La phase pilote du plan Vision pour l’avenir
Préparation au processus de certification en ligne
A près le séminaire de formation Vision pour l'avenir à San Diego, le district doit finaliser le processus de certification en ligne.
Le processus de certification en ligne ne sera disponible qu'après le séminaire de formation Vision pour l'avenir en janvier 2010. Cette page informera les districts de ce qui leur est demandé afin qu'ils puissent se préparer à l'avance. Pour finaliser le processus et obtenir la certification, les districts devront fournir les informations requises via Accès Membres. Il s'agit des mêmes pages utilisées par les districts pour faire acte de candidature à la phase pilote.
Dans leur réflexion stratégique, les districts doivent décider qui, en compagnie du gouverneur, du gouverneur élu et du responsable Fondation, travaillera à l'obtention de la certification du district. Outre la sélection d'une sous-commission Subventions de la Fondation, il leur faut aussi choisir les signataires du compte réservé aux fonds de subventions et une commission d'audit de la Fondation de district ou une entité indépendante de contrôle financier qui effectuera l'évaluation annuelle du plan de gestion financière. Il est important que ces personnes soient choisies avant de se lancer dans le processus de certification en ligne. Une préparation rigoureuse aux critères de certification assurera un processus en ligne rapide et facile.
Le processus en ligne se compose de quatre parties à remplir par le gouverneur 2009-2010, le gouverneur 2010-2011 et le responsable Fondation 2010-2011. Le processus peut être entamé par un de ces dirigeants (le statut du district dans Accès Membres passera alors à « En attente »), mais les trois doivent s'être connectés individuellement et avoir soumis les informations requises pour que le district puisse obtenir la certification.
Les étapes suivantes vous aideront à comprendre exactement qu'elles sont les informations requises :
1. Protocole d'accord
2. Information sur le destinataire des fonds
3. Évaluation annuelle du plan de gestion financière
4. Autorisation et approbation
1. Protocole d'accord
Le district doit lire et accepter de se conformer au protocole d'accord (M.O.U.) , qui constitue un contrat légal entre les districts et la Fondation et qui décrit les modalités de la certification et les mesures à prendre pour la conserver et assurer une gestion efficace des subventions.
Pour compléter cette partie, chaque dirigeant doit :
1. Se connecter à
Accès Membres et lire le protocole d'accord.
2. Confirmer en ligne qu'ils en acceptent les termes.
Rappel
- Il n'est pas nécessaire d'appliquer toutes les modalités du protocole d'accord avant d'avoir obtenu la certification mais il est utile de comprendre ce qu'elles impliquent afin que le district soit en mesure de mettre en place les contrôles financiers et de gestion des fonds pendant la phase pilote.
- Il sert de document de référence aux dirigeants de district pour la gestion des fonds et la certification de leurs clubs.
- Le Guide d'application du protocole d'accord fournit des conseils de mise en place de ces contrôles ainsi qu'une liste des étapes à suivre.
2. Informations sur le destinataire des fonds
Le district doit fournir les informations du compte bancaire qui sera consacré uniquement aux fonds de subvention de la Fondation afin de permettre d'exercer une bonne gestion financière, de simplifier la comptabilité et des paiements plus rapides. Les détails des caractéristiques exactes du compte bancaire peuvent être consultés en partie 3 du protocole d'accord. .
Pour compléter cette partie :
1. Le gouverneur, le gouverneur élu ou le responsable Fondation doit se connecter à Accès Membres et indiquer les identités et coordonnées des deux Rotariens signataires du compte.
2. Chaque signataire doit ensuite se connecter à Accès membres et :
- Saisir l'intitulé exact du compte.
- Certifier l'exactitude des informations et accepter leurs responsabilités de signataires.
Rappel
- Les deux signataires du compte doivent être des Rotariens du district et en règle. Ils doivent tous les deux signer les chèques et les retraits de fonds.
- Le compte ne doit pas ou très peu être rémunéré.
- Les fonds de subvention ne peuvent être placés sur des comptes spéculatifs tels que des fonds communs de placement, portefeuilles d'obligations ou d'actions, etc.
- Ce compte sera destiné à recevoir les fonds de subventions de districts de la Fondation et servira aussi au district pour la gestion des subventions mondiales parrainées par le district.
3. Évaluation annuelle du plan de gestion financière
Le district doit indiquer la méthode choisie pour l'évaluation annuelle du plan de gestion financière et de sa mise en place. Les détails du plan de gestion financière et des exigences en matière d'évaluation annuelle peuvent être consultés en partie 4 du protocole d'accord.
Pour compléter cette partie :
Le gouverneur, le gouverneur élu ou le responsable Fondation doit se connecter et indiquer la méthode d'évaluation choisie :
- Commission d'audit de la Fondation de district - Indiquer les coordonnées de trois Rotariens du district qui siègeront à la commission.
- Contrôle financier indépendant - Indiquer les coordonnées de l'entité ou de la personne qui réalisera l'évaluation.
Une commission d'audit de la Fondation de district doit :
- Être composée d'au moins trois Rotariens ayant des compétences financières, appartenant à des clubs différents et en règle avec le Rotary International et la Fondation.
- Être nommée par le gouverneur élu et approuvée par les clubs du district à la conférence de district.
- Servir un mandat de trois ans pour couvrir la durée de la phase pilote.
- Comprendre au moins un membre avec une expérience professionnelle en comptabilité ou en audit.
- Ne pas être composée : de membres d’une commission d’une action subventionnée ou de la sous-commission Subventions de district, du responsable Fondation de district, du gouverneur élu, du gouverneur sortant, du gouverneur, de tout membre de la commission Allocation de district (le cas échéant) ou de tout Rotarien qui est ou prévoit de devenir contact d’une action ou récipiendaire d’une subvention durant le mandat de la commission.
- Ne pas avoir de conflit d'intérêt.
Un contrôle financier indépendant doit :
- Être réalisé par un individu ou une entité ayant les compétences financières nécessaires et n'ayant aucun lien avec les fonds concernés.
4. Autorisation et approbation
Les gouverneur, gouverneur élu et responsable Fondation doivent autoriser et approuver les informations fournies. Il est recommandé de bien en vérifier l'exactitude car tout changement ultérieur de l'intitulé du compte, des signataires ou concernant l'évaluation annuelle requiert la signature des trois dirigeants.
Pour compléter cette partie :
1. Les parties 1, 2, et 3 du processus de certification en ligne doivent avoir été auparavant complétées.
2. Les gouverneur, gouverneur élu et responsable Fondation vérifient que toutes les informations demandées ont été fournies et sont exactes.
3. Les gouverneur, gouverneur élu et responsable Fondation autorisent et approuvent les termes de la certification en cliquant sur le bouton à cet effet près de leur nom.
Avant d'envoyer les informations pour la certification
- Lire et approuver le protocole d'accord.
- Vérifier que toutes les informations bancaires aient bien été saisies.
- Vérifier l'exactitude des signataires du compte.
- Vérifier l'exactitude des informations concernant la méthode d'évaluation annuelle du plan de gestion financière choisie.
Une fois ces étapes complétées par les trois dirigeants, les informations de certification du district seront envoyées à la Fondation pour être revues par le personnel et le statut du district dans Accès Membres passera de « En attente » à « En examen ».
Après l'envoi des informations de certification à la Fondation
Si les informations envoyées sont complètes et acceptables, la certification sera accordée au district. En cas de problème avec les informations fournies, le personnel de la Fondation contactera les districts concernés afin de résoudre rapidement les problèmes rencontrés pour permettre au district d'obtenir la certification dans les plus brefs délais.
Une fois la certification obtenue, le statut du district dans Accès Membres passera de « En examen » à « Certifié ». Le district est maintenant éligible pour recevoir en avril 2010 des subventions mondiales et des subventions de district de la Fondation. Il devient aussi ensuite responsable de maintenir son statut de district certifié en mettant en place le protocole d'accord (M.O.U.). Le Guide d'application du protocole d'accord détaille les différentes étapes à suivre par le district pour conserver sa certification.
Enfin, un fois certifié, le district a la responsabilité de certifier ses clubs souhaitant bénéficier de la nouvelle structure de subvention. Avec l'aide des ressources que la Fondation fournira aux districts, la commission Subventions de district est chargée de superviser la mise en place d'un système de certification des clubs.
D'autres ressources seront disponibles avant l'Assemblée internationale 2010.