Future Vision – Pilotprogramm der Rotary Foundation
Vorbereitung auf die Online-Qualifizierung
N ach der Teilnahme am Future Vision Pilot Training in San Diego müssen sich die Distrikte, die am Pilotprogramm teilnehmen, für eine endgültige Qualifizierung noch online qualifizieren.
Bitte beachten Sie, dass der Online-Qualifizierungsprozess erst nach dem Training im Januar 2010 freigeschaltet wird. Auf dieser Seite erfahren die Distrikte, welche Informationen sie im Zuge des Qualifizierungsprozesses angeben müssen. Zugriff auf die Online-Qualifizierung erhalten die Distrikte über den Mitgliederzutritt , die Seite, über die bereits die Bewerbungen zur Teilnahme am Pilotprojekt eingereicht werden mussten.
Während ihren Vorbereitungen sollten die Distriktführungskräfte bestimmen, wer außer dem Governor, Governor elect und dem Vorsitzenden des Distrikt-Foundation-Ausschusses (DRFC) die Distriktqualifizierung mit verwalten wird. Außer einem Rotary Foundation Grants-Unterausschuss sollten Unterzeichnungsberechtigte bestimmt werden, die Zugriff auf das für Grant-Mittel eröffnete Distrikt-Konto haben, und ein Prüfungsausschuss für unabhängige Finanzbewertungen gebildet werden. Alle Ämter sollten vor Beginn einer Online-Qualifizierung besetzt sein.
Der Online-Prozess besteht aus vier Teilen, die von den Governors für 2009/10 und 2010/11 sowie dem Vorsitzenden des DRFC für 2010/11 ausgefüllt werden müssen. Begonnen werden kann der Online-Qualifizierungsprozess von jedem dieser drei Amtsträger, jedoch müssen sich für eine komplette Qualifizierung alle drei Amtsträger einzeln einloggen und online Fragen beantworten. Sobald ein Amtsträger den Online-Qualifizierungsprozess beginnt, ändert sich der Qualifizierungstatus für den Distrikt im Mitgliederzutritt zu "pending" ("in Bearbeitung").
Folgende Informationen werden für eine Online-Qualifizierung benötigt:
Teil 1: Absichtserklärung (Memorandum of Understanding MOU)
Teil 2: Informationsblatt zum Zahlungsempfänger
Teil 3: Informationen zur jährlichen Finanzbewertung
Teil 4: Autorisierung und Einverständniserklärung
Teil 1: Absichtserklärung (Memorandum of understanding MOU)
Im ersten Schritt liest der Distrikt das MOU durch, in dem die Bestimmungen für eine Qualifizierung und die Mechanismen beschrieben werden, die ein Distrikt einführen muss, um eine ordentliche Verwaltung von Grant-Mitteln sicherzustellen, und stimmt diesem zu.
In diesem Schritt
1. loggen sich alle Amtsträger im
Mitgliederzutritt ein und lesen sich das MOU durch
2. klicken alle Amtsträger auf den Button, durch den sie ihre Zustimmung zu den Bestimmungen des MOU geben.
Bitte beachten Sie:
- Es ist nicht erforderlich, dass bereits alle Anforderungen des MOU vor dem Qualifizierungsprozess erfüllt sind, jedoch sollte verstanden sein, welche Voraussetzungen der Distrikt erfüllen muss, um während der Pilotphase die erforderlichen Sicherheitsmechanismen einzuführen.
- Bei der Verwaltung von Grants und der Qualifizierung der Clubs im Distrikt sollten die Distriktführungskräfte stets nach den Bestimmungen des MOU handeln.
- Der Leitfaden zur Umsetzung der Absichtserklärung (in Englisch) ist eine nützliche Orientierungshilfe bei der Einführung von Finanzkontrollmechanismen.
Teil 2: Informationsblatt zum Zahlungsempfänger
Hier reicht der Distrikt Informationen zu dem Bankkonto ein, das eigens für die Verwaltung von Rotary Foundation Grant-Geldern eingerichtet wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass über Grant-Mittel eine klare Übersicht besteht und zukünftige Grant-Zahlungen einfacher abgewickelt werden können. Einzeilheiten zu den Anforderungen an solch ein Konto stehen in Abschnitt 3 des MOU .
In diesem Schritt
1. loggen sich entweder der Governor, Governor elect oder DRFC Vorsitzende im Mitgliederzutritt ein und benennen zwei zeichnungsberechtigte Rotarier.
2. Im Anschluss loggen sich beide Zeichnungsberechtigten im Mitgliederzutritt ein und
- geben die Kontoinformationen zum Distrikt-Konto ein
- bestätigen, dass die Kontoinformationen korrekt sind und nehmen ihre Verantwortung als Konto-Beauftragte an.
Bitte beachten Sie
- Beide Zeichnungsberechtigten müssen Rotarier aus dem Distrikt sein, deren jeweils beide Unterschriften für das Ausstellen von Schecks und bei Geldabhebungen erforderlich sind.
- Das Konto sollte einen niedrigen oder gar keinen Zinssatz bieten.
- Grant-Gelder dürfen nicht auf Festgeldkonten angelegt werden. Darunter fallen u.a. Anlagefonds, festverzinsliche Wertpapiere, Anleihepapiere und Aktien.
- Die Foundation wird alle District Grant-Gelder auf das während des Qualifizierungs-Prozesses angegebene Distrikt-Konto einzahlen. Der Distrikt sollte dieses Konto auch für die Verwaltung von Global Grants nutzen.
Teil 3: Informationen zur jährlichen Finanzbewertung
In diesem Teil gibt der Distrikt an, welche Art von Finanzüberwachung eingerichtet wurde, die gewährleistet, dass ein Finanzverwaltungsplan für den Distrikt aufgestellt wird und dass dieser einmal pro Jahr bewertet wird.
Einzelheiten zum Finanzverwaltungsplan und einer jährlichen Finanzbewertung stehen in Abschnitt 4 des MOU .
In diesem Schritt
loggen sich entweder der Governor, Governor elect oder DRFC Vorsitzende im Mitgliederzutritt ein und wählen eine Art von Finanzüberwachungs-System für den Distrikt aus
- Prüfungsausschuss: Geben Sie drei Rotarier aus dem Distrikt an, die dem Ausschuss angehören werden
- Unabhängige Finanzprüfung: Geben Sie Namen und Kontaktinformationen der Einzelperson oder Firma an, die die Finanzbewertungen vornehmen wird.
Ein Distrikt Rotary Foundation Prüfungsausschuss
- besteht aus im Finanzwesen bewanderten, aktiven Rotariern aus drei verschiedenen Clubs
- wird vom Governor elect ernannt und vom Distrikt auf der Distriktkonferenz bestätigt
- besteht für die gesamte Dauer von drei Jahren des Pilotprogramms
- hat zumindest ein Ausschussmitglied, dass professionelle Erfahrung in Buchführung und Buchprüfung bestitzt
- hat keine Mitglieder, die einem Grant-Projekt-Ausschuss, Distrikt-Foundation-Grants-Unterausschuss, Distrikt-Vergabe-Ausschuss, falls vorhanden, oder Grant-Ausschuss angehören; die die Funktion des DRFC Vorsitzenden, Governor elect, letzten Past Governor oder Governor bekleiden; die als Rotarier Kontaktpersonen für ein Projekt sind oder planen diese Aufgabe zu übernehmen oder die während der Amtsperiode des Prüfungsausschusses Empfänger von Grant-Geldern sind
- ist frei von Interessenkonflikten.
Eine unabhängige Finanzprüfung
- wird von einer unabhängigen, in Finanzangelegenheiten bewanderten Person oder Firma durchgeführt, die keinerlei Verbindungen zu den geprüften Geldern aufweist
Teil 4: Autorisierung und Einverständniserklärung
In diesem Teil autorisieren und bestätigen der Governor, Governor elect und DRFC Vorsitzende die eingegebenen Informationen. Alle Angaben sollten an dieser Stelle noch einmal genau überprüft werden, da alle Änderungen im Zusammenhang mit dem Bankkonto, den Zeichnungsberechtigten oder der jährlichen Finanzbewertung erneut der Genehmigung aller drei Amtsträger bedürfen.
In diesem Schritt
1. sind die Teile 1, 2 und 3 der Online-Qualifizierung bereits abgeschlossen
2. bestätigen der Governor, Governor elect und DRFC Vorsitzende, dass alle Angaben vollständig und richtig sind
3. erteilen der Governor, Governor elect und DRFC Vorsitzende ihre Autorisierung und geben ihr Einverständnis zu den Bestimmungen der Qualifizierung, indem sie auf den Zertifizierungs-Button neben ihrem Namen klicken.
Vor Absenden der Informationen für eine Qualifizierung sollten Sie
- das MOU durchlesen und diesem zustimmen
- überprüfen, dass alle geforderten Bank-Angaben eingegeben wurden
- überprüfen, ob die angegebenen Zeichnungsberechtigten für das angegebene Bankkonto stimmen
- überprüfen, dass die Angaben zum Prüfungsausschus oder der unabhängigen Finanzbewertung stimmen.
Sobald alle drei Amtsträger diesen Teil abgeschlossen haben, gehen die Angaben des Distrikts zur Durchsicht an die Mitarbeiter der Foundation. Im Mitgliederzutritt ändert sich der Qualifizierungsstatus von “pending” zu “under review” ("in Prüfung")
Nach Eingang der Informationen für eine Qualifizierung bei der Foundation
Sobald alle drei Amtsträger Teil 4 abgeschlossen haben und die Informationen online abgeschickt haben, geht die Foundation alle Angaben durch. Sind die Angaben komplett und in Ordnung, erhält der Distrikt den Qualifikationsstatus. Bitte beachten Sie, dass die Angabe der geforderten Informationen nicht automatisch zu einer Qualifizierung führt. Die Mitarbeiter der Foundation bemühen sich jedoch, jegliche Probleme mit den Distrikten so schnell wie möglich durchzugehen, um eine schnelle Qualifizierung sicherzustellen.
Sobald sich ein Distrikt qualifiziert hat, ändert sich dessen Status im Mitgliederzutritt von "under review" zu "qualified" ("qualifiziert") und er kann ab April 2010 Rotary Foundation District Grants und Global Grants beantragen. Ab dem Zeitpunkt der Qualifikation ist der Distrikt dafür verantwortlich die Bestimmungen des MOU umzusetzen und seinen Qualifikationsstatus aufrechtzuerhalten, wie im Leitfaden zur Umsetzung der Absichtserklärung (in Englisch) , beschrieben.
Nach einer Qualifizierung ist der Distrikt zudem dafür verantwortlich mit Hilfe von Ressourcen der Foundation einen Qualifizierungs-Prozess für alle Clubs im Distrikt zu entwerfen, die an dem neuen Grant-Modell teilnehmen wollen. Die Beaufsichtigung des Qualifizierungs-Prozesses für Clubs übernimmt der Distrikt-Grants-Unterausschuss.
Zusätzliche Ressourcen sind vor der Internationalen Versammlung 2010 erhältlich.