Séminaires de formation en ligne
L es séminaires en ligne ou webinaires permettent à des personnes d'origines géographiques différentes de se former en utilisant Internet. Leur coût est faible et ils peuvent servir à communiquer des nouvelles informations, sonder les participants et corriger des documents en temps réel. Les participants peuvent poser des questions et s’échanger leurs impressions.
Les webinaires sont tout aussi adaptés à de petites réunions interactives qu’à des présentations plus formelles s’adressant à un large auditoire
Quand utiliser un webinaire ?
Posez-vous les questions suivantes :
- Dois-je être physiquement présent pour la formation ?
- Les participants souhaitent-ils ou pourront-ils se rendre à la formation ?
- Vont-ils accepter de participer à un webinaire ?
- Les aides visuelles et les outils interactifs proposés par un webinaire améliorent-ils le contenu de la formation ?
- Les participants possèdent-ils l’équipement adéquat (ordinateur, téléphone, haut-parleurs, microphone et une connexion Internet fiable) ?
- Dois-je prévoir plusieurs sessions en fonction des fuseaux horaires ?
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Préparation
Même si vous maîtrisez bien la technologie, un entrainement en profondeur vous permettra d’être en confiance durant la formation. Dans votre préparation, prenez en considération les points suivants :
- Avoir des objectifs clairement identifiés.
- Allouer du temps à la planification et à des simulations.
- Bien maîtriser le sujet et parler naturellement. Éviter de faire du mot à mot ou de lire un texte.
- S’entrainer à voix haute dans des conditions proche de la réalité. Recueillir les suggestions d’autres personnes.
- Choisir un lieu calme. Les bruits de fonds pourraient distraire les participants.
- Promouvoir le webinaire en utilisant différents axes de communication : email, sites de réseaux sociaux, etc.
- Déterminer si les aides visuelles et les points principaux vont être envoyés à l’avance aux participants.
- Planifier une discussion encadrée si les participants ne sont pas trop nombreux afin de les faire participer.
- Préparer un questionnaire d’évaluation qui devra être rempli à la fin de la formation.
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Auditoire
Une évaluation des besoins réalisée suffisamment à l’avance vous permettra de déterminer les connaissances et l’expérience des participants, et d’adapter le contenu de la formation, le cas échéant.
- Envoyer les invitations au moins un mois à l’avance et un rappel une semaine avant le webinaire. Joindre les instructions pour se connecter à la conférence.
- Diviser le contenu en plusieurs parties séparées par une activité interactive toutes les 5 à 10 minutes. Cela aidera les participants à rester attentifs et encouragera la participation.
- Varier les possibilités d’interaction : groupes de discussion, sondages et séance Questions-Réponses.
- Clarifier les lignes de conduites comme par exemple ne pas écrire en lettre capitales, rester courtois avec les autres participants, et mettre son téléphone en mode silencieux quand on ne prend pas la parole.
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Aides visuelles
Elles doivent être simples et avoir une apparence professionnelle. De nombreux logiciels de conférence en ligne vous permettent d’incorporer des présentations PowerPoint qui apparaîtront sur les écrans des participants.
Quelques conseils :
- Élaborer d’abord le contenu audio. Les aides visuelles viendront en complément.
- Inclure des photos ou une vidéo en direct des intervenants.
- Fournir aux participants des aides visuelles avant et/ou après le webinaire.
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Présentation
Un webinaire est par certains aspects bien similaire à une formation traditionnelle. Il est important d’établir une atmosphère positive et de créer un environnement propice à l’apprentissage. Considérez les points suivants :
- Entrainez-vous à utiliser le logiciel de conférence en ligne tout en vous exprimant
- Fermez tous les programmes que vous n’utiliserez pas.
- Demandez aux participants de mettre leur téléphone en mode silencieux (mute) afin de minimiser les bruits de fond.
- Adaptez le contenu du webinaire en fonction des données démographiques des participants. Déterminer les besoins en termes de traduction et d’interprétation simultanée.
Lire plus de conseils sur la formation
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Évaluation et débriefing
Une évaluation permet aux instructeurs d’identifier les aspects de la formation et leurs connaissances nécessitant une amélioration. Un questionnaire en ligne ou un groupe de réflexion réuni par le biais d’une conférence en ligne pourront vous fournir des suggestions utiles. Le questionnaire devra inclure des questions traitant des sujets suivants :
- Le webinaire en général, la connexion à la conférence, la portion audio, le niveau d’interactivité et la durée.
- La valeur du contenu et l’atteinte des objectifs.
- Des suggestions de sujets à couvrir et d’intervenants.
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