Les réunions de club
L es réunions de club permettent aux Rotariens d'en apprendre plus sur le Rotary, de former de futurs dirigeants et de développer les liens entre membres du club.
Réunions statutaires
Assemblées de club
Réunions de comité
Réunions statutaires
Les réunions statutaires permettent aux Rotariens de se retrouver pour s'informer et s'impliquer dans les activités de leur club, localement ou à l'étranger.
Sous la direction du président du club, la commission Administration est chargée de mettre en place un programme intéressant, informatif, apportant une valeur au fait d'être membre et sensibilisant aux problèmes locaux et dans le monde. Pour cela, il est conseillé de :
- Programmer à l'avance des activités et un emploi du temps pour chaque réunion (modèle d'ordre du jour). Programmer à l'avance des activités et un emploi du temps pour chaque réunion.
- Lier les programmes aux actions et activités du club, aux intérêts des membres et aux problèmes dans votre communauté.
- Confier la responsabilité des programmes aux membres de la commission, à tour de rôle.
-
Célébrer les journées, semaines et mois du calendrier Rotarien.
- Prévoir un programme de remplacement en cas d'annulation (Ex : demander aux membres de parler de leur expérience au Rotary ; regarder un reportage extrait de RVM : le magazine en images , etc.)
Les réunions statutaires sont généralement dirigées par le président du club. Le secrétaire est chargé de la partie logistique :
- Distribuer et collecter les badges nominatifs
- Fournir des badges aux Rotariens de passage et aux invités
- Tenir le registre des présences
- Fournir aux Rotariens de passage un justificatif de présence
- Payer les repas, le cas échéant
- Organiser les visites des intervenants externes
- Préparer les communiqués
- Proposer des sujets de réunion
Assemblées de club
Il s'agit de réunions (4 à 6 par an) auquelles sont conviés tous les membres pour discuter des activités et des programmes du club. Elles permettent aux membres de :
- Réfléchir à des idées d'action et d'activités
- Formuler des objectifs et des plans d'action dans le cadre du plan de leadership du club
- Coordonner les activitées des commissions
- Analyser forces, faiblesses et opportunités offertes au club
- Se former sur le Rotary et ses programmes
Sous la direction du président, la commission Administration est chargée de l'organisation et de l'ordre du jour (utiliser le calendrier et la liste des objectifs suggérés) . Le chargé de formation du club peut être impliqué lors des assemblées consacrées à la réflexion stratégiques ou à la formation continue.
En préparation des assemblées, il est important de recueillir les opinions des membres du club pour connaitre leurs intérêts et inquiétudes. Quelques questions à leur poser :
- Quels changements apporteriez-vous à nos réunions statutaires ?
- Quels facteurs favorisent le plus la fidélisation ?
- Comment notre club peut-il recruter de nouveaux membres ?
- Quelles modifications vous amèneraient à vous impliquer plus dans les actions du club ?
- Pour quelles raisons faites-vous / ne faites-vous pas de dons à la Fondation ?
Réunions du comité
Le club est géré par un comité qui se réunit au moins une fois par mois et qui est généralement composé du président, du vice-président, du président élu (ou du président nommé si son successeur n'a pas été élu), du secrétaire, du trésorier, du président sortant et d'autres administrateurs comme spécifié dans le règlement intérieur du club.
Les réunions sont dirigées par le président avec l'aide du secrétaire. Pour préparer l'année suivante, le président élu peut organiser des réunions du comité entrant. Les réunions respectent généralement l'ordre du jour suivant :
- Ouverture de la séance
- Récapitulatif /approbation des minutes de la réunion précédente
- Examen de questions par le comité
- Progrès du club vers ses objectifs
- Rapports des responsables de commissions
- Examen des propositions de nouveaux membres
- Rapport financier par le trésorier
- Levée de séance