêt de lui.
Gestion du temps. Les Rotariens utilisent leur temps libre pour participer aux formations. Il est donc important que le temps soit géré de manière efficace. Les solutions suivantes pourront vous être utiles :
- Des participants sont en retard. Commencez à l’heure par une discussion ou une activité qui n’est pas essentielle aux objectifs de la séance.
- Des participants n’ont pas bien compris une activité Leur fournir des instructions claires. Si elles sont complexes, mettez-les par écrit et distribuez-les à l’avance.
- Écrire sur le paperboard ou distribuer des documents prend du temps. Les preparer à l’avance. Distribuer les documents au moment de l’inscription ou au début de la séance. Demander à un volontaire de noter les points clés sur le paperboard.
- Après un atelier, les groupes communiquent leurs résultats les uns après les autres à l’ensemble des participants. Leur donner des feuilles du paperboard et des stylos-feutre pour noter leurs points principaux ou demander à chaque groupe de communiquer un seul point qui n’a pas encore été présenté.
- Les participants sont fatigués. Dynamisez-les participants en faisant une activité en petits groupes ou faites une pause rapide.
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Activités interactives
Les instructeurs peuvent choisir d’incorporer des activités interactives afin de conserver l’attention des participants, de leur donner la possibilité de s’exprimer et de mettre en pratique ce qu’ils ont appris.
- « Briser la glace ». Demander aux participants de communiquer au reste du groupe quelque chose en relation avec le sujet de la séance. Cette activité encourage la participation, tout particulièrement dans le cas où les participants ne se connaissent pas.
- Réflexion en binôme. Chacun considère une question, en discute avec son voisin pour développer un plan d'action ou des solutions. Cette méthode permet àde déterminer les besoins de chacun.
- Vote. Les participants indiquent directement sur une liste un ou deux sujets ou questions qui les intéressent ou les préoccupent. Cette méthode permet à chacun de passer en revue individuellement chaque élément.
- Petits groupes. L’instructeur répartit les participants en groupes au hasard ou en fonction des intérêts communs (hobby par exemple) pour discuter d’un sujet spécifique. Cela permettra de faciliter le dialogue et de faire changer de place les participants au cours d'une séance
- Jeux de rôle. Exercice de mise en situation en petits groupes pour démontrer une idée ou une situation spécifique.
- Plan d'action. Les participants revoient ce qu'ils ont appris et comment cela s'applique à eux, puis établissent un plan détaillé d'application.
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