Compte-rendu des réunions du conseil d'adminstration 2007-2008
Juin 2008
La quatrième et dernière réunion du conseil d'administration 2007-2008 s'est tenue du 6 au 10 juin 2008 à Evanston. La première réunion du conseil d'administration 2008-2009 s'est quant à elle tenue le 19 juin 2008 à Los Angeles. Au cours de ces deux réunions, le conseil d'administration a étudié les rapports de 17 commissions et a pris 103 décisions.
Clubs et districts
Le conseil d'administration a autorisé l'expension du Rotary à Wallis et Futuna (Polynésie française)dont les futurs clubs seront rattachés au district 9920. Le conseil a également demandé à la commission Expansion au Moyen-Orient et dans les pays du bassin méditerranéen de poursuivre ses efforts d'expansion dans le sultanat d'Oman, au Qatar, au Yémen, au Koweït et dans d'autres pays de la région.
En ce qui concerne les élections de district, le conseil d'administration reconnaît que « les districts peuvent avoir adopté un système de rotation des postes parmi les divers composants du district (groupe de clubs, pays/régions, etc.). La candidature d'un Rotarien qui contreviendrait à cet usage ne peut toutefois pas être rejetée. Toute action visant à exclure un candidat ou influencer une élection sur le fondement que cet usage doit être respecté ne sera pas tolérée ».
Le conseil d’administration, en étudiant les procédures de remboursement pour les gouverneurs, a décidé que ceux-ci seraient effectués en devise locale lorsque le R.I. détient de telles devises. Dans le cas contraire, le R.I. choisira une devise qu’il jugera appropriée en termes de coûts.
Les gouverneurs nommés pourront utiliser leur enveloppe budgétaire pour rembourser leurs frais de déplacement dans le cadre de visites de site faites pour déterminer le lieu de la conférence de district, privilège réservé auparavant uniquement aux gouverneurs élus. Dans les six mois précédant leur mandat, les gouverneurs élus pourront soumettre une demande de remboursement pour les achats nécessaires et raisonnables de logiciels à usage rotarien qui sera débitée de l’enveloppe budgétaire du gouverneur.
Le conseil d’administration a approuvé les procédures pour les clubs souhaitant rendre leur charte (Manuel de procédure – 2.010.4).
Le conseil d’administration, après avoir étudié le projet de formation en ligne, en a reconnu la valeur stratégique et a décidé d’augmenter le budget alloué à ce genre d’initiative.
Administration et finances du Rotary
Le conseil d’administration a approuvé la révision des limites territoriales des 34 zones et le redécoupage des zones à sa réunion de janvier 2008 et a nommé une commission chargée de préparer un calendrier de mise en place de la nouvelle structure. Le conseil d'administration a apporté quelques modifications mineures sur les limites de zones et a décidé que les nouvelles zones rentreraient en vigueur au 1er juillet 2009. La nouvelle structure n’affectera pas les colloques de zone, les commissions du R.I. et de la Fondation Rotary 2008-2009 ou toute autre nomination. Cependant, le nouveau découpage sera pris en compte à partir du 1er juillet 2008 pour les commissions de nomination des administrateurs et du président du Rotary. Le conseil d’administration a également adopté un calendrier de rotation des zones pour l'élection des administrateurs du Rotary.
Le conseil d’administration a nommé les conveners et fixé les dates et lieux de réunion des commissions de nomination des administrateurs du R.I. établies en 2007-2008. Celles-ci se réuniront en septembre 2008 pour sélectionner les administrateurs nommés devant être élus à la convention 2009 à Birmingham. Les administrateurs du R.I. sélectionnés seront issus des zones 2007-2008 3, 8B, 10, 12, 16, 26, 31 et 34.
Le conseil d’administration a ajouté la clause suivante aux procédures de voyage des Volontaires du Rotary :
- Afin de profiter de rabais, le RITS doit être contacté dès que la notification officielle est reçue. Cette notification indiquera le centre de coût et le numéro du compte du département du R.I ou de la Fondation Rotary finançant le déplacement qui devront être reportés sur la demande de titre de transport. Les billets pour les déplacements intérieurs doivent être émis au moins 16 jours avant la date de départ et ceux pour les déplacements à l'étranger au moins 24 jours avant cette date.
Pour soutenir l'engagement du Rotary à égaler la subvention de la Fondation Gates de 100 millions de dollars pour éradiquer la polio, le conseil d'administration a decidé que les bénéfices des cartes bancaires co-marqueées seraient versés à cette cause pendant les trois prochaines années fiscales (jusqu'au 30 juin 2011).
Programmes, communications et prix
Le conseil d’administration, après avoir étudié le plan Vision pour l'avenir adopté par les administrateurs de la Fondation à leur réunion d'avril 2008, a approuvé les six domaines prioritaires du plan qui prendront effet le 1er juillet 2010 pour les districts pilotes (sélectionnés ultérieurement) et encourage tous les clubs et districts à monter des actions et activités dans le cadre de ces domaines : la paix et la prévention/résolution des conflits, la prévention et le traitement des maladies, l’eau et l'assainissement, la santé de la mère et de l'enfant, l'alphabétisation et l'éducation de base, le développement économique et le développement des collectivités.
Le conseil d'administration a pris plusieurs décisions pour renforcer son engagement dans le cadre du deuxième domaine d'action prioritaire du R.I., l'action professionnelle. Il encourage les clubs et les districts à informer les Rotariens sur la réelle importance de l’action professionnelle, d'organiser à ce sujet des séminaires au niveau du district, des séminaires de formation pour les responsables au niveau des clubs et du district et des ateliers de formation et d’échange d’information. Le conseil d’administration demande également que les actions réussies soient présentées chaque année aux colloques de zone, à l’Assemblée internationale et à la convention.
Réunion de janvier 2008
Compte-rendu du conseil d’administration du R.I. – Janvier 2008 (EN)
La troisième réunion du conseil d’administration 2007/2008 s’est tenue à Evanston du 22 au 25 janvier 2008. Lors de cette réunion, le conseil d’administration a étudié les rapports de 11 commissions et pris 83 décisions.
Clubs et districts
Considérant que plusieurs districts ont démontré une croissance de l’effectif significative sans toutefois atteindre le nombre minimum de 30 clubs et de 1 000 membres, le conseil d’administration a repoussé au 31 décembre 2008 la date limite du projet de consolidation envisagé pour ces districts. Le conseil d’administration a décidé de consolider 6 districts en 3 districts et a félicité les 20 autres ayant atteint la taille minimale requise.
Le conseil d’administration a repoussé au 15 mai la date limite de réception des rapports des gouverneurs afin de permettre une meilleure évaluation de leur mandat.
Administration et finances du Rotary
Conformément au règlement intérieur du Rotary International qui dispose que le conseil d’administration doit revoir la composition des zones tous les huit ans afin de maintenir une répartition équitable du nombre de Rotariens dans chaque zone, le conseil d’administration a approuvé la révision des limites territoriales des 34 zones et le redécoupage des zones comme mentionné dans l’annexe qui sera publiée sur le site internet du Rotary. Le conseil d’administration a aussi nommé une commission chargée de préparer un calendrier de mise en place de la nouvelle structure.
Reconnaissant le potentiel de l’apprentissage en ligne (e-learning) comme outil de formation pour les Rotariens, le conseil d’administration a demandé au secrétaire général de commencer à incorporer l’apprentissage en ligne dans les futurs processus de travail et de développer une proposition détaillée à ce sujet pour présentation lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.
Le conseil d’administration a élu M. Kjell-Åke Åkesson, administrateur du R.I. pour remplacer M. Raffaele Pallotta d’Acquapendente, administrateur du R.I. en tant que membre de la commission exécutive.
Programmes, communications et prix
Afin de s’assurer que les magazines régionaux servent au mieux les Rotariens, le conseil d’administration a demandé au secrétaire général de faire réaliser en 2008/2009 une enquête auprès des lecteurs de tous les magazines régionaux. L’abonnement à The Rotarian passera de 12 USD à 24 USD à partir du numéro de juillet 2008.
Le conseil d’administration a approuvé la création de l’Amicale d’action des Rotariens luttant contre la faim et de la malnutrition. Les clubs et les districts sont encouragés à monter des actions de microcrédits par l’intermédiaire de la Fondation et de l’Amicale d’action Microcrédits.
Le conseil d’administration a dissous 5 amicales professionnelles ou de loisirs et demandé à 27 autres de présenter des rapports et/ou de montrer une amélioration dans leur fonctionnement avant le 1er avril 2008 pour ne pas s’exposer à une dissolution.
En raison du fort succès remporté par les subventions Relations publiques, le conseil d’administration a approuvé la poursuite de ce programme en 2008/2009, programme qui distribuera 2 millions de dollars pour la conduite d’actions de relations publiques locales.
Réunions internationales
Le conseil d’administration a provisoirement choisi Séoul (Corée du Sud) pour accueillir la convention 2016 et a réaffirmé que la convention 2015 devait se tenir en Amérique latine ou dans l’ouest des États-Unis.
Réunion de novembre 2007
Compte-rendu du conseil d’administration du R.I. – Novembre 2007 (EN)
La deuxième réunion du conseil d'administration 2007/2008 du Rotary International s'est tenue du 29 octobre au 2 novembre 2007 à Evanston. Lors de cette réunion, les administrateurs ont étudié les rapports de 17 commissions et pris 112 décisions.
Clubs et districts
Le Conseil de législation 2007 avait transmis des résolutions au conseil d'administration pour étude dont le plupart avaient reçu une réponse lors de la réunion de juin 2007. Les administrateurs avaient alors reporté l'étude de plusieurs d'entre elles afin de se donner le temps de les étudier en profondeur. En réponse, le conseil d'administration a :
- Réaffirmé sa politique concernant de nouvelles actions globales en déclarant que "tant que PolioPlus n'aura pas été mené à bien, aucun autre programme ne sera considéré".
- Reconnu la capacité de l'organisation à s'engager dans des efforts de reconstruction à long terme et, en conséquence, a rejeté l'idée d'une task force d'intervention rapide en cas de catastrophe. Les administrateurs encouragent les Rotariens désirant participer à ce type de secours à travailler avec des organisations spécialisées.
- Reconnu que le Rotary avait des outils variés de communication et d'information à sa disposition et demandé au secrétaire général d'en faire une plus grande promotion.
- Rejeté l'idée de former une équipe de réduction des coûts remarquant que le Secrétariat continue de chercher et mettre en place des moyens de réaliser des économies et que le conseil d'administration et les commissions du Rotary se préoccupent continuellement des questions de rentabilité.
- Demandé au secrétaire général de réaliser une analyse des besoins pour fournir aux clubs les logiciels et plate-formes nécessaires à la tenue de réunions sur Internet.
Le conseil d'administration a augmenté le nombre de coordinateurs Effectif régionaux (RRIMC) les faisant passer de 44 à 64 et éliminé le poste de coordinateur Effectif de zone à compter du 1er juillet 2008. De plus, il a souligné que le rôle principal des RRIMC est de former les responsables de district et les membres de leur commission par le biais de réunions régionales ou autres ateliers et séminaires.
Reconnaissant le succès et le potentiel des récentes conférences présidentielles sur l'effectif, les administrateurs ont recommandé que l'organisation de ces manifestations autofinancées soit poursuivie pendant 2 ans à travers le monde rotarien en se concentrant exclusivement sur le développement de l'effectif et la fidélisation. De plus, ils ont demandé que chaque conférence présidentielle remette un rapport financier au secrétaire général.
Le conseil d'administration encourage les clubs à informer immédiatement le siège de tout nouveau membre. Les clubs doivent remplir les obligations financières relatives à leurs nouveaux membres, y compris le paiement des cotisations ajustées et semestrielles qui intervient dans les 180 jours suivant l'admission d'un membre au Rotary.
Suite à une résolution provenant d'un forum africain du Rotary sur la paix, le conseil a approuvé la création en 2007/2008 d'un groupe d'appui Aide à l'Afrique et demandé au président d'en nommer les membres et d'en définir la mission.
Les discussions en cours portant sur l'amélioration du séminaire de formation des gouverneurs élus ont incité le conseil d'administration à demander au secrétaire général d'élaborer un cursus incorporant des techniques novatrices et individuelles qui seront testées dans le cadre d'un programme pilote de 2 ans dans 3 à 5 colloques en 2009 et 2010.
Administration et finances
Le conseil d'administration a défini les rôles et responsabilités pour chacun des éléments du plan stratégique du R.I. et affecté les priorités du plan à diverses commissions du Rotary qui devront travailler à leur planification, mise en place et pilotage, et rendre compte de leurs efforts au conseil. Ce dernier a de plus approuvé la création d'une commission Action professionnelle qui sera désignée par le président. Le conseil a réaffirmé que la priorité du plan était l'éradication de la polio tandis que les autres objectifs du plan avaient égale importance.
Le conseil a approuvé la nomination par le président élu Lee de quatre Rotariens émérites au conseil d'administration de la Fondation Rotary dont le mandat commencera le 1er juillet 2008 : William Boyd, Samuel Okudzeto, John Germ et Doh Bae
Le conseil demande aux programmes, groupes ou entités non-officielles du Rotary qui incorporent le mot "Rotary" dans leur nom ou sollicite un soutien ou une participation rotariens d'adresser avant le 1er octobre de chaque année un rapport financier à ses membres et participants ainsi qu'au Secrétariat s'il en fait la demande.
Les administrateurs ont approuvé le rapport de vérification des comptes pour l'exercice 2006/2007 dont les résultats sont incorporés dans le rapport annuel du Rotary International.
Prix, programmes et communications
Le conseil d'administration a établi des directives pour la composition, la sélection et et les critères de qualification de la commission permanente Rotaract du R.I.. Il recommande aux districts de former une commission Rotaract de district où siège un nombre égal de Rotariens et Rotaractiens. Il approuve que les clubs Rotaract soient invités par leur Rotary club parrain à la visite officielle du gouverneur. Enfin, il encourage les districts à recueillir des données sur les anciens Rotaractiens en vue d'un possible recrutement.
Il encourage les districts à prendre des mesures pour promouvoir le programme Interact, en particulier en aidant les Interactiens déménageant à trouver un nouveau club ou ceux ayant atteint la limite d'âge à entrer au Rotaract ; à élaborer un formulaire d'autorisation parentale pour la participation aux activités des clubs Interact ; et à créer un prix pour les participants Interact, Rotaract, RYLA et Youth Exchange ayant des états de service exceptionnels.
Le conseil a chargé la commission Amicales d'action du Rotary d'un cycle triennal d'examen des Amicales d'action afin de maintenir leur reconnaissance et modifié les règles concernant leur reporting financier en autorisant ces Amicales à recourir à une commission d'audit plutôt qu'à un cabinet professionnel. De plus, il a approuvé l'Amicale d'action Secours en cas de catastrophe et l'Amicale des célibataires.
Reconnaissant l'augmentation importante du nombre de Rotariens dont la langue maternelle est l'hindi, les administrateurs ont approuvé la traduction de documents dans cette langue tels que les publications nouvelles ou révisées à compter du 1er juillet 2008.
Ils ont sélectionné les 150 récipiendaires du Prix Servir d'abord 2007/2008 qui récompense des états de service humanitaires exemplaires. Les noms des lauréats seront annoncés à la fin de l'annéee rotarienne.
Réunions internationales
Le conseil a approuvé le slogan "Bound for Birmingham" pour la convention 2009 ainsi que la tenue d'un symposium sur la paix en tant que réunion pré-convention officielle de la convention 2009. Il souhaite également que les conventions 2015 et 2016 puissent être organisées en Amérique latine, en Corée du Sud ou dans l'Ouest des Etats-Unis.
Lire les portraits des administrateurs du Rotary International .