스튜어드십과 보고 의무
로타리재단 관리위원회는 재단에 대한 로타리안들의 기부가 값지고 소중한 것임을 인식하기에, 모든 재단 프로그램과 관련된 활동에서 엄격하고 투명한 기금 관리(스튜어드십)를 강조하고 있다. 스튜어드십의 가장 중요한 요소는 정확한 보고서를 제 때에 제출하는 것이다.
보고 의무
로타리재단은 보조금 스폰서 클럽/지구에게 보조금 활동 기간 동안 12개월마다 진행 보고서를, 프로젝트 완료 후 2개월 내에 최종 보고서를 제출하도록 요구한다. 보조금 활동에 대한 비공식적인 업데이트도 환영하지만, 매년 제출하는 진행 보고서와 최종 보고서는 반드시 보조금 종류에 따라 로타리재단 공식 보고서 양식에 작성되어야 한다. 보고서 양식 다운로드
상응보조금, 지구보조금, 3-H 보조금, 자원봉사자 보조금은 다음과 같은 경우 보고서를 제출하지 않은 것으로 처리된다:
- 마지막 보고서가 접수된 지 12개월 이상이 지났거나, 마지막 지급이 이루어진 지 12개월이 지난 경우, 혹은
- 접수된 마지막 보고서가 완전히 작성되지 않은 경우
클럽과 지구는 앞서 받은 보조금에 대한 보고 의무가 이행되지 않은 경우 새로운 보조금을 수령할 수 없다. 만약 15개월이 지나고도 수락할만한 보고서가 제출되지 않으면, 해당 클럽과 지구에는 보고 의무 불이행에 따른 결과를 알리는 경고 서한이 발부된다.
로타리재단은 제 때에 접수되는 보고서를 통해 기금이 적절히 사용되고 감독되는지 확인한다. 이러한 이유로 로타리재단은 기한 내 보고서 제출 의무를 태만히 한 클럽 및 지구에 대해 다음과 같은 제재 조치를 취한다:
- 21개월, 혹은 그 이상 지체된 경우, 1차 스폰서는 보고서 미제출 클럽/지구 명단에 오른다.
- 수락할 만한 보고서가 30개월—혹은 2년 반— 이상 접수되지 않으면 1차 스폰서는 RI 이사회에서 자격 종결이 고려된다.
로타리재단 직원은 해당 스폰서들이 이같은 조치를 당하지 않도록 긴밀한 연락을 취하고 지원을 아끼지 않을 것이다. 해당 스폰서는 경고 서한을 받는 즉시 재단에 연락을 취하고 파트너와 협조하여 보고서를 제출하도록 한다.
보고서 미제출 클럽/지구 명단
보고서 미제출 클럽/지구 명단 에 오른 클럽과 지구는 21개월, 혹은 그 이상의 기간 동안 인도주의 보조금에 대한 보고서를 제출하지 않은 경우이다. 따라서 재단은 해당 클럽/지구를 '신용도를 확인할 수 없는 파트너'로 간주한다.
이 명단은 분기별로 업데이트된다. 이 명단에서 삭제되려면 해당 스폰서는 지체된 모든 보고서를 제출하여야 한다. 클럽 혹은 지구 지도자들은 인도주의 보조금 담당자나 로타리재단 연락 센터로 연락하면 명단을 입수할 수 있다. 모든 지체된 보고서들이 제출되면 해당 스폰서는 다음 업데이트 때 명단에서 삭제된다.
전세계 반기보고서 분석
전세계 반기보고서 분석은 재단 보조금 프로젝트에 대한 보고서가 제 때에 제출되고 있는지 확인하기 위하여 관리위원회가 2006년 부터 실시하고 있는 이니셔티브이다. 반기보고서 분석은 10월 및 4월, 관리위원회 회합 개최 2주 전에 이루어진다. 방법은 지구 및 소속 클럽들이 스폰서한 보조금 프로젝트 중 보고서가 제출된 비율을 지구별로 산출하며, 분석 당시를 기준으로 재단으로부터 기금이 전액 혹은 일부가 지급된 모든 프로젝트를 대상으로 한다.
각 지구별 목표는 100퍼센트이지만, 각 지구는 최소한 70퍼센트에 도달할 것이 요망된다. 두 번 이상 잇달아 전체적인 제출률이 70퍼센트에 미달하고, 지구 자체적으로 2개 이상의 불이행 보조금이 있을 경우, 해당 지구는 인도주의 보조금 프로그램 참여 중단 조치를 받게 된다.
2009년 4월 분석 현황
2009년 4월 분석 현황에 의하면 174개 지구가 보고서 제출률 100퍼센트를 기록한 것으로 나타났다. 관리위원회는 이들 지구에 감사를 표하고 앞으로도 다른 지구들에게 귀감이 되어 줄 것을 당부했다. 보고서 제출률 100퍼센트 지구 명단
이번 분석 결과, 지구의 제출률이 2회 이상 70퍼센트에 미달하고, 2개 이상의 불이행 보조금 프로젝트가 있는 것으로 밝혀진 지구는 8개에 달했다. 이에 따라 관리위원회는 이들 8개 지구에 대해 2009년 5월 15일부터 인도주의 보조금 프로그램 일시 참여 중단 조치를 취했다. 이들 지구들은 보고서 제츌률이 90퍼센트에 달할 때까지, 그리고 지구가 스폰서하는 보조금에 대한 보고서 제츌률이 100퍼센트에 달할 때까지 인도주의 보조금 프로그램에 참여할 수 없게 된다. 일시 참여 중지 조치 지구 명단
전세계 반기 보고서 분석에 대한 더 자세한 정보는 자주 물어오는 질문 (FAQ)을 참조할 것.