Información útil sobre los pagos de las Subvenciones Humanitarias

Subvenciones aprobadas

Tras la aprobación de una subvención humanitaria, deberán cumplirse las siguientes condiciones antes de que se emita pago alguno a favor de los copatrocinadores:

• Deberán obrar en poder de La Fundación Rotaria los formularios del convenio e información para la emisión del pago, debidamente firmados por ambos copatrocinadores, así como todas las contribuciones monetarias destinadas al proyecto.
• De optar los copatrocinadores de la subvención por remitir sus aportes monetarios directamente al proyecto, en vez de canalizarlos a través de la Fundación, deberán presentar la documentación pertinente en la que conste que los fondos se depositaron en la cuenta bancaria abierta para la financiación del proyecto.
• Deberá hacerse constar que se cumplirá toda contingencia respecto a los pagos. Las contingencias se citan en la carta de notificación de la aprobación de la subvención y el formulario de convenio.

Tramitación de las subvenciones

Los fondos de la subvención se remitirán al proyecto entre cuatro y seis semanas después de haber cumplido los solicitantes con todos los requisitos relativos a los pagos. Dichos fondos se depositarán directamente en la cuenta del proyecto o se remitirá un cheque a la persona de enlace del proyecto. El plazo necesario para tramitar los pagos varía según diversos factores variables, tales como disposiciones del derecho bancario internacional, control de divisas, método de pago y la intervención de una oficina de RI fuera de los EE.UU. o del agente de finanzas de RI, cuando corresponda.

Los rotarios pueden tomar medidas para minimizar el tiempo necesario para tramitar los pagos de las subvenciones, por ejemplo:

• Leer con detenimiento y en toda su extensión la carta de notificación de aprobación de la subvención, dado que ésta contiene numerosos detalles importantes, incluidas las contingencias respecto a pagos.
• Utilizar para las Subvenciones Compartidas, siempre que sea factible, los recursos del Fondo Distrital Designado (FDD), en vez de recurrir a donaciones directas o en efectivo. De esta manera se eliminan las demoras que ocasiona la tramitación de tales donaciones.
• Tener presente que, cuando se trate de donaciones directas o en efectivo para la financiación de una Subvención Compartida, frecuentemente es más rápido depositar los fondos directamente en la cuenta del proyecto y remitir a la Fundación la planilla de constancia de depósito. (Téngase en cuenta que las donaciones monetarias que se efectúen directamente a nombre del proyecto no se admiten para el reconocimiento Socio Paul Harris.)
• Siempre que se remitan donaciones de fondos a la Fundación para su transmisión al proyecto, cerciorarse de anotar el número del proyecto en el cheque y en el formulario de contribución. Al tratarse de una transferencia electrónica de fondos, notificar al coordinador de la subvención de la aportación pertinente.
• Presentar las solicitudes de subvenciones a comienzos del año rotario. El mayor número de pagos se emite anualmente entre julio y octubre, debido a que la mayoría de las solicitudes se reciben y se aprueban a finales del año rotario. Asimismo, los solicitantes cumplen durante el mismo período los requisitos exigidos para los pagos, cuya tramitación, a su vez, se inicia poco después. Además, los pagos correspondientes a las Subvenciones Distritales Simplificadas comienzan a tramitarse en Julio. Al remitir la solicitud de Subvención Compartida a comienzos del año rotario, se evitan las demoras que ocasiona el elevado volumen de pagos emitidos entre julio y octubre. Se advierte a los interesados que durante dichos meses se tardará aproximadamente seis semanas para depositar los fondos en la cuenta del club o proyecto.
• Rellenar formulario de información para la emisión del pago completa y correctamente.

Cuenta bancaria del proyecto

Los rotarios deben acatar ciertos requisitos básicos cuando abran una cuenta bancaria para un proyecto subvencionado. Para garantizar la transparencia, la Fundación requiere que los clubes o distritos abran una cuenta bancaria separada para la recepción de los pagos de la subvención. En algunos países, es difícil abrir una segunda cuenta, en cuyo caso se permite que los clubes abran una subcuenta dentro de la cuenta del club, siempre que tengan un sistema para llevar el control y el registro de los ingresos y gastos del proyecto. Todas las cuentas deberán mantenerse bajo el control de Rotary, lo cual significa que un funcionario de un club o un distrito deberá ser signatario de la cuenta. Toda cuenta deberá tener dos signatarios rotarios a efectos de asegurar la debida supervisión de los desembolsos. Toda cuenta destinada a financiar un proyecto deberá abrirse a nombre del club o distrito rotario y se deberán seguir las pautas para el uso del nombre de Rotary. En algunos países, no se permite que los clubes abran una cuenta bancaria con su nombre, por lo cual, solamente en tales casos, la Fundación autorizará que la cuenta se abra a nombre de dos funcionarios del club o distrito rotario.

Es de suma importancia que los copatrocinadores de las subvenciones proporcionen los datos completos y correctos en el formulario de información para la emisión del pago. El banco podrá indicar a los interesados la mayoría de los datos. Se ruega indicar claramente los caracteres numéricos al cumplimentar los formularios [por ejemplo: diferenciar entre el cero (“Ø”) y la letra “O” del alfabeto]. A continuación se incluye una tabla con definiciones de los términos bancarios que figuran en el formulario de información para la emisión del pago.

CÓDIGOS BANCARIOS Y DEFINICIONES Los siguientes términos bancarios se utilizan para la transferencia de fondos entre instituciones financieras por medios electrónicos. El código requerido para un pago específico variará según el país de la institución destinataria.
Código SWIFT	Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication -Código de ocho dígitos que se utiliza para identificar la oficina bancaria principal de la institución financiera. -Este código se compone de: cuatro caracteres – código bancario dos caracteres – código de país ISO dos caracteres – código de localidad -Ampliamente utilizado en transferencias de fondos electrónicas (EFT, por sus siglas en inglés)
Código BIC	Código de identificación bancario análogo al código SWIFT (Bank Identifier Code) -La diferencia principal es que permite que el pago se dirija a una sucursal bancaria específica de la institución financiera -Este código se compone de 11 dígitos: cuatro caracteres – código bancario dos caracteres – código de país ISO dos caracteres – código de localidad tres caracteres – código de sucursal
IBAN	-Número de cuenta bancaria asignado únicamente para identificar una cuenta bancaria en transferencias de fondos electrónicas dentro de los países europeos. -Puede incluir un máximo de 34 caracteres alfanuméricos, dependiendo del país al cual se enviarán los fondos. -Primero: dos caracteres identifican al país sede de la cuenta -Segundo: dos dígitos de control que sirven para autenticar la exactitud del IBAN -Por último: número de identificación del clearing y número de cuenta del banco local
Número de identificación del banco (Códigos Sort)	Código de identificación específico para determinada sucursal de una institución bancaria. -Se utiliza principalmente en el Reino Unido -Contiene seis dígitos, generalmente formateados en pares y separados por guiones por ejemplo: XX-XX-XX -Seis dígitos consistentes en un código de dos dígitos para identificar al banco y un código de tres dígitos para identificar la sucursal
Código BSB	-El código BSB (Bank State Branch) es un código de identificación específico similar al Sort Code. -Se utiliza principalmente en Australia
ABA routing number	-Número de America Banking Association, código de nueve dígitos que identifica específicamente a una institución bancaria de EE.UU. Obligatorio para todas las transferencias de fondos en EE.UU. -Los primeros dos dígitos de este número de nueve cifras deben situarse en los rangos comprendidos entre el 00 y el 12, el 21 y el 32 y entre el 61 y el 72.
Banco corresponsal de EE.UU.	Banco corresponsal es aquella institución bancaria que recibe depósitos y presta servicios bancarios a otras instituciones depositarias. Estos bancos son esenciales para la transferencia de fondos a través de las fronteras (fuera de EE.UU.), mediante saldos corresponsales. La información requerida para los pagos relacionados con los bancos corresponsales de EE.UU. incluye los siguientes elementos: -Nombre y dirección del banco corresponsal en EE.UU. -“ABA Routing Number” (número ABA) del banco corresponsal en EE.UU.

Rotary International cobra las contribuciones y cuotas remitidas por los clubes, en más de 30 monedas, provenientes de los casi 200 países y regiones geográficas donde funciona. Nuestra entidad mantiene también relaciones bancarias en numerosas áreas del mundo, a fin de proporcionar a su cuadro social los medios más fiables, eficientes y eficaces en función de costos para efectuar y recibir pagos. A fin de hacer el mejor uso posible de sus recursos en divisas y cumplir las prácticas de administración de efectivos más prudentes, Rotary International debe procurar utilizar fondos en moneda local siempre que sea posible.