Vorbereitung eines Trainings
F ür die Vorbereitung auf ein Trainings bedarf es ausreichend Zeit und guter Planung. Ziel jeder Veranstaltung sollte es sein, die Teilnehmer einzubinden und dafür zu sorgen, dass diese ihre Vorgaben erreichen.
Bedarfsermittlung
Bei der Ermittlung des Trainingsbedarfs, wird festgelegt welche der Themen aus der von RI empfohlenen Tagesordnung behandelt werden sollten, um ein Training effektiv zu gestalten. Tipps zur Bedarfsermittlung:
Festlegen eines Ziels.
Sammeln von Informationen. Zu den üblichen Methoden zählen:
- Bewertung vergangener Veranstaltungen. Die Durchsicht von Auswertungen ehemaliger Trainingsteilnehmer hilft bei der Entscheidung, was beibehalten und was geändert werden sollte.
- Umfragen. Hierzu beantworten zukünftige Teilnehmer freiwillig entweder anonym oder mit Kontaktangaben bestimmte Fragen. Beispiel für einen Fragebogen zur Bedarfsermittlung.
- Interviews. Bei einem Interview sollte dem Befragten eingangs erklärt werden, was der Zweck der Befragung ist und dass alle Informationen vertraulich behandelt werden. Alle Befragten sollten die gleichen Fragen gestellt werden.
- Fokusgruppen. Hierzu werden in einer offen Diskussion unter potentiellen Teilnehmern (idealerweise 7 bis 10 Personen) Trainingsbedürfnisse besprochen. Die Diskussion sollte moderiert und für eine Auswertung aufgezeichnet werden.
Datenanalyse. Nach Sammeln aller Daten folgt die Auswertung:
- Kategorisierung von Antworten und Festhalten sich wiederholender Themen
- Auswertung von Antworten und Entscheidung darüber, welche Inhalte die höchste Gewichtung erhalten sollten
- Weiterleitung von Resultaten an die Distriktleitung, um evtl. notwendige Änderungen zu besprechen
- Besprechung der Interessen und Bedenken der Teilnehmer bei gleichzeitiger Vermittlung der vom RI-Zentralvorstand empfohlenen Kerninformationen
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Tagesordnung
Die RI-Leitfäden für Seminarleiter bieten eine Tagesordnung, die vom RI-Zentralvorstand empfohlene Themen mit einschließt. Bei der Vorbereitung auf ein Training sollte diese Tagesordnung unter Rücksichtnahme auf die Ergebnisse der Bedarfsermittlung angepasst werden.
Zudem werden folgende Punkte empfohlen:
- Ihr Distrikt. Einbezug distriktspezifischer Beispiele zur Unterstreichung bestimmter Punkte. Nutzung verschiedener Formate wie Gruppen-Aktivitäten und Podiumsdiskussionen.
- Bedürfnisse der Teilnehmer. Nutzung der Ergebnisse der Bedarfsermittlung bei der Festlegung der Tagesordnung. Eventuell Anpassung des Zeitrahmens, Zusammenlegung oder Ergänzung von Themen.
- Kulturelle Praktiken. Einbezug kulturell üblicher Praktiken wie Auszeichnungen und örtlicher Gebräuche.
- Erfahrung mir Rotary. Üblicherweise haben Teilnehmer unterschiedlich lange Erfahrungen mit Rotary. Erfahrenere Rotarier und neue Rotarier sollten daher unterschiedliche Einführungsmaterialien erhalten bzw. bei Gruppen-Aktivitäten sollten erfahrenere Rotarier mit neuen Rotariern zusammenarbeiten. Neue Rotarier sollten genügend Zeit erhalten, um ihre Ansichten mitzuteilen und Fragen zu stellen.
- Club-Größe. Einteilung der Teilnehmer nach Club-Größe zu bestimmten Trainingseinheiten. Die Größe eines Clubs beeinflusst dessen Betrieb und die Erfahrungen seiner Mitglieder mit Rotary.
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Logistik
Der Zeitpunkt und Ort einer Veranstaltung hat großen Einfluss auf den Rest der Vorbereitungen.
Zeitpunkt. Der RI-Zentralvorstand empfiehlt folgende Zeiträume für Club- und Distrikt-Trainings.
Ort. Bedenken Sie bei der Auswahl des Veranstaltungsortes Folgendes:
- Lage. Ein Veranstaltungsort sollte für den Großteil der Teilnehmer günstig gelegen sein. Idealerweise an einem zentralen Ort nahe der Autobahn, einem Flughafen oder Bahnhof.
- Ausstattung. Folgende Einrichtungen sollten vorhanden sein - insbesondere bei größeren Veranstaltungen wie dem President elect Training Seminar und der Distrikt-Versammlung: Auditorium oder allgemeiner Vortragssaal für Plenarsitzungen; kleinere Tagungsräume für Gruppendiskussionen; Platz für Akkreditierung, Club- und Distrikt-Ausstellungen und zusätzliche Meetings.
- Dienste. Das Vorhandensein folgender Dienste sollten vorab abgeklärt werden: Bankettkapazitäten für Mahlzeiten und Pausen, technische Ausrüstung (Mikrophone, Lautsprecher, Projektoren, Leinwände) und ein Business Center.
Einige Veranstaltungsorte erheben bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern Mietgebühren. Vor einer endgültigen Zusage sollten die Richtlinien zur Verlustkontrolle durchgegangen werden. Hier noch einige Tipps zu allem, was Sie vor einem Vertragsabschluss wissen sollten.
Budget. Veranstaltungsbudgets sollten sich an den erwarteten Einnahmen (Anmeldegebühren, Distrikt-Zuschüsse) und Ausgaben (Mietkosten für Veranstaltungsort, Materialdruck-Kosten, Versandkosten und Mahlzeiten) orientieren. Anmeldezahlen und Ausgaben vergangener Distrikt-Trainings können bei der Planung helfen. Stimmen Sie sich mit dem Organisator der Veranstaltung darüber ab, wer die Verantwortung für das Budget übernehmen sollte. Das Budget-Arbeitsblatt hilft ebenfalls bei der Planung.
Raum-Vorbereitung. Das Arbeitsblatt Raum-Vorbereitung für Trainings gibt Tipps zur Vorbereitung eines Veranstaltungsraums entsprechend der Trainingsziele, Teilnehmerzahl, Programminhalte und -präsentationen sowie angebotenen Hilfsmaterialien.
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Ressourcen
RI gibt zu vom Zentral-Vorstand empfohlenen Trainingsveranstaltungen Leitfäden für Seminarleiter und Teilnehmerhandbücher heraus. Distrikte stellen zudem oft zusätzliche Materialien zur Verfügung, die die Unterlagen von RI ergänzen. Die Herstellung dieser Zusatzmaterialien ist oft zeitaufwändig und teuer, was Distrikte in ihrer Planung mit beachten sollten.
Teilnehmer-Materialien. Der beste Zeitpunkt für die Ausgabe von Materialien hängt von der Art der Materialien, der Zeit, die Teilnehmer benötigen, um diese durchzugehen, und dem Versand-Budget ab.
- Vor der Veranstaltung bietet sich an, wenn die Informationen umfangreich sind und Teilnehmer sich bereits vor dem Training ein Basiswissen aneignen sollen. Die Materialien können auf dem Postweg versand werden, auf einer Website eingestellt werden oder auf einem USB-Stick zur Verfügung gestellt werden.
- Während der Veranstaltung bietet sich an, wenn sich Materialien direkt auf Workshop-Aktivitäten beziehen, z.B. Fallstudien oder Gruppen-Übungen. Es stellt zudem sicher, dass alle Teilnehmer alle benötigten Materialien mit sich haben.
- Nach der Veranstaltung bietet sich an, für Materialien, die während der Veranstaltung entwickelt werden und die Möglichkeit gegeben werden soll, sich auch nach dem Training noch weiterzubilden.
Hilfsmittel und Ausrüstung. Viele Hilfsmittel, die während des Trainings benötigt werden, können am Veranstaltungsort gemietet werden, wie Mikrophone, LCD-Projektoren, Leinwände und Computer. Gehen Sie den Planungskalender durch, um sicherzugehen, dass alle benötigten Hilfsmittel und Ausrüstungen rechtzeitig vor Ort sind.
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Auswertung
Abschließende Auswertungen helfen, den Erfolg eines Trainings zu bewerten. Teilnehmer, Organisatoren und Trainer können wertvolles Feedback liefern.
Bei der Ausarbeitung eines Auswertungsbogens sollte folgendes beachtet werden:
- Ziel. Soll in Erfahrung gebracht werden, wie die Teilnehmer die Teilnahme empfunden haben? Welches Wissen sie gewinnen konnten? Wie sich ihre Herangehensweisen geändert haben? Wie das Training ihrem Club oder Distrikt geholfen hat?
- Zeitpunkt. Soll die Auswertung mehrmals während der Veranstaltung, am Ende oder nach sechs Monaten stattfinden?
- Praktiken. Soll ein Fragebogen, Test oder eine Fokus-Gruppen-Sitzung eingesetzt werden? Soll Papier verwendet werden oder eine elektronische Auswertung stattfinden?
Alle RI-Leitfäden für Seminarleiter enthalten Muster-Auswertungsbögen für Teilnehmer und Trainingsleiter. Diese können auf den Ort der Veranstaltung und die entsprechende Tagesordnung angepasst werden. Resultate sollten gesammelt, ausgewertet und mit den Verantwortlichen für das Training sowie zukünftigen Verantwortlichen für das Training geteilt werden.
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