Verwaltung von Finanzmitteln und Berichterstattung

Das Kuratorium der Rotary Foundation weist ausdrücklich darauf hin, dass alle von Rotariern gespendeten Gelder freiwillige Beiträge sind, die deren harte Arbeit und Unterstützung widerspiegeln. Als Verwalter dieser Gelder ist sich das Kuratorium daher der Bedeutung eines verantwortungsvollen Umgangs mit diesen Geldern und einer ordentlichen Finanzverwaltung aller im Zusammenhang mit den Programmen der Foundation stehenden Aktivitäten bewußt. Wichtiger Teil bei der Verwaltung von Finanzmitteln ist die Erstellung und pünktliche Einreichung korrekter Grant-Berichte.

Anforderungen bei der Berichterstattung

Das Kuratorium erbittet sich von allen Club- und Distrikt-Sponsoren Fortschrittsberichte, die diese während des Projektverlaufs alle 12 Monate bei der Foundation einreichen sowie einen Abschlussbericht, der innerhalb von zwei Monaten nach Beendigung eines Projekts eingereicht werden muss. Auch wenn informell verfasste Zwischenberichte zu einem Grant gerne entgegengenommen werden, so muss für den Fortschritts- und Abschlussbericht ein entsprechendes offizielles Berichterstattungsformular der Foundation ausgefüllt werden. Download der Formulare.

Die Vorgaben zu Matching Grants, District Simplified Grants, 3-H Grants und Volunteer Service Grants gelten als nicht erfüllt, wenn:

• mehr 12 Monate seit der letzten Berichterstattung oder der zuletzt erfolgten Zahlung vergangen sind ODER
• der zuletzt eingegangene Bericht als unvollständig erachtet wurde.

Clubs und Distrikte, die die Vorgaben zur Grant-Berichterstattung nicht erfüllen, erhalten keine weiteren Grants. Sollten mehr als 15 Monate vergehen, ohne dass ein annehmbarer Bericht eingeht, erhalten Clubs und Distrikte zunächst eine Reihe von Mahnungen, die sie an den überfälligen Bericht erinnern und auf Konsequenzen hinweisen, die auf eine nicht ordnungsgemäße Berichterstattung folgen.

Mit Hilfe von termingerecht eingereichten Grant-Berichten stellt die Foundation sicher, dass Gelder ordentlich eingesetzt und verwaltet werden. Schwere Terminüberschreitungen haben folgende Konsequenzen:

• Hauptsponsoren, deren Bericht 21 Monate oder länger überfällig ist, werden in der Liste überfälliger Projektberichte aufgeführt.
• Hauptsponsoren, deren Bericht mehr als 30 Monate bzw. zweieinhalb Jahre überfällig ist, können dem RI Zentralvorstand für einen Ausschluss vorgeschlagen werden.

Die Mitarbeiter der Foundation arbeiten eng mit Sponsoren zusammen, deren Berichte seit längerem überfällig sind, um Ihnen dabei zu helfen, die Berichterstattungsvorgaben zu erfüllen und oben aufgeführte Konsequenzen zu vermeiden. Um es nicht zu derartigen Terminüberschreitungen der Clubs und Distrikten kommen zu lassen, ist es sehr wichtig, dass Grant-Sponsoren auf Verwarnungsbriefe umgehend reagieren und gemeinsam mit ihren Partnern einen ordentlichen Bericht einreichen.  

Liste überfälliger Projektberichte

Die Clubs und Distrikte auf der Liste überfälliger Projektberichte haben sich länger als 21 Monate nicht an die Vorgaben zur Berichterstattung zu Humanitarian Grants gehalten, weshalb die Foundation sie als Partner bekannt gibt, deren Zuverlässigkeit nicht erwiesen ist. 

Die Liste wird quartalsweise erneuert. Um von der Liste wieder gestrichen zu werden, müssen Club- oder Distrikt-Sponsoren alle ausstehenden Berichte zu Grants nachreichen. Um eine Liste zu diesen Grants zu erhalten, können sich Club- und Distrikt-Führungskräfte an die Mitarbeiter der Humanitarian Grants Programme oder das Contact Center der Rotary Foundation wenden. Sobald ein Club oder Distrikt alle Vorgaben zur Berichterstattung erfüllt hat, wird er bei der nächsten Aktualisierung wieder von der Liste genommen.

Weltweite Berichterstattung

Die weltweite Berichterstattung ist eine von der Foundation 2006 ins Leben gerufene Initiative, die sicherstellen soll, dass Berichte zu Foundation Grant-Geldern ordentlich und termingerecht eingereicht werden. Die halbjährliche Analyse zur weltweiten Berichterstattung findet ungefähr zwei Wochen vor der Oktober- und April-Versammlung des Kuratoriums statt. Bei den Analysen wird der Prozentsatz der Berichte errechnet, die ein Distrikt und dessen Mitgliedsclubs zu von ihnen gesponserten Grants eingereicht haben. Mit einbezogen in die Berechnungen zur weltweiten Berichterstattung werden alle Humanitarian Grants, die zum Zeitpunkt der Analyse ganz oder teilweise ausbezahlt wurden. 

Ziel für alle Distrikte ist eine 100%ige Grant-Berichterstattung, mindestens jedoch zu 70% aller Grants. Distrikte, die an zwei oder mehr aufeinander folgenden Analysen zu weniger als 70% aller Grants einen Bericht einreichen und mit mehr als einem fehlenden Grant-Bericht in jeder Analyse risikieren, von der Teilnahme am Humanitarian Grants Programm der Foundation ausgeschlossen zu werden.

Analyse zur weltweiten Berichterstattung April 2009

Bei der Analyse zur weltweiten Berichterstattung im April 2009 erfüllten 174 Distrikten die Vorgaben zur Berichterstattung zu 100%. Das Kuratorium lobt dies und hofft, dass diese Distrikte anderen Distrikten als Vorbild bei der Verwaltung von Finanzmitteln dienen. Sehen Sie sich hier eine Liste der Distrikte an, die zu 100% ihre Berichterstattungspflicht erfüllt haben (in Englisch).

Bei der Analyse wurde auch festgestellt, dass acht Distrikte an zwei oder mehr aufeinander folgenden Analysen weniger als 70% der geforderten Berichte eingereicht haben, mit mehr als einem fehlenden Grant-Bericht in jeder Analyse. Gemäß den Richtlinien der Foundation wurden diese Distrikte von einer Teilnahme am Humanitarian Grants Programm der Foundation zum 15. Mai 2009 ausgeschlossen. Die Suspendierung der Distrikte kann dann wieder aufgehoben werden, wenn sie alle ausstehenden Grant-Berichte zu mindestens 90% eingereicht haben. Sehen Sie sich hier eine Liste der derzeit vom Humanitarian Grants Programm suspendierten Distrikte (in Englisch) an.

Weitere Informationen zur Berichterstattung finden Sie in den häufig gestellten Fragen.